Tast procesmanagement de flexibiliteit aan?

Procesmanagement is het structureren, herstructureren en organiseren van processen.

Organisatie ontwikkeling en processen
Historisch gezien zijn organisaties opgebouwd rondom hun leiders. Managers namen medewerkers aan en als de 'span of control' overschreden dreigde te worden, werd een nieuwe afdeling gecreëerd met een eigen manager.

Hoewel dit principe natuurlijk allang is verlaten, is het gedachtegoed nog altijd springlevend. Het denken in afdelingen is in veel organisaties bijna onuitroeibaar en daarom zijn veel organisaties ook nauwelijks in staat om tegemoet te komen aan veranderende omgevingseisen. Deze vergen meestal intern een herschikking van processen en activiteiten en dat tast uiteraard het afdelingsdenken aan. In veel organisaties wordt procesmanagement aangegrepen zodat alle afdelingen precies weten wat hun verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn.

Flexibiliteit en kostenbeheersing
Procesbeschrijvingen dienen er voor om de toegevoegde waarde aan afnemers te kunnen garanderen, op een zodanige wijze dat dit intern zonder spanningen gerealiseerd kan worden. Primaire taak van het afdelingsmanagement is hierbij resource management en competentie management. De verhouding tussen afdelingen in het leveringsproces is één van gelijkwaardigheid, waarbij de organisatie dat kan en wil leveren waartoe is besloten.

De marketing speelt een cruciale rol in het verwachtingsmanagement naar de omgeving en in de beoordeling of structureel voldaan gaat worden aan een behoefte die bij de afnemers leeft.

Het is dan ook mogelijk om wijzigingen op bestaande leveringsprocessen en nieuwe leveringsprocessen adequaat te beschrijven, zodat de organisatie flexibel kan opereren, zonder dat de kosten direct uit de hand lopen of zonder dat conflicten ontstaan tussen afdelingen. Slechts transparantie en willen voldoen aan de behoeften van afnemers maken uw organisatie flexibel.

Procesmanagement kan een belangrijke enabler zijn om deze flexibiliteit te stimuleren, mits dit niet wordt weggestopt in een of andere stafafdeling. Belangrijk is dat een scheiding gemaakt wordt tussen het kwaliteitssysteem waarin de kennis van de organisatie is vastgelegd. Niet als norm maar ter ondersteuning van de competenties.

Meer over procesmanagement:
Innovatie: ontwerpen of inspireren
Drie sleutelfactoren voor continue vernieuwing
Koen Eising
Vier voorbeelden van bedrijven die innoveren zien als een proces van voortdurend verbeteren en vernieuwen. Waarom lukt dat bij deze bedrijven? Neem kennis van de drie belangrijkste overeenkomsten tussen deze bedrijven.

(bron: ZBC)