Hoe een lokale softwareoplossing uitgroeit tot een strategische herijking

Binnen een internationale organisatie met het hoofdkantoor in Duitsland en een operationele entiteit in Nederland ontstond de noodzaak om het bestaande E-facturatieproces te herzien. De Nederlandse entiteit werkte met een verouderde softwareoplossing die na 1 januari 2026 niet langer wordt ondersteund. Dit probleem zou worden opgelost met een vergelijkbaar softwareoplossing.

Ondanks de inzet van een E-facturatie softwareoplossing bleef de impact beperkt: minder dan 5% van de klanten kon digitaal worden bereikt, waardoor 95% van de facturen alsnog handmatig verwerkt moest worden. Voor de Nederlandse entiteit voldeed deze aanpak als procesoptimalisatie, maar het onderstreepte de noodzaak voor een bredere digitale herziening.

Tegelijkertijd stond de organisatie voor de uitdaging om de begroting voor 2026 vorm te geven in een tijd van disrupties, digitalisering en veranderende marktdynamiek.

Wat begon als een vraagstuk rond e-facturatie — een ogenschijnlijk operationele uitdaging — groeide uit tot een strategisch moment waarop de organisatie haar financiële processen, technologische infrastructuur en samenwerking tussen afdelingen wilt stoomlijnen.

De uitdagingen zijn herkenbaar: voldoen aan regelgeving, digitaliseren van processen, en integratie met bestaande systemen. Maar de aanpak verschilt. Multinationals beschikken vaak over gespecialiseerde teams en ruime budgetten, terwijl MKB-bedrijven juist uitblinken in flexibiliteit en creativiteit. Beide kunnen deze verplichting aangrijpen als kans om processen te optimaliseren en waarde te creëren.

Stelling
“Wie E-facturatie ziet als een IT-project, mist de kans op strategische versnelling.” 

Verschillende tijdslijnen, één strategie

De wettelijke verplichtingen voor E-facturatie worden gefaseerd ingevoerd en verschillen per land.

Deze gefaseerde invoering vraagt om een aanpak die verder gaat dan het kiezen van een nieuw E-facturatie softwarepakket. Het vereist inzicht in je inkomende en uitgaande factuurstromen, een duidelijke roadmap per land en samenwerking tussen finance, IT en operations.

Hoe maak je de omslag?

Wat begon als een vraagstuk rond e-facturatie — een ogenschijnlijk operationele uitdaging — groeide uit tot een strategisch moment waarop de organisatie haar financiële processen, technologische infrastructuur en samenwerking tussen afdelingen wil stoomlijnen.

Kortom: de invoering van E-facturatie is geen eindpunt, maar een startpunt. Voor wie het slim aanpakt, is dit hét moment om van een wettelijke verplichting een strategische versneller te maken.

Strategische herijking

Het Duitse moederbedrijf formuleerde aanvullende wensen en eisen als onderdeel van een bredere digitaliseringsstrategie. Drie kernvereisten werden geformuleerd:

• Een schaalbare standaardoplossing voor E-facturatie binnen alle Europese entiteiten met Nationale en Internationale handelspartners.

• Integratie met het huidige ERP-systeem en bijbehorende modules.

• Ondersteuning voor PEPPOL en andere internationale E-facturatie standaarden.

Dit betekende dat de Nederlandse entiteit haar processen moest herzien en afstemmen op deze bredere visie.

De uitdaging: legacy software en lokale afhankelijkheden

De bestaande EOL-software was diep verweven met lokale processen, maar bood beperkte flexibiliteit. E-facturen werden deels handmatig verwerkt, wat leidde tot fouten, vertragingen en risico’s op het gebied van compliance.

 Multidisciplinair aanpak

Een multidisciplinair team van Finance, IT en Inkoop werd samengesteld. De aanpak was holistisch en bestond uit:

• Het identificeren en kwalificeren van alternatieve E-facturatieoplossingen.

• Benchmarking van oplossingen op basis van standaardisatie.

• Impactanalyse voor overige Europese entiteiten.

• Stakeholdermanagement tussen lokale teams en het moederbedrijf.

De rol van inkoop: van kosten naar waarde

E-facturatie is meer dan het digitaal versturen van een factuur. Het is een gestandaardiseerd, geautomatiseerd proces dat — mits goed ingericht — de basis legt voor internationale uniformiteit, compliance en strategische datasturing. Juist in een multi-entity omgeving biedt dit een unieke kans om versnipperde processen te harmoniseren en schaalvoordelen te realiseren.

Een extern consultancybedrijf benadrukte het strategisch belang van E-facturatie: het draait niet alleen om prijs, maar ook om vakkennis, schaalbaarheid en afstemming op de bedrijfsdoelstellingen.

Resultaat: een toekomstbestendige oplossing

Uiteindelijk wordt gekozen voor een hybride E-facturatieoplossing die voldoet aan de eisen van zowel het moederbedrijf als de lokale entiteit. De implementatie leidde tot:

• Van 5% naar 25% adoptie van E-facturatie bij handelspartners in het eerste jaar.

• Betere samenwerking tussen Finance en Inkoop.

 Vooruitkijken naar 2026: begroten in een disruptieve economie

De begroting voor 2026 vraagt om meer dan het herhalen van cijfers en aannames uit voorgaande jaren. In een tijd van geopolitieke onzekerheid en technologische versnelling is een holistische benadering essentieel. Inkopers, controllers en strategen moeten hun rol herdefiniëren: van kostenbewaker naar waarde creator.

Van prijs naar waarde

Inkoop speelt een sleutelrol in het begrotingsproces. Inkopers moeten worden erkend als strategische partners die bijdragen aan bedrijfsdoelstellingen zoals continuïteit, innovatie en duurzaamheid. Dit betekent het identificeren en kwalificeren van leveranciers op basis van meer dan alleen prijs – denk aan betrouwbaarheid, flexibiliteit en technologische compatibiliteit

Competitieve benchmarking als fundament

Een robuuste begroting begint met een competitieve benchmark. Hoe presteren wij ten opzichte van internationale en nationale concurrenten? Wat zijn de marktstandaarden qua kostenstructuur, productiviteit en digitalisering?

Internationale bedrijven opereren vaak met schaalvoordelen en geavanceerde Supply Chains, terwijl nationale spelers sneller kunnen schakelen en lokaal verankerd zijn. Dit onderscheid moet expliciet worden meegenomen in de strategische planning.

E-facturatie en digitale integratie

Digitale facturatieprocessen zorgen voor transparantie, snelheid en foutreductie. Ze vereisen echter ook investeringen in systemen, training en governance. De begroting moet ruimte bieden voor deze transformatie, zeker nu compliance steeds belangrijker worden.

Disruptie als kans

Disrupties zijn geen reden tot paniek, maar een kans om te herijken. Bedrijven die hun begroting gebruiken als strategisch stuurinstrument kunnen sneller anticiperen en wendbaarder opereren.

Vijf vragen om morgen mee te starten:

1. Zijn we voldoende voorbereid op de verschillende invoeringstermijnen en wettelijke eisen voor E-facturatie in de landen waar we actief zijn?
2. Hoe zorgen we ervoor dat de gekozen E-facturatiestandaard breed wordt geïmplementeerd binnen onze organisatie én bij onze handelspartners?
3. Sluit onze huidige E-facturatie aanpak aan op de wettelijke verplichtingen en toekomstige digitale ambities van onze organisatie?
4. Welke handmatige stappen in het proces kunnen we tegelijk met E-facturatie herontwerpen om meer waarde te creëren?
5. Is er voldoende afstemming tussen Finance, IT en Inkoop om deze transitie organisatie breed te dragen?

Conclusie: Van lokale compliance naar 

Wat begint als een lokale vraag blijkt bij nadere beschouwing een katalysator voor bredere verandering. Door deze uitdaging niet geïsoleerd aan te pakken, maar te benaderen vanuit een holistische strategie, ontstaat ruimte voor meer dan alleen compliance. Organisaties die E-facturatie integreren in hun bredere digitale transformatie, benutten kansen voor procesoptimalisatie, kostenbesparing en waarde creatie.

Een gefaseerde invoering van wetgeving in verschillende landen vraagt om een gestructureerde, organisatie brede aanpak. Door afstemming tussen afdelingen, duidelijke tijdslijnen en strategische keuzes in technologie en procesontwerp, wordt E-facturatie niet alleen een verplichting, maar een hefboom voor toekomstbestendig ondernemen.