Communicasa

Hoe theater en muziek te gebruiken om een organisatie collectief een spiegel voor te houden? Hoe theater en muziek gericht in te bedden in veranderprocessen zodat percepties boven tafel komen en een gezamenlijke dialoog kan worden gestart? Daar gaat deze bijdrage over.

Communicasa

Nadenkend over een goede naam voor het type bijdrage dat organisaties zo hard nodig hebben reed ik langs een huis dat 'Communicasa' heette. Communicasa; een huis waar (zoveel mogelijk) mensen samenkomen om te communiceren (stamt af van het Latijnse woord 'communis', 'letterlijk gemeen, samen'). Daar is behoefte aan, aan een plaats waar we samen komen om een gesprek te hebben. Een gesprek waarin de 'hele' mens aan het woord komt: de rationele ('ik denk dat.....') zowel als de passionele ('wat ik eigenlijk zou willen doen hier is....') kant. Mensen praten er met elkaar maar ook met zichzelf. Immers, hoe beter de relatie met jezelf hoe beter die met anderen vorm kan nemen.

De kwaliteit van de relatie die mensen hebben met elkaar en met zichzelf is , naast de kwaliteit van richting die zij ervaren, de belangrijkste succesfactor binnen organisaties. Het merkwaardige is dat we er, in de praktijk, maar zo weinig expliciete aandacht aan geven. We focussen meer op de resultaten dan op de kwaliteit van de relaties waaruit die resultaten voortvloeien. Er is grote noodzaak het focus te verleggen. De signalen van de 'nieuwe tijd' (kwantiteit, complexiteit en snelheid van het werk nemen snel toe) leren iedere organisatie dat de enige manier om de uitdagingen, waarvoor we staan, succesvol aan te gaan is het maximale creatieve potentieel uit de mensen los te maken. Het geheim lijkt daarbij te zitten in het meer aandacht geven aan de kwaliteit van de onderlinge relaties.

Maar hoe doe je dat, zonder de resultaten uit het oog te verliezen, en met iedereen en dan liefst ook nog tegelijkertijd? Want als we gedurende 2 maanden in groepen van 10 'de hei' op gaan maken we allemaal wat anders mee terwijl het toch een gezamenlijk thema is. Het zou het mooiste zijn als iedereen mee doet want het belang van optimale werkrelatie is voor de secretaresse even groot als voor de manager.

Er is vanuit twee werelden: de consultancy én het muziektheater een alternatief ontwikkeld. En dat is hoog tijd. Iedere organisatie is bezig met het vorm geven van veranderingen en de kwaliteit van de communicatie is daarbij vaak bedroevend. Als we de uitdagingen succesvol willen aangaan moeten we met elkaar in gesprek, zo collectief, 'diep' en snel mogelijk!

Ondertussen in het theater

'Het doek gaat op en we zien mensen door elkaar heenstuiven. Allemaal een mobieltje in de hand. De totale gekte, zoals iedereen in de zaal die herkend vanuit de eigen ervaring. Er speelt hectische muziek achter die naar een climax toe werkt. Dan opeens is het stil. Een van de acteurs loopt naar voren en zegt: 'Ik hoor op mijn werk te zijn net als U maar vanochtend overkwam me iets krankzinnigs. Ik stond me te scheren en opeens zag ik een ander gezicht in de spiegel. 'Het' begon te praten (inmiddels is een andere acteur het toneel opgekomen en verbeeld die ander). 'Het' zei: ik wil nu met je praten, ik heb lang genoeg gewacht. Je hebt me lang genoeg weggedrukt, je hebt lang genoeg níet naar me geluisterd. Weet je dat als het met mij niet goed gaat het met ons allebei niet goed gaat?!. De andere acteur blijkt 'het gevoel' of de 'passie' van de hoofdrolspeler te zijn. Ze raken in gesprek. Er spelen zich meerdere scènes af met de manager (die haar gevoel totaal heeft 'thuisgelaten' en thuis met de partner ('doe er dan iets aan, zég het als je iets dwars zit!). Het geheel wordt afgewisseld met ontroerende muziek (……'Het is toch eigenlijk gek, ik zie je elke dag, maar ik kan nog steeds niet zeggen dat ik je ken. Als jij je voor zou nemen me werkelijk te begrijpen. En mij zou laten voelen dat je voor me open staat. Dan weet ik zeker dat we samen veel meer kunnen bereiken. Ik ga met jou om zoals jij met mij omgaat. Ik ben net als jij'…….).
Het stuk gaat over de rol die je dagelijks vaak speelt op het werk. Over die innerlijke stem die veel mensen maar niet aan het woord durven laten. Over de schone schijn en de rituelen op het werk, waarbij we ons vaak niet thuis voelen. Over de spanning tussen het werk en het privé leven.

Theater en muziek geven geen antwoord maar zijn spiegel

In de zaal zitten 200 medewerkers van een divisie van een groot bedrijf. Het management probeerde al jaren de communicatie kwaliteit bespreekbaar te maken en te verbeteren. Ieder jaar bleek uit het medewerkertevredenheid onderzoek dat 'men' vond dat 'men' niet goed met elkaar omging. Men zette actieplannen op papier, maar het hielp niet. Zoals bij elk veranderproces gaat het om het managen van de percepties van de doelgroep. Hoe deze op tafel te krijgen zodat erover gepraat kan worden, dat is de grote uitdaging!
Men organiseerde trainingen. Een veel gehoord geluid daar was: 'Kunt U dit mijn baas/medewerker vertellen, die snapt dit niet'!

Trainingen ook waar docenten vertelden dat het belangrijk is elkaar vragen te stellen, elkaar aan te kijken, eerst naar de ander te luisteren voordat je zelf van wal steekt. Maar dat hielp ook niet, het leek wel alsof de deelnemers niks nieuws hoorden en het 'al wisten'.

Veel inspanningen kortom die van de aanwezigen veel 'Hoofd' energie en weinig 'Hart' energie vroegen. Het ging vooral om 'snappen'. En als men het snapte ging men naar huis en deed het niet. Waarom niet? Omdat men het niet zo voelde, omdat het niet aansloot bij de eigen ervaring van de werkelijkheid! En ook omdat 'zij' ook niet veranderden. Men wilde nu graag: 

  • de totale groep in één keer een ervaring geven;
  • iets anders doen dan anders; 
  • gezellig een avondje met z'n allen uit;
  • 'aangenaam' met 'zinvol' combineren;
  • via het 'hart' naar het 'hoofd';
  • niet suggereren dat er maar één oplossing was.

Het theaterstuk dat werd gespeeld beschreef alleen wat de schrijvers bij de medewerkers hadden 'gelezen' tijdens de oriënterende gespreksronde. Het stuk 'schreef niet voor' maar béschreef. En het beschreef zo indringend dat een gedachtewisseling over 'herken je dit?'; 'heb jij dit ook?' onvermijdelijk werd.

De dialoog

- Hoe krijgt de gedachtewisseling vorm?
- Waar gaat de dialoog over?
- Wat is de relatie tussen de dialoog en cultuurverandering?

Na het muziektheater volgt het gesprek. Een gesprek dat we in het vervolg een dialoog zullen noemen. Wat is een dialoog? Er is geen éénduidige definitie van het woord. Voorbeelden van dialogen vind je terug in culturen waarbinnen respect voor individuen hoog in het vaandel stond. De wortels van het woord liggen in het Grieks: dia (='door') en logos (='betekenis'). Wanneer je 'in dialoog' bent probeer je dus de betekenis, die een ander aan iets geeft, te doorzien. Er is een groot verschil met dat andere woord dat we ook wel gebruiken als synoniem voor een gesprek; discussie. In tegenstelling tot in een discussie gaat het bij een dialoog om het 'zien' van het geheel boven de verschillende persoonlijke meningen, terwijl het bij een discussie gaat om het opbreken van het probleem/ discussiepunt in verschillende stukjes ('wat vind jij en wat vind ik?'). In een dialoog zie je vooral de verbindingen tussen de verschillende meningen. Bij een discussie gaat het vooral om het zichtbaar maken van de verschillen. Bij een dialoog gaat het om onderzoeken, ontdekken, nieuwsgierigheid. Bij een discussie gaat het om overtuigen, verkopen, vertellen.

Het is van groot belang dat je zicht 'helder' is en dat je zelfstandig kiest voor actie. Zo niet dan doe je of niks of de verkeerde dingen. Een dialoog helpt daarbij. Bovenstaande 'groep van 200' begon, direct na afloop van de voorstelling, de dialoog. Er werden plenair vragen gesteld waar men in kleine groepen, in de theaterzaal, over van gedachten wisselde.

Voorbeelden van vragen waarover van gedachten werd gewisseld:

  • Wat was voor jou de essentie van de voorstelling? 
  • Welke scène, liedje of metafoor sprak je het meeste aan en hoe kwam dat? 
  • Hoe ver zit je van het, voor jou idee, ideale gedrag vandaan in de contacten met collega's cq klanten (als '10'= ideaal, waar zit je dan nu op de schaal?) 
  • Wat is de belangrijkste vaardigheid die jij zou moeten hebben om het gedrag dat hoort bij de '10' dagelijks te kunnen waarmaken?

De échte dialoog begint wanneer men terug is op de werkplek, begeleid door, speciaal opgeleide (interne) ambassadeurs. Ze krijgen een korte opleiding 'dialoogregie' aangeboden en beleggen dialoogsessies met bestaande teams. Doel van die sessies: het 'vertalen' van de muziektheater ervaring naar de eigen teampraktijk, 'van en aan elkaar leren' en het vertalen van de ervaringen in persoonlijke en team leerpunten voor de dagelijkse contactmomenten.

Wat is er nu gebeurd? Wat heeft dit praten voor zin? Moeten we niet gewoon actieplannen maken? Het gaat toch niet vanzelf allemaal? Het boeiende is dat het wél allemaal vanzelf gebeurt als het collectief zich ermee gaat bemoeien. Als het bewustzijn van een grote groep mensen een sprong maakt ís de realiteit plotseling anders, alsof het vanzelf gebeurt! Leiders kunnen dienen als katalysatoren en 'dragers van de vlam'. Ze kunnen niet in hun eentje een collectieve werkelijkheid veranderen. De cultuur van de organisatie is niet meer dan de mensen die er werken.

Het vervolg van de dialoog

  • Hoe voorkomen dat het snel weer stil wordt?; 
  • Hoe maken we, welk type, voortgang zichtbaar?;

Het is van groot belang dat het niet stil word na de eerste 'dialoogsessies'. Het op gang brengen en houden van een permanente dialoog vraagt aandacht voor een tweetal zaken:

  1. het zichtbaar maken van de effecten van de inspanningen en
  2. regelmatige, krachtige impulsen die de focus steeds weer opnieuw richten/scherp stellen.

Het zichtbaar maken

Hoe maak je zichtbaar of het na een bepaalde periode beter gaat met de communicatie, de samenwerking, het fusieproces, het teamfunctioneren, het verloop, het ziekteverzuim? Er zijn natuurlijk wel indicaties te krijgen. Maar wat is hier het doel? We proberen het gedrag van mensen te beïnvloeden vanuit de ervaring dat dat gedrag niet te beheersen en/of te controleren is. We moeten waken voor de illusie van controle die 'meetgegevens' vaak genereren. Wat we doen is slechts het vergroten van de kans dat de deelnemers aan die dialoog zich bewust worden van hun eigen handelen en de effecten daarvan.Vanuit dat bewustzijn, zo is de aanname, zal men (sneller) verantwoordelijkheid nemen. Men zal respons-able worden. Het is dan ook met name van belang kwantitatieve ('hoe vaak heeft U een dialoog georganiseerd?') en kwalitatieve ('hoe zinvol vonden de deelnemers het?') gegevens zichtbaar te maken.

Regelmatige impulsen

Aandacht krijgen voor iets in een organisatie waarin iedereen een hoge werkdruk ervaart, vraagt regelmatige impulsen. Die moeten vooral komen van de ambassadeurs die bijvoorbeeld een instituut kunnen vormen dat regelmatig bijeenkomsten organiseert waar de leden inspiratie op doen om de dialoog een frisse en eigentijdse impuls te geven.

Die inspiratie komt van elkaar, door ervaringen uit te wisselen, maar ook vanuit bijdragen van 'externen' en het bespreken van actuele praktijkcases. Tenslotte zijn ze natuurlijk ook aanspreekpunt voor collega's.

Verder zullen vanuit een centrale regie, voortdurend ondersteunende prikkels moeten worden bedacht en aangereikt. Hierbij valt te denken aan: Screensavers op de PC die regelmatig foto's en/of citaten uit de voorstelling laat zien. Ook kunnen, via het Intranet, gefingeerde nieuwsberichten worden verspreid waarmee de dialoog kan worden 'aangezet'. Gedacht kan ook worden aan een compact disc met de liedjes uit de voorstelling, die men na enkele weken thuisgestuurd krijgt.

Nawoord

De gesprekken die de afgelopen periode in ons Communicasa plaatsvonden gingen over: ' Hoe kunnen wij ons fusieproces sneller laten verlopen'; 'De onderlinge communicatie en samenwerking optimaliseren'; Het verloop verder terugdringen; Het ziekteverzuim te verlagen; Ons team verder ontwikkelen; Wat is voor ons integriteit en wat betekent de nieuwe gedragscode voor mij?

Wanneer onze onderlinge relaties zouden worden gekenmerkt door respect, vertrouwen, openheid, warmte, liefde (?!!!!) zou het niet alleen onszelf maar ook de organisatie waarbinnen we werken veel beter gaan. We zouden het beste van onszelf graag geven. En dat is precies wat nodig is om in deze tijd als organisatie te overleven. We hebben allemaal behoefte aan een verbinding met iets dat groter is dan ons geïsoleerde zelf. Een organisatie kan die verbinding zijn als we er maar onszelf kunnen zijn. Het enige wat we als organisatie moeten doen om dat mogelijk te maken is mensen de kans geven zich uit te spreken en daarna het vertrouwen te hebben dat er structuur en orde zal ontstaan. Daar waar in organisaties macht en controle heersten zou kameraadschap en liefde moeten zijn. Collectief muziek en theater beleven, waarin we onze huidige werkelijkheid herkennen, en vervolgens met elkaar daarover in dialoog gaan lijkt een zinvolle optie.

Mijn wens is dat organisaties een Communicasa worden, een huis waar mensen samenkomen (en zich één voelen) ieder vanuit hun eigen uniciteit.

Listen.
In every office
You hear the threads
Of love and joy and fear and guilt,
The cries for celebration and reassurance,
And somehow you know that connecting those threads
Is what you are supposed to do
And business takes care of itself
(James Autrey: Threads; in: The Art of Caring leadership, 1991)

Meer informatie

In de rubriek Verandermanagement van Management treft u meer interventies aan, bijvoorbeeld:

Ook laat Management u af en toe heel anders naar organisaties kijken, zie bijvoorbeeld: 

Jeroen Drontmann (1957) is sinds 1994 zelfstandig organisatiecoach (Drontmann Consultancy bv in Heemstede). Daarvoor werkte hij bij Holland Consulting Group en Coopers & Lybrand. Zijn missie in het vak is het verbinden van mensen met elkaar en met zichzelf (de verbinding tussen hoofd en hart).

In de rubriek VERANDERMANAGEMENT van Management treft u meer originele interventies aan, bijvoorbeeld:

Ook laat Management u af en toe heel anders naar organisaties kijken:

Kom met uw praktijkervaringen op het terrein van managen en organiseren

Deel uw kennis, schrijf 3 columns of artikelen en ontvang een gratis pro-abonnement (twv €200)

Word een pro!

SCHRIJF MEE >>

Marika Marku
Het artikel is echt inspirerend.

Bedankt,
Marika