7 tips om boekhoudfraude tegen te gaan

Boekhoudschandalen hebben ons geleerd dat cijfers niet alles zeggen. Rapportages zijn een abstracte en manipuleerbare weergave van de werkelijkheid. Enkele incidenten hebben geresulteerd in een heel scala aan initiatieven en wetswijzigingen die moeten leiden tot meer transparantie en eenduidigheid.

De huidige maatregelen bestaan vaak uit regels en richtlijnen die gewenst gedrag moeten bewerkstelligen en bovendien is vastgelegd dat mensen die deze regels niet naleven en dus ongewenst gedrag vertonen, streng gestraft zullen worden.

Het probleem bij het voorkomen en bestraffen van ongewenst gedrag is dat we niet per definitie ook gewenst gedrag stimuleren. Het is echter onzinnig om mensen te belonen als de boeken kloppen, maar de cijfers desastreus zijn.

Aandeelhouders willen vooral resultaat in de vorm van rendement en bedrijfscontinuïteit. Bij slechte resultaten worden aandelen van de hand gedaan en worden de verantwoordelijke managers naar huis gestuurd. Als de hele organisatie op deze wijze wordt aangestuurd, dan lijkt een motief voor fraude geboren en als er dan ook nog eens de gelegenheid is...

Om schandelen te voorkomen en fraude te bestrijden, lijkt het echter niet afdoende om mensen alleen de gelegenheid te ontnemen. Als in uw organisatie omzetfraude wordt gepleegd, dan bent u zelf medeverantwoordelijk. U heeft op zijn minst gelegenheid geboden en waarschijnlijk heeft u een rol gespeeld in de aanleiding van het ongewenste gedrag. Verschuil u niet achter regels en pak uw verantwoordelijkheid.

Neem bijvoorbeeld de volgende tips ter harte:

1. Stuur niet alleen op resultaat, maar verdiep u ook in het proces. U krijgt meer inzicht in de mogelijkheden voor een positief resultaat en u vergroot de binding met uw managers, die dit vertrouwen minder snel zullen willen beschamen.

2. Heb niet alleen waadering voor goede resultaten, maar ook voor goede inzet. Als het resultaat tegenvalt, kan het best zijn dat toch een optimaal resultaat bereikt is.

3. Geef geen gelegenheid. Zorg dat uw ogen en oren open zijn. Gebruik meerdere informatiebronnen. Zorg voor meerdere contactpersonen bij bedrijfsonderdelen. Doe een cross-check van communicatie en rapportage. Voorkom een 'single point of failure'.

4. Communiceer frequent en niet alleen op basis van cijfers, maar ook op kwalitatieve aspecten. Lijken de cijfers de situatie echt goed weer te geven? Vraag bijvoorbeeld regelmatig een balans op en kijk naar de liquiditeitspositie en naar debiteuren en crediteuren. Kloppen de ratio's met de kwalitative rapportage van het bedrijfsonderdeel?

5. Voorkom buitensporig gewin voor individuele medewerkers als dit niet in lijn is met hun eigen bijdrage aan de organisatie.

6. Maak duidelijke afspraken over autorisaties voor facturering, rapportages etc.

7. Leg duidelijk dat de controllers in uw organisatie een onafhankelijke positie hebben en dat zij zelf een eigen verantwoordelijkheid hebben ten aanzien van de deugdelijkheid van financiële processen. Spreek onomstotelijk af in welke situaties de directie direct en onvoorwaardelijk op de hoogte gebracht moet worden.

(bron: Management Start)