Binnenkort weer MT? Nog steeds druk met de notulen, de mededelingen, de beleids- en werkplannen en de rondvraag? Heeft u het idee dat het ergens toe leidt en nog past in deze tijd van zorgvernieuwing en ondernemerschap? Of heeft u daar wel eens twijfels over?
Dan staat u niet alleen.
Het lijkt wel een natuurverschijnsel: dagelijks worstelen duizenden vergaderaars zich door een groeps-gesprek langs een stramien dat ooit de maat voor vergaderen is geworden. Nu geldt het algemeen en onbetwist als ‘professioneel vergaderen’.
De voorzitter opent en al na enkele minuten is iedereen weer met de neus op de feiten gedrukt. Alle afspraken uit het verslag en soms die uit verslagen van andere vergaderingen, de overvolle agenda, hoe moeten we het allemaal doen?
En de druk neemt toe. De financiering verandert ingrijpend, we moeten nog meer aan de bak met ondernemende zorgplannen, hoe krijgen we dat door onze trage vergaderingen heen?
Het is tijd voor een ingrijpende verandering. Daar hebben we geen tijd voor, zult u wellicht denken, maar het moet als u verder wilt komen en het zal u bevrijden.
Wat is het geval, veel van uw vergaderingen zijn overbodig, vermoeiend en vol ballast. Als u samen in het café staat weet u het precies, het geploeter, de misverstanden, de moeizame besluit-vorming: het lijkt wel een boos ritueel. Waar uw vrienden werken is het niet anders en soms erger. De druk van bovenaf, het onbegrip voor de uitvoering: je hebt het als manager niet makkelijk. 
Maar eenmaal op uw werk moet u weer meedoen en speelt u uw rol. Als actief MT lid balancerend tussen de belangen van je afdeling en die van je baas, of quasi meedoend als die belangen niet in het geding zijn. Of als voorzitter die zijn managers moet bewegen en de besluiten moet laten nemen die volgens u in het belang zijn van de instelling.
Wat anders moet is niet alleen het vergaderen maar vooral de verdeling van verantwoordelijkheden die daaraan ten grondslag ligt. Als u uw eigen zaakjes mag regelen valt er een stuk minder te vergaderen. U hoeft niet elk hoofdstuk meer te melden van het verhaal waarmee u bezig bent. Dat geldt zelfs als u directeur bent. Veel van de informatie die u verstrekt is ballast en onnodig en vervult vaak alleen uw behoefte uzelf te verantwoorden.
Als je er goed over nadenkt kan er rond dat MT een hoop worden opgeruimd, als je ervan uitgaat dat niet iedereen alles moet weten. Dat MT is dan ook vooral geschikt voor beheersing en daar heeft u minder aan in een tijd van beweging.
Zet het MT dus aan de kant en kies voor een betere en leukere vorm als er echt wat gebeuren moet. Mensen zullen zich veel beter geïnformeerd voelen. Beperk dat MT maar tot wat het kan. 

 

Reageer

Na het plaatsen kunt u uw reactie nog 30 minuten aanpassen.

Reacties

Beste Ad,

Een heel herkenbaar artikel en je hebt helemaal gelijk.
Ik had er ook altijd een hekel aan. Telkens weer een verplicht nummer afdraaien. De meest afgrijselijke kreet die bij mij is blijven hangen is: “we komen er op terug”. Een kreet die een voormalig directeur regelmatig bezigde, als je weer eens een aardig voorstel had, en er vervolgens nooit op terug kwam.

met vriendelijke groet,
Ger de Bruijn

Voor veel managers is lang vergaderen ook een streling voor het ego. Overal over mee praten en overal een mening over moeten hebben maakt je belangerijk.

Och, de managerscultuur kennen we nu wel. Die houdt zichzelf in stand. Is het ene traject afgerond dan komt er onmiddellijk een volgende. Want stel je voor dat we uitgemanaged raken… En zolang er gepraat en vergaderd wordt hoeft er niet gewerkt te worden.

x
x