Laat een debiteurenbeleid los op uw wanbetalers

Het aantal facturen dat laattijdig wordt betaald mag dan wel lichtjes gedaald zijn, toch blijven wanbetalingen voor ondernemingen een prangend probleem. Problemen met debiteuren zijn in de hand te houden zonder veel moeite of investeringen. Wanbetalers zijn meesters in het voorspiegelen van een andere werkelijkheid. Vraag u zelf eens af: hoe redelijk zijn deze smoezen van debiteuren als u al 2 maanden op uw geld wacht?

Top 5 smoezen om niet te betalen

1. De persoon aan wie de herinnering (of aanmaning) gericht is, werkt vandaag niet. Zal ik een notitie achterlaten?
2. We zijn niet tevreden over de levering van uw product of dienst?
3. We wachten zelf ook op de betaling van een grote opdracht. Zodra die binnen is, bent u de eerste die we betalen.
4. We begrijpen uw aanmaningen niet. We hebben nooit een factuur ontvangen.
5. Toevallig dat u ons net nu aan deze factuur herinnert. Toevallig hebben we het openstaande bedrag vandaag overgemaakt.

Meer en meer bedrijven trachten de betalingstermijn te verlengen tot 60 dagen en zelfs tot 90 dagen. daarmee winnen ze zelf tijd en werkmiddelen. Maar de schuldeiser, die systematisch werkkapitaal verliest, is wel de pineut. Een dynamisch debiteurenbeleid hoeft nochtans niet veel tijd en geld te kosten - en eventuele investeringen betalen zichzelf sowieso meteen terug. Met een aantal praktische maatregelen en de juiste benadering kunnen bedrijven al heel ver komen om hun klanten stipter te laten betalen

1. Voorkomen is beter dan genezen
   Dankzij uitgebreide en correcte algemene voorwaarden kun je heel wat problemen vermijden. Het is bijvoorbeeld aangeraden om in de voorwaarden te bepalen dat er interest mag geeist worden bij laattijdige betalingen. Dit zal de klant motiveren om tijdig te betalen. het is daarom raadzaam om de kredietwaardigheid van de andere partij na te gaan, en deze te blijven opvolgen.
2. Plannen & personaliseren
   Zorg voor duidelijke procedures en een vaste workflow. Het begint al bij het versturen van de factuur: zorg dat dit steeds zo snel mogelijk kan gebeuren. Stuur vervolgens de rappels kort na elkaar. plan en automatiseer ook de aanmaningen, maar zorg dat uw systeem niet doorzichtig is. Nummer de rappels bijvoorbeeld niet, en wissel het interval tussen de rappels. Alles wat standaard lijkt, zal ook standaard worden behandeld. probeer daarom steeds een persoonlijke toets te geven aan elk document
3. Ken uw klant
   Deel uw klanten in op basis van hun betalingsgedrag. Een goede opvolging kan moeilijkheden of faillissementen voorspellen. Communiceer ook met uw klant, want dat onderscheidt u ook op dit domein mogelijk van uw concurrenten. Een klant betaalt eerder wie het eerst en het meest om zijn geld vraagt.
4. Gebruik psychologie
   Uw klant mag dan wel een moeilijke betaler zijn, hij blijft nog steeds uw klant. Laad hem dus ook zeker niet op met het stigma van de wanbetaler. Behandel hem met respect en intimideer hem bijvoorbeeld nooit, ook al moet u klare taal spreken. Stel open vragen aan uw klant en nodig hem uit om samen naar een oplossing te zoeken. Met andere woorden: zorg dat uw klant uw bondgenoot wordt.
5. Vermijd zoveel mogelijk juridische stappen
   Een juridische actie, hoewel het soms noodzakelijk is, blijft commercieel gezien een moeilijk verhaal. Tracht rechtsplegingen te vermijden door samen met de debiteur tot een overeenkomst te komen. Zorg er dan wel voor dat afspraken schriftelijk worden bevestigd. Ook het inschakelen van een incassobureau is niet altijd even lonend. dergelijke kantoren gaan te allen prijze voor de schuldaflossing, terwijl de langetermijnrelatie met uw klant voor u even belangrijk is.
6. Leer uit het verleden
   U moet anticiperen op toekomstige problemen, door niet te leveren aan klanten die in de financiële problemen zitten, of hier extra waakzaam voor te zijn. Blijven dezelfde klanten steeds moeilijk betalen? vraag hen dan om een voorschot, en schroef de betalingstermijn terug voor volgende orders.

Er zijn diverse maatregelen om klanten nauw op te volgen. Je kan spelen met de betalingstermijnen, je vraagt een voorschot, en in bepaalde gevallen vraag je meteen directe betaling. of in extreme gevallen weiger je samen te werken.

Slecht betalende klanten en lange betalingstermijnen kunnen jaarlijks een aanzienlijke schadepost voor uw onderneming betekenen. Het lang openstaan van vorderingen heeft directe gevolgen voor de liquiditeit van uw onderneming. Ook kan het voorkomen dat rekeningen helemaal niet worden betaald, waardoor uw winstprognose opeens omslaat in een daadwerkelijk verlies! Hoewel er altijd hardnekkige wanbetalers zullen blijven bestaan, kan een goed uitgestippeld debiteuren beleid de schade aanzienlijk beperken.

De rubriek ACTUEEL informeert u over recent verschenen berichten in de media. In elk bericht vermelden wij de oorspronkelijke bronnen. Bron: ZD Net door: William Visterin