Elke dag is het weer raak: ‘your mailbox is over its size limit’. De vaste goedemorgen-boodschap van onze ICT-afdeling, die vertelt dat er niet meer dan 100 Mb in mijn mailbox mag zitten. Hedenmorgen zit er 101,3 Mb in. Dat is de gemiddelde mail van 3 werkuren... Elke dag ben ik een half uur zoet met archiveren, opschonen en het zoeken naar oude mail, die ik ergens ooit ver weg heb gearchiveerd.
Met al mijn collega’s gebruik ik nu het niet zo veilige en spamgevoelige Gmail. Met meer dan 7.314 MB gratis opslagruimte, waarbij je nooit meer berichten hoeft te verwijderen. En, thuis rolt die 100 Mb, sneller dan ik een kopje Nespresso kan zetten, binnen via glasvezel... Hoe geloofwaardig ben je dan als ICT-er als je nog durft te zeggen dat opslagcapaciteit en bandbreedte duur is?
Ik heb ook eens op mijn desktop PC gekeken. Je weet wel, die PC waarop ik geen administratierechten heb. Die PC waarop ik zelf geen enkele nuttige applicatie mag plaatsen. En die desktop PC is helemaal leeg. Er staat nagenoeg niks op die enorme harde schijf. Toen ik thuis van Windows naar Mac ging was ik verlost van de befaamde blauwe schermen; the blue screen of death (in wizzkidpraat BSOD). Maar, niet op die werkplek PC. Die loopt minimaal twee keer per dag vast.
De ICT-wereld is innovatief en de ICT-fora volg ik op de voet via RSS-feeds. Maar, die fora staan vol met artikelen over hoe de ‘ICT-er’ de ‘eindgebruiker’ in de greep moet houden. Want anders gaat het helemaal fout... Tjonge, jonge!
Computable schrijft het zelf: ‘Nederlandse ICT''ers maken zich niet druk om de eindgebruiker. Sterker nog, de eindgebruiker wordt als irritant ervaren.’ Uit een onderzoek van het IT Service Management Forum (itSMF) in 2008 bij meer dan 100 Nederlandse ICT-ers, blijkt dat maar liefst 89 procent aangeeft totaal niet bezig te zijn met dienstverlening naar de eindgebruiker toe, maar louter en alleen met de werking van de infrastructuur zelf.
Als alle projecten nu in een keer, binnen budget, op tijd zouden slagen, dan had ik daarvoor misschien nog wel begrip. Maar na de mislukte invoering van een simpel boekhoudpakketje bij Levi’s, Defensie, Free Record Shop, Samas, en de provincie Noord Holland is dat begrip weg.
En ICT kan zoveel leuker. Wie sport er niet met de Nintendo Wii, chat met zijn vrienden via Facebook, gamet met een XBox, luistert de meest actuele podcasts op zijn iPod, kijkt clips op YouTube, handelt op e-Bay, volgt zijn mail op de iPhone, gebruikt zijn Privium-pas bij de irisscan op de luchthaven of maakt stiekeme afspraakjes met Olllo-bluetoothdating?
Al die leuke, nieuwe snufjes helpen processen verbeteren door sneller en slimmer de juiste gegevens uit te wisselen. Dat moet toch een fantastische en inspirerende omgeving zijn om in te werken.
Heren en dames ICT-ers. Uw geloofwaardigheid is echt in het geding. Er wordt, achter uw rug om, om u gelachen bij het koffie-apparaat. Het wordt tijd voor een renaissance van uw vak. Gooi die oude studieboeken over Cobol, SDM, S-36 en MS-DOS in de ‘recycle bin’.
Ga eens een lang weekend spelen met je kinderen, leer van hun games, SMS-jes en ‘social networks’ en denk dan nog eens na over die rare goedemorgenboodschap. Ontwaak en word herboren!
Walther Ploos van Amstel.
Kom met uw praktijkervaringen op het terrein van managen en organiseren
Deel uw kennis, schrijf 3 columns of artikelen en ontvang een gratis pro-abonnement (twv €200)
Word een pro!
SCHRIJF MEE >>
Alhoewel ik geen IC-deskundige ben, kan ik wel een paar dingen bedenken die soulaas bieden.
Privé dingetjes
Bij veel bedrijven zijn maatregelen getroffen om “niet zakelijk gebruik” in te perken of zelfs te verbieden op straffe van. Maar meer/minder grappige/leuke U-toepjes en Powerpointje lijken onuitroeibaar. Maatregel: maak mensen bewust van consequenties en draai duimschroeven aan.
Tijdraam
Intern: grote documenten verzenden en openen tussen 17.00 PM en 07.00 uur AM
Extern: FTP, desnoods met aanvraag per geval of alleen voor bepaalde functiegroepen
Wereldwijd liggen er “gaten” in economische activiteit: als de wereldbol in GMT termen “door de Atlantic en de Pasific draait” zijn er enkele uren zonder activiteit. Of en zo ja hoe zich dit vertaalt in belasting van het Internet / email weet ik niet. Wellicht waard om uit te zoeken.
Opvoeden van de eindgebruiker
Veel gebruikers hebben geen benul van de grootte van hun producties en daarmee van de belasting voor “ de pijp”. Met name Powerpointjes met Bitmappen van 2 Mb per plaatje tellen al snel op tot een “presentatietje” van 40-50 Mb of nog véél groter. Als het gebruik zich beperkt tot projectie op een beamer is alles waarbij de resolutie groter is dan 96 Bpi volslagen nutteloos. Leer eindgebruikers dat comprimeren van plaatjes supersimpel is en mega vermindering van belasting op alle delen van de “pijp” geeft.
Dit is wat eindgebruikers kunnen doen zonder ICT bemoeienis / belasting:
• Powerpoint: comprimeer, verzend als voorstelling of maak er een pdf van
• Word documenten? Maak er een pdf-je van.
• Excel: als de ontvanger de formules niet hoeft te zien: knippen / plakken alleen de waardes scheelt zomaar de helft. Met een pdf-je hou je nog maar nog maar 5% van het oorspronkelijk document over.
Al deze maatregelen sorteren direct voor een reductie van de belasting in de orde van 80% tot 95%, kosten niets en . . . scheelt ook nog back-up ruimte. ICT afdeling kan natuurlijk ook een gericht programma opzetten hiervoor als ze het belang zien.
Groet,
Jos Steynebrugh
Marketing & Innovatie Consulent
www.changeenhancement.nl
xxxx@xxxx.nl
Technical details of permanent failure:
Google tried to deliver your message, but it was rejected by the recipient domain. We recommend contacting the other email provider for further information about the cause of this error. The error that the other server returned was: 552 552 5.3.4 Error: message file too big (state 18).
Betreffende Universiteit kon geen mailtje ontvangen met een bestand groter dan 5 Mb....
Een docent in het primaire proces stuurt op effectiviteit in de kennisoverdracht. Automatisering is slechts een hulpmidddel daarbij dat het gewoon moet doen.
Er is meestal sprake van impliciete dienstverlening waarbij een gebruiker tot vaak 1 jaar terug weggegooide emailtjes kan laten herstellen. Het gekke is dat we van de schoonmaakdienst die ons prullebakken leegt niet verwachten dat weggegooide memo's een jaar lang worden bewaard!
Als email (en filesysteem) gebruikers meer verantwoordelijkheid zouden nemen over informatiebeheer zouden diensten met GMAIL-achtige eigenschappen beter te realiseren zijn.
Helaas zie ik natuurlijk ook wel de communistische inslag die ICT afdelingen op hun dienstverlening botvieren. Ik ben het van harte eens met een ieder die moderne (lees gediversificeerde) dienstverlening wenst van zijn/haar bedrijfs ICT afdeling.
In dat licht is deze goedemorgen boodschap een duidelijk signaal over wederzijds onbegrip over ICT diensten en dienstverlening.
Door in de koffiehoek de ander wat af te kakken kom je er ook niet. Wat wederzijds begrip en goed overleg over wat echt belangrijk is en wat je verwacht rond de dienstverlening is echt noodzakelijk. Ik merk dat op directieniveau overal de budgetkraan wordt dichtgedraaid en dat dit heel wat implicaties heeft voor de dienstverlening waar dan weinig of niet over gecommuniceerd wordt. Vooral zoiets leidt tot onbegrip.
Vergelijken met Google heeft geen zin, je kunt appels niet met citroenen vergelijken. Maar een goede ICT afdeling mag wel gechallenged worden door Google, why not.
ICT biedt heel wat mogelijkheden voor elk bedrijf, we moeten wel zorgen dat we elkaars bijdrage waarderen, door met elkaar te praten.
Elk bedrijf kan besluiten hoe groot het IT budget is en waar de prioriteiten moeten worden gelegd. Net als elke andere business beslissing, zou daar een simpele business case aan ten grondslag moeten liggen.
En uiteraard moet het ownership over IT niet worden afgedaan aan de IT'ers, maar zal de business zélf ownership moeten nemen over hoe de processen ondersteund moeten worden door IT.
Kortom, je er niet van afmaken maar ownership pakken over de wensen die jij (als interne klant hebt). En in de gesprekken met IT die daar dan uit volgen, geldt uiteraard dat de toon de muziek maakt.
Niet opruimen van je e-mail is net zoiets als niet opruimen van je kelder. Gmail heeft een hele grote, maar die vervuilt ons milieu al behoorlijk. Het opruimen moet daarom geautomatiseerd worden. Alles van 3 maanden en ouder niet meer online maar in archief bijvoorbeeld, via een automatisch proces. En na een jaar verdwijnt gewoon alles tenzij je het veilig stelt.
Het probleem in dit geval is dat op bedrijfsnetwerken in veel gevallen mensen zitten die je als “hardware boeren” (mensen die van de hobby hub werk gemaakt hebben) moet omschrijven niet als IT-er. Meer bandbreedte en Meeropslag betekend vaak een “dure” innovatie slag en laten we wel wezen, wat weet de spreadsheet en Access gebruiker nu van een PC en en netwerk. Die mensen moet te vreden zijn met 100 Mb, dat is meer dat ze 3 jaar geleden hadden…
Als ik vanuit mijn werkplek roep dat ik een grotere en sneller harde schijf (liefst zelf een RAID-schijf) nodig heb, dan heb ik gevloekd in de kerk. Bij de onlangs gehouden inventarisatie werd nog door de ICT geroepen, “die PC voldoet nog prima”.
Deze gebruiker ergert zich over elke trip naar de koffieautomaat als hij weer es 15 minuten kan wachten op de uitkomst van zijn query (is de dat base groot? hmmm.. 3.000.000 records is niet klein, maar zeker niet echt super groot) en hoe zit dat met het geheugen… een terrabyte schijfruimte kost momenteel ergens rond om 100 a 150 euro. Als je zoekt en groot inkoopt is dat vast nog goedkoper binnen te halen.
OKay genoeg gemekkerd… wat nodig is is een duidelijk ICT - concept dat niet door hardware boeren (jammer genoeg moet ik ook daartoe sommige software ontwikkelaars rekenen) wordt ingevuld maar door mensen met een bredere visie. die niet allen met de human interface en de hardware/infrastructuur bezig zijn , maar ook met de behoefte van hun klant.
Dat niet alles kan worden gehonoreerd snap ik ook wel, maar je kunt het ook niet maken dat bedrijfsgevoelige informatie op WWW servers gaan rondzweven omdat er te weinig ruimte is op je bedrijfsnetwerk.
…en mijn kwartiertjes (en die van mijn collega’s) sommeren zich om bedrijfsniveau tot vele manjaren wachttijd die ook tot ettelijke 100.000 euro’s kosten lijden.
Ik zou een natuurlijk een kosten-baten analyse kunnen maken, maar dat trekt mijn PC niet ;-)
maar ja, het is ook zo dat het woord ICT de nadruk niet legt op de oplossingen maar op de Technogie…
Aldus Vincent....