Bordenbeheer en agendadictatuur

Je komt bij de supermarkt en je kunt de suiker al weer niet vinden. Jij baalt, maar het personeel van de winkel ook. Jij bent meer tijd kwijt voor je boodschappen en het winkelpersoneel moet niet alleen de klant, maar ook elkaar uitleggen waar de suiker deze week ligt. De supermarkt ziet de kosten stijgen (meer personeel) en de omzet dalen (klanten blijven weg).

Wat te doen. Een groot bord bij de ingang? Voor één artikel is zo’n bord geen punt . Gaat het om meer artikelen, dan jaag je de klant de winkel uit. De borden-oplossing doet nog iets vervelends. Het maakt het noodzakelijk een chef-bordenbeheer aan te stellen; iemand die er niet is om spullen aan klanten te verkopen en, cynisch maar waar, die belang heeft bij veel borden. Omdat de suiker iedere keer op een andere plaats ligt, moet het winkelpersoneel ook veel overleggen met de manager bordenbeheer. Kortom: volle agenda’s, communicatieproblemen en vooral veel misverstanden.

Het goede is, dat de “klanten én personeel” van supermarkten en vele andere ondernemingen met veel toewijding en vakmanschap (dat gaat soms heel ver) het beste resultaat proberen te bereiken. De “challenge for improvement” is dat we elkaar vaak op een geweldige manier bezig houden en dat bedrijven kennelijk ons die ruimte geven. Het drama is, dat sommige collega’s de klant zo graag toch die suiker willen verkopen, dat ze binnen het bedrijf zelf een suikerwinkeltje beginnen. Prima initiatief maar dit maakt het runnen van de supermarkt wel nog moeilijker.
Uiteindelijk houden we elkaar vast in die vicieuze cirkel met (te) hoge kosten, (te) veel overhead en (te) lage klanttevredenheid.

Je lost de geschetste vicieuze cirkel niet op door alleen de organisatiestructuur te veranderen of de processen maar weer eens te beschrijven of te verbeteren. Dat heeft toch iets van: wij doen niets fout maar de structuur hè. Of een ander uitvlucht: de aanpak, of , het ultieme alibi, “de Cultuur”.

Ik weet ook dat als je in een beetje bedrijf een probleem wilt oplossen je zaken moet doen met minstens 5 afdelingen met ieder zijn eigen targets en dat het bij wijze van spreken weken duurt voordat zelfs de vergadering geregeld is. Maar agendaproblemen hebben op zich weinig met de organisatiestructuur of standaard aanpak te maken . En wat betreft “de cultuur”: er is volgens mij maar één manier om de cultuur te veranderen. En dat is om je eigen gedrag te veranderen: verbeter de wereld, begin bij je zelf . Dat kost niets, je kunt er vandaag mee beginnen en je bent daarin van niemand afhankelijk. Natuurlijk blijven er altijd mogelijkheden om een willekeurige onderneming handiger te organiseren. Maar laten we alsjeblieft oppassen te denken dat daarmee de klus geklaard is.

Volgens mij moeten wij ons afvragen waarom wij allemaal die volle agenda’s hebben. Waarom laten we dat gebeuren. Waarom sjouwen we maar van overleg naar overleg en blijven we vaak steken in “bordenbeheer”. Ik heb wel eens het gevoel dat volle agenda’s toch als een teken fungeren dat we “nodig” zijn in het bedrijf. Omgekeerd, geven lege agenda’s ons toch een ongemakkelijk gevoel. Als hier een kern van waarheid in zit, dan moeten we volgens mij daar iets aan doen.
Ik denk bijvoorbeeld dat het niet uit te leggen is dat een ondernemer, die snel en slagvaardig op nieuwe kansen wil inspelen, zichzelf bij voorbaat uitschakelt door de eerst 3 weken volgeboekt te zijn. Ik denk ook dat, veel belangrijker dan welke organisatiestructuur of aanpak we ook op uit zullen komen, we ons boven die heel menselijke onzekerheid zullen moeten uit tillen en veel meer op onze eigen kracht moeten durven vertrouwen: zelfvertrouwen als sleutel tot samenwerking en het maken van snelheid.

Bijvoorbeeld het expliciet maken van de strategie van een onderneming, ook een keuze die met kracht en gezond zelfvertrouwen te maken heeft, kan hier een belangrijke bijdrage leveren als fundament voor samenwerking. Last but not least, het internet zal ons steeds meer dwingen om als onderneming niet meer in jaren of maanden te denken, maar in weken of zelfs uren.

Als ieder van ons het lef heeft die stap te zetten ,verdwijnen de volle agenda’s en maken we ontzettend veel energie vrij om de toekomst van ons zelf en onze ondernemingen met vertrouwen tegemoet te zien. We creëren dan ook de voorwaarden om echt samen te werken, wat iets anders is dan met velen vaak in een vergaderzaal zitten . We durven ons dan echt afhankelijk te maken van elkaar , werkelijk te “teamen” en de stap te zetten van woorden naar daden.

Als we die stap zetten zullen onze ondernemingen flexibeler en slagvaardiger worden omdat wij zélf dat zijn geworden, onze performance naar klanten zal beter zijn, onze processen goedkoper en onze banen (nog) leuker!