Slordig e-mail gebruik is slecht voor zaken

E-mail, vaak beschouwt als het ultieme zakelijke gereedschap, kan feitelijk beslissingen vertragen en zaken schaden, volgens een recent onderzoek. Het probleem zit in het ontbreken van e-mail etiquette, volgens een psycholoog.

De enquête, onder 750 werknemers over heel Europa verdeelt, pikten er zeven onvergeeflijke e-mail zonden uit. Dit zijn: het negeren van e-mail, verzenden ‘aan Allen’, gebrek aan tact, slordigheden, liegen over het ontvangen van e-mail, gezwam en aannemen dat verzonden ook betekent gelezen.

Bijna 80% gaf aan het uiterst vervelend te vinden om achter antwoorden aan te moeten jagen en meer dan 60% vond dat dit de voortgang van zakelijke beslissingen vertraagde. Slordigheid was nog minder populair, 81% van de ondervraagden gaven aan dat slechte spelling of opmaak een negatieve indruk van de afzender gaf.

Dr. Peter Collett, één van de psychologen die meewerkten aan de Engelse Big Brother TV show, zei dat de problemen ontstaan door het ontbreken van sociale conventies als bij andere vormen van communicatie als telefoon- of persoonlijke gesprekken.

Hij zei tegen CNN: “e-mail is zo wijdverspreid dat een toenemend aantal mensen, vooral in een zakelijk omgeving, elkaar alleen kent via dit medium. Wat men dikwijls vergeet dat e-mail niet anders is als bij een persoonlijke ontmoeting – de eerste indruk telt”.

Hij beargumenteert dat mensen hun mening van elkaar baseren op kleine, vaak niet ter zake doende stukjes informatie. Als éénmaal een indruk is gevormd, wordt hier moeilijk meer van afgeweken.

“Slordige grammatica, verkeerde intonatie, of nog belangrijker het niet beantwoorden, kunnen de relatie snel ernstig schaden – in veel gevallen zonder het zelf te beseffen”, aldus dr. Peter Collett.

Rob Venstra

(Robert H.P. Venstra is eigenaar van eCom-On en is specialist in elektronische communicatie. eCom-On geeft o.a. workshops in e-mail en spambeheer met praktisch uitvoerbare adviezen, tips en trucs.)

Bron: theregister.co.uk, onderzoek in opdracht van de makers van palmOne).