Opleiding: Project- en Programmamanagement voor Project- en Programmasecretarissen - Dag

De training is bedoeld voor beginnend Project- en Programmasecretarissen of medewerkers die zich daartoe willen ontwikkelen.

In deze Training Project- en Programmamanagement voor Project- en Programmasecretarissen leer je hoe je als rechterhand van een projectleider of programmamanager goed vorm kunt geven aan je verbindende rol. Je ontwikkelt vaardigheden om hoofd- van bijzaken te onderscheiden en je toegevoegde waarde als spin in het web gericht te versterken. Door inzichtgevende structuren te benutten en tijdig, helder en transparant te communiceren draag je bij aan een effectief en efficiënt verloop van jouw projecten en programma's.

In de training doorloop je stap voor stap de fasen van een project of programma, van initiatie tot afsluiting. Je maakt scherp wat jouw rol als secretaris per stap is en wat ervoor nodig is om deze goed te vervullen. In de start benut je je kritische denkvermogen voor het analyseren, plannen en organiseren van de verschillende informatiestromen. Zo houd je goed overzicht over het hele proces. In de vervolgfases is effectief communiceren met de verschillende stakeholders cruciaal. Je oefent hiermee in groepsopdrachten en rollenspellen. Op dag 2 zorgt een trainingsacteur ervoor dat je met realistische situaties uit jouw eigen praktijk kan experimenteren. De training duurt twee dagen. Tussen beide dagen oefen je met de toepassing van het geleerde in jouw eigen praktijk en krijg je feedback. Deze aanpak zorgt ervoor dat je als (beginnend) project- en programmasecretaris goed voorbereid bent om je verbindende rol effectief te vervullen.

Dit programma is als volgt opgebouwd:

• Vaststellen leerdoelen
• Persoonlijke ontwikkelvraag

• Wat zijn project- en programmamanagement?
• Doelstellingen van project- en programmamanagement binnen jouw organisatie
• Ondersteuning van de projectleider of programmamanager
• Succes- en faalfactoren van projecten en programma’s

• Heldere doelstellingen
• Kiezen van passende aanpak: routine, proces en improvisatie
• Het projectplan: hoofd- en bijzaken, onderlinge afhankelijkheden
• De fasering van projecten: structuur, mijlpalen
• Rollen en afstemming in projecten en programma’s
• Inzicht in afhankelijkheden tussen activiteiten
• Bewaken van voortgang en opstellen van voortgangsrapportages
• Beheren project-/programma-dossier en voeren van versiebeheer
• Vergaderingen voorbereiden
• Signaleren van afwijkingen en verstoringen
• Afronden en evalueren van projecten

• Spin in het web: heldere en verbindende positie
• Verhoudingen en spanningsvelden
• Afwijkingen en verstoringen signaleren

• Creëren infrastructuur voor informatiedeling
• Stijlflexibiliteit
• Communicatie met interne en externe stakeholders
• Samenwerken
• Aanspreken, geven van feedforward en feedback

• Vastleggen ontwikkelstappen
• Persoonlijk actieplan