Contractmanagement

• Inleiding
• Wat is er aan de hand?
• Business case: contractverlenging en opzegtermijn
• Business case: staffelkortingen
• Business case: ICT
• Wat zijn de gevolgen?
• Wat kunnen organisaties doen?
• Informatietechnologie
• Conclusies
• Stelling

Inleiding

Het vastleggen van afspraken tussen partijen in een contract wordt gezien als een normale zaak. Ondanks dat het ervaren wordt als een langdurig en soms frustrerend traject.

Echter, wat niet als een normale zaak wordt gezien is het beheren van contracten (zie figuur 1). Dit artikel laat u zien dat deze perceptie niet juist is. Bovendien biedt de huidige informatietechnologie steeds meer mogelijkheden om het contractmanagement te vergemakkelijken.

Wat is er aan de hand?

Door toenemende management aandacht voor goed georganiseerde sourcingfuncties krijgt ook contractmanagement meer en meer management aandacht. Immers, afspraken met leveranciers worden vastgelegd in contracten.

Contractmanagement is naast het afsluiten van contracten ook het beheer van de contracten. Het beheer wordt vaak vergeten of wordt onvoldoende ingevuld.

Om een eerste gevoel voor de problematiek te krijgen kunnen de volgende vragen worden gesteld:

1. Waar liggen de contracten?
2. Wie beheert die contracten?
3. Hoe toegankelijk zijn de contracten?

Tijdens het doorlichten van Sourcingprocessen blijkt het beheer van contracten te wensen over te laten. Dat blijkt onder meer uit het moeilijk kunnen vinden van de contracten, slecht onderhouden contracten en verschillende contracten met dezelfde leverancier.

Contracten komen dan pas boven tafel ingeval van geschillen of bij overnames en fusies (het zgn. due dilegence onderzoek).

Contracten zijn levende documenten. Dat betekent dat er mutaties plaatsvinden in het contract. Het muteren van contracten vraagt om het structureren van het beheer van de contracten.

Aan de hand van een drietal business cases wordt duidelijk gemaakt dat contractmanagement een activiteit is die veel mensen bezighoud in organisaties. Daarnaast illustreren de cases dat contractmanagement niet alleen een verantwoordelijkheid is van juristen. Contractmanagement is een multidisciplinaire organisatiefunctie.

Business case: contractverlenging en opzegtermijn

Business case: staffelkortingen

Business case: ICT

Wat zijn de gevolgen?

Praktijkonderzoek laat zien dat meer dan 80% van de organisaties hun contractenbestand niet op orde hebben.

De consequenties van gebrekkig contract beheer zijn onder meer onjuiste informatie, verouderde informatie en het laten liggen van financieel voordelen.

Wat kunnen organisaties doen?

Organisaties laten veel (financiële) voordelen liggen door onvoldoende hun contractmanagement te structureren.

Organisaties kunnen de volgende werkwijze hanteren bij de structurering (zie figuur 2). Het inventariseren van de bestaande contracten. Daar de meeste organisaties hun Sourcingprocessen onvoldoende hebben ingericht is het zoeken naar de contracten geen sinecure. Vervolgens kunnen de contracten worden gemuteerd met de laatste stand van zaken. De nieuwe contracten kunnen nu worden vastgelegd in een database. De vastlegging dient op een manier te gebeuren dat de toegang tot de contractinformatie en het kunnen uitvoeren van mutaties gemakkelijk kan plaatsvinden. Als laatste activiteit is het zaak het beheer rond de contracten te structureren. Het gebruik van de mogelijkheden van informatietechnologie is een belangrijke ondersteuning voor de structurering.

Informatietechnologie

Veel tijd en aandacht wordt besteed aan de operationele en tactisch zaken van contracten. De werkzaamheden bestaan voornamelijk uit controlerende en administratieve taken. Deze taken zijn essentieel voor het beheren van de contracten. De behoefte bestaat om deze activiteiten niet meer zelf te hoeven en buiten de deur te laten uitvoeren.

Het gebruik van informatietechnologie, zoals internet-achtige applicaties, geeft organisaties de mogelijkheid het contractbeheer uit te besteden aan een derde partij (serviceverlener).

De voordelen van het uitbesteden van het beheer van uw contracten zijn:

1. Aandacht focussen op de eigen business;
2. Efficiënte en effectieve contractmanagement processen;
3. Accurate management informatie;
4. Scherp financieel beleid te definiëren;
5. Ontlasting van ogenschijnlijke vervelende activiteiten van medewerkers;

Organisaties, die het contractenbeheer hebben uitbesteed, kunnen via hun intranet en internet een beveiligde toegang krijgen tot de serviceverlener, die hun contracten beheert. De serviceverlener zal organisaties informeren over de belangrijkste zaken rond de contracten. Bijvoorbeeld het wel of niet verlengen van contracten of het naderen van een opzegtermijn, etc.

Door het uitbesteden van het contractbeheer hebben organisaties alle informatie tot hun beschikking om de juiste beslissingen te nemen maar hoeven geen tijd meer te besteden aan het beheer van de contracten.

Conclusies

Organisaties sluiten contracten af om de gemaakte afspraken vast te leggen. Het beheer laat sterk te wensen over. De voordelen van een goed beheer liggen voor het oprapen.

Door de informatietechnologie is het nu mogelijk om het contractbeheer uit te besteden aan een service verlener. Organisaties hebben de benodigde informatie tot hun beschikking zonder dat zij zorgen hoeven te maken over de operationele aansturing daarvan.

Stelling

"De meeste bedrijven hebben geen benul wat ze afspreken met hun leveranciers, laat staan dat ze de performance van de leveranciers kunnen meten en aansturen."