Nooit meer kromme tenen

• Persoon of gedrag?
• Spelregels

Van alle denkbare gesprekken is het functioneringsgesprek waarschijnlijk het gesprek waarvan de deelnemers bij voorbaat het hardst de zenuwen krijgen. Vrijwel niemand kijkt er naar uit met een ondergeschikte in een kamer te worden gezet met de bedoeling hem vervolgens een uur lang te vertellen wat hij van hem - of haar - vindt. En omgekeerd vindt ook niemand het bijzonder aangenaam een uur lang te moeten aanhoren wat een ander van hem vindt - waar hij nota bene zelf bij zit! Elkaar de waarheid zeggen doen we hooguit met een flinke slok op als het al behoorlijk laat is geworden, maar zo gewoon nuchter op klaarlichte dag: nee, liever niet.

persoon of gedrag?

Als dit ongeveer de manier is waarop beide partijen over het functioneringsgesprek denken - 'wij moeten daar elkaar goed de waarheid zeggen' -, dan is het inderdaad een kwelling voor alle betrokkenen, iets om kromme tenen van te krijgen. Maar de bedoeling van het functioneringsgesprek is nooit geweest om elkaar 'maar eens goed de waarheid te zeggen', ongestructureerd en in het wilde weg. Voor het 'weet je wat ik van joú vind' is dan ook geen plaats in zo'n gesprek. De werknemer en zijn - laten we maar voor het gemak even zeggen - chef zitten daar niet om elkaar te beoordelen, maar om over hun functionele gedrag te praten, over alle dingen die ze doen en die gezamenlijk het 'werk' heten.

Als men dat ten volle beseft, wordt het gesprek al meteen een stuk minder pijnlijk. Immers, men beoordeelt niet de persoon van de ander, maar slechts zijn gedrag - en dan ook alleen nog in zoverre dat relevant is voor het uitoefenen van de functie. En het is nu eenmaal makkelijker tegen iemand te zeggen dat het misschien beter zou zijn als hij zijn ondergeschikten op de afdeling wat strakker aan de teugels zou houden, dan hem te vertellen dat hij een slappe zak is. Dat eerste is voor de wederpartij ook een stuk makkelijker om aan te horen. Bovendien biedt de mededeling 'probeer uw mensen eens wat strakker in de hand te houden' meer aangrijpingspunten voor een gewenste verandering dan 'ik vind u een slappe zak'. Het is nu eenmaal makkelijker een aspect van je gedrag te veranderen dan je hele persoonlijkheid.

spelregels

Dat het functioneringsgesprek zo zelden met enthousiasme tegemoet wordt gezien, ligt dan ook niet zozeer aan de aard van het gesprek zelf, als wel aan de onervarenheid op dit gebied van de deelnemers. De personeelsafdeling die ermee volstaat tegen de mensen te zeggen: jullie moeten eens in het half jaar een functioneringsgesprek houden, schiet schromelijk tekort. Want wil zo'n gesprek vruchtbaar kunnen zijn, dan zal niet alleen aan een aantal formele voorwaarden moeten zijn voldaan (ga uit van een kloppende functie-omschrijving, maak tevoren een agenda), maar zullen de betrokkenen ook moeten hebben geleerd hoe je zo'n gesprek voert. Daar is geen wekenlange training voor nodig; de essentiële elementen kunnen in een paar uur geleerd worden. Met slechts een geringe inspanning kan er aldus voor worden gezorgd dat het functioneringsgesprek niet langer een slecht-nieuwsgesprek is - voor alle partijen.

Klik hier voor meer artikelen van Loek Wijchers