De 6 fases en 4 checkpunten in een verandertraject

Een veranderingstraject kent zes fasen, te weten Legitimeer, Identificeer, Faciliteer, Initialiseer, Implementeer en Consolideer.

Fase 1: Legitimeer
Wat is precies het probleem en wat maakt een verandering eigenlijk noodzakelijk? En vooral: wat gaat er mis wanneer er geen veranderingen worden doorgevoerd?

Wanneer de noodzaak van de verandering niet duidelijk door alle betrokkenen wordt onderkend, mist het veranderingsproces de noodzakelijke 'slagkracht' en het benodigde uithoudingsvermogen om tegenvallers en tegenslagen te overleven. Uit deze bewustwording kan het gevoel ontstaan dat de situatie dringend moet veranderen.

Fase 2: Identificeer
In deze fase wordt de diagnose gesteld en de bijbehorende remedie gezocht. Alleen de remedie als einddoel definiëren is hierbij niet genoeg. Het is belangrijk dat de remedie inhoud krijgt. Wat betekent dat voor de medewerker? Wat betekent dat voor de manier van werken, voor de lol in het werk, voor de plek in de organisatie? Een cultuurbepaling is een wezenlijk onderdeel van deze fase.

Fase 3: Faciliteer
In de fase 'Faciliteer' worden deze randvoorwaarden geïdentificeerd en wordt, afhankelijk van hun inhoud, zonodig de veranderdoelstelling aangepast.

Fase 4: Initieer
In deze fase wordt het verandertraject geïnitieerd, het project gestart en de noodzakelijke infrastructuur opgezet om het project een goede basis te geven. De doelstellingen worden scherp gesteld, het besturingsmodel wordt gekozen en de diverse rollen worden toegewezen. Er worden trainingen verzorgd en de communicatie wordt gepland.Het is belangrijk dat de betrokkenen een gedegen kennis van veranderingsmanagement krijgen.

Fase 5: Implementeer
Verandervaardigheid houdt ook in dat men begrijpt hoe mensen tot verandering zijn te bewegen. Veranderen heeft alles met betrokkenheid te maken. Vaak zijn de mensen nog sterk betrokken bij de bestaande situatie. Daar kunnen ze alleen maar van loskomen als de nieuwe situatie aantrekkelijker is.

Fase 6: Consolideer
De laatste fase is de consolidatiefase. Een belangrijk begrip in deze fase is de onomkeerbaarheid van de verandering. Hoe zorgen we ervoor dat we niet stiekem weer terugvallen in het oude gedrag? Hoe wordt de verandering voor de organisatie behouden?

Hoe geven we een verandering vorm? Hoe geven we ons handelen richting? En: hoe zorgen we dat de verandering duurzaam is? Een veranderchecklist:

stap 1: Bewustwording, herken de noodzaak
Een organisatie is pas bereid om de zware inspanning van een veranderingsproces aan te gaan, als ze zich bewust is van de noodzaak van die verandering. De organisatie moet bereid zijn om zich van de bestaande situatie af te vragen of deze wel goed is. En vervolgens moet er bereidheid zijn om op zoek te gaan naar alternatieven. Dit proces vindt plaats als mensen er zich van bewust worden dat een bepaalde toestand niet langer voldoet. Ze kunnen zich realiseren dat de huidige cultuur, de opzet van het werk of de technologie niet meer adequaat is of dat kennis of vaardigheden van de medewerkers niet meer voldoen. Crises zijn bij uitstek geschikt om bewustwording op gang te brengen.

stap 2: Oriëntering, in welke richting veranderen?
Na de bewustwording en de diagnose is de volgende stap het kiezen van de richting van de verandering. Het moet voor alle betrokkenen duidelijk zijn hoe de toekomstige situatie of eindtoestand eruit moet zien en hoe men die wil bereiken. Het hoeft hier niet per se om één antwoord te gaan, maar om een reeks alternatieven. Uiteraard moet de haalbaarheid van elk alternatief worden onderzocht. Aan deze stap kleeft zowel een cognitieve als een motiveringsdimensie. Op de eerste plaats moet namelijk worden vastgesteld aan welke criteria het veranderingsproces en de nieuwe organisatie moeten voldoen. Belangrijk is vervolgens om op alle niveaus overeenstemming te krijgen over de richting van de verandering.

stap 3: Uitvoering, van strategie naar praktijk
Medewerkers leren afstand te nemen van oude werkwijzen, organisatievormen en doelen en nemen nieuwe aan. Het is evenwel niet mogelijk om in één plan alle aspecten van de verandering van de organisatie vast te leggen. De doelen moeten veel meer regelmatig worden geconcretiseerd, getoetst en bijgesteld naar gelang de ervaringen. Het valt overigens niet te vermijden dat stappen elkaar gedeeltelijk overlappen. Belangrijk is wel dat de verandering aansluit op het veranderingsvermogen van de organisatie. Dat betekent dat managers mogelijkheden moeten creëren waarmee de organisatie stapsgewijs tot successen kan komen.

stap 4: Consolidatie, vasthouden van de vruchten van verandering
Heeft de verandering eenmaal plaatsgevonden, dan is de noodzaak om de resultaten ervan te consolideren. Zo vermijdt men dat de effecten van het veranderingsproces na een tijdje wegebben. De veranderingen moeten een blijvend kenmerk of een bestandsdeel van de organisatie worden. Dat kan bijvoorbeeld door wervingsprocedures zo te wijzigingen dat de kans op het vinden van medewerkers die passen in de nieuwe situatie vergroot wordt, maar ook door beloningssystemen te bedenken die het nieuwe gedrag ondersteunen. Een noodzakelijke element van consolideren is evalueren. In welke mate zijn de gestelde doelen en resultaten gehaald? Evalueer eveneens de processen die tot deze resultaten hebben geleid. De evaluatie leidt uiteindelijk tot verfijning van processen en doelen.

Gerelateerd artikel:
Kritieke Succes Actoren

(over kwaliteits- en rationaliteitsschaamte)
door: Jaap Peters
Onlangs werden op Trouw/TV twee verpleegkundigen geïnterviewd die uit het vak zijn gestapt omdat ze zich schaamden voor de kwaliteit van hun werk als gevolg van het oprukkende managementdenken. Hoever mag je als manager gaan? Hoe lang nog doorgaan met de illusieproduktie van kengetallen en protocollen? Totdat iedereen wegloopt?

De rubriek ACTUEEL informeert u over recent verschenen artikelen in andere media. Bij elke bijdrage vermelden wij de oorspronkelijke bron. (bron: Sigma-Online)

Kom met uw praktijkervaringen op het terrein van managen en organiseren

Deel uw kennis, schrijf 3 columns of artikelen en ontvang een gratis pro-abonnement (twv €200)

Word een pro!

SCHRIJF MEE >>