Ocho’s op intranet

Wie de hypes heeft gevolgd weet dat managers in de jetstream van Web 2.0 het tegenwoordig hebben over ‘sociaal’ intranet, verbindingen en netwerken. Maar veel intranetten worden nog ingericht vanuit waarden en overtuigingen die vooraf gingen aan Web 2.0.
Er zijn twee hoofdstromen in intranetbeleid. Intranet werd lange tijd beschouwd als een publicatiemedium voor publicisten. Communicatieprofessionals kregen er met intranet een middel bij in de mediamix, voor het geven van interne voorlichting. Vanuit IT is daar een type intranet naast gezet, als verlengstuk van kantoorautomatisering. Met name de laatste vijf jaar zijn Sharepoint-omgevingen, als Office-extensie sterk in populariteit gegroeid.

Ocho’s
Zowel afdelingen Communicatie als IT draaien al jaren ocho’s (basispas in de Argentijnse tango) rond beleidshegemonie ten aanzien van intranet. Dit is niet veel anders dan in de jaren negentig van de vorige eeuw, toen het ging om zeggenschap over internet. De Communicatie-afdeling stelde destijds dat succes in webcommunicatie afhing van leesbare content, en de ICT-afdeling stelde dat succes in webcommunicatie rustte op de uptime van systemen. Ik moest ooit een keer bemiddelen tussen de respectievelijke afdelingen in een organisatie, die elkaars standpunt met overtuiging niet wilden zien. Maar beide partijen hadden natuurlijk gelijk.

Dat menige organisatie een decennium later nog steeds wordt gegijzeld in deze rituele paringsdans vertelt iets over de toenadering die sindsdien tussen beide competentiegebieden heeft plaats gevonden. Het blijft echter wel een paringsdans. Communicatie en (web)technologie gaan allang hand in hand en de relatie tussen de twee wordt steeds inniger. Er vinden sociale omhelzingen plaats, maar van innig gezoen tussen de twee competentiegebieden wil het nog niet komen... Waar is het wachten op?

Ongestructureerde situatie
Omdat in deze paringsdans nog vaak onduidelijk is wie leidt en wie volgt bestaat er in menige organisatie een vrij ongestructureerde situatie, daar waar het gaat om digitaal (intern) communicatiebeleid. In een tijd waarin succes en toegevoegde waarde vaak neerkomen op snelheid en flexibiliteit werkt gebrek aan digitale structuur als zand in de motor. Dit is een dure situatie. Er zijn meestal veel meer IT-systemen dan nodig voor het efficiënt en effectief draaien van informatieprocessen. Communicatiemanagers zijn in essentie meer bezig met het managen van media dan met het verbeteren van communicatieprocessen. In sommige organisaties bestaan elkaar beconcurrerende intranetten. Hier valt kortom één en ander te verbeteren.

Verbetering
Organisaties veranderen in architectuur van fysieke verticaal gestapelde ruimten naar virtuele horizontale netwerken van mensen. Dit klinkt niet alleen wervend of hip; het is allang zichtbaar. Mensen kunnen tegenwoordig net zo goed thuis werken en hoeven zich niet fysiek in het verticale kantorencompex op te houden om bij te kunnen dragen aan de productiviteit. En voor kennis kijken we tegenwoordig in ons netwerk, en boren we zo nu en dan wat virtuele bronnen aan via bijvoorbeeld Twitter.
De wijze waarop organisaties functioneren verandert dus als gevolg van (o.a.) de om zich heen grijpende digitalisering. Digitalisering is geen verschijnsel, waar je voor kunt kiezen of niet. Nee, digitalisering is een revolutie die verandering afdwingt. De verandering zelf is geen keuze, de wijze waarop organisaties omgaan met die verandering is dat wel.

“Wij geven er wel een klap op”
Nu heb ik meermalen meegemaakt dat bij het realiseren van intranettrajecten de betrokkenen op senior managementniveau zich opstelden met een “zorg er maar voor en wij geven er daarna wel een klap op”. Soortgelijke geluiden klinken ook ten aanzien van de inzet van sociale media. De nieuwe verantwoordelijkheden die de digitale revolutie met zich meebrengt liggen nog dikwijls op afdelingsniveau, in plaats van op centraal niveau. Op afdelingsniveau valt hier moeilijk richting aan te geven, gevangen als men is in de hierboven aangestipte paringsdans.
Wat we dus al een aantal jaren zien is dat menige organisatie niet één intranet heeft, maar een waaier aan digitale media, middelen en gereedschappen. En elke innovatie krijgt uiteindelijk het goedbedoelde klopje van de baas. De traditionele, verticale structuren hebben in de digitale organisatie inmiddels geleid tot een ware gallerij aan (digitale) zuilen. Wat verwacht je dat er gebeurt als je als directie of senior manager zegt “ga daar wat aan doen, dan wij geven er wel een klap op”?

Organisatie in de kern
Digitale (interne) communicatie raakt de organisatie in de kern. Alle informatie in de organisatie bestaat tegenwoordig digitaal. De mate van effectiviteit waarmee medewerkers bij informatie kunnen komen en informatie kunnen uitwisselen is steeds bepalender voor het succes van een organisatie.
De integratie van communicatie- en informatieprocessen dwingt een geïntegreerde visie af op die processen. Het verbinden van de organisatie en besparen op overhead raken elkaar in de digitale organisatie. Net zoals de ocho’s draaiende competentiegebieden. Ze hebben elkaar nodig.
Maar wie koppelt de danspartners nou eens eindelijk aan elkaar?