Medelijden met de spreker

Vandaag heb ik het weer. Ik ben uitgenodigd voor een netwerkbijeenkomst waar een directeur een presentatie houdt. Wellicht herkent u het. Een groot podium. Prachtige audiovisuele middelen. Links op het podium een katheder en daar achter een zenuwachtige directeur die een verhaal voorleest.

Tijdens het voorlezen van zijn verhaal wordt de powerpoint afgewisseld met filmbeelden van de directeur. Het ziet er heel spectaculair uit alleen zie je ook precies de zweetdruppeltjes en het kloppen van een ader op zijn gezicht.

Tijdens het voorlezen worden zinnen regelmatig verkeerd uitgesproken. De klemtoon blijkt halverwege de zin toch op andere woorden te moeten liggen. Het doet mij denken aan de spreekbeurten op de lagere school.

Met gekromde tenen bekijk ik het geheel. Ik kan mijn aandacht er bij houden omdat ik als vakidioot probeer alle valkuilen te zien. Om me heen zie ik mensen wegzakken. Het kan zo veel anders. En dat blijkt op het moment dat presentatie afgelopen is en het publiek vragen mag stellen.

Bij het beantwoorden van de vragen zien we de directeur in een heel andere rol. Hierin voelt hij zich zichtbaar prettiger. De antwoorden komen vlot en het wordt toch nog interessant.

Toch is het helemaal niet zo ingewikkeld om een vlotte presentatie te maken. Het betekent alleen wel dat je op een andere manier moet voorbereiden.

Begin met het doel van de presentatie en het publiek. Bepaal dus goed wat er met het publiek moet gebeuren tijdens de presentatie.

Daarna bouw je de kapstok, ofwel de structuur van de presentatie. Duidelijk verdeeld in opening, hoofdgedeelte en afsluiting. Kies bij het bepalen van de structuur voor het hoofdgedeelte voor een structuur die past bij de doelstelling. Een informatieve bijeenkomst heeft een andere structuur nodig dan een commerciële bijeenkomst. Wees ook duidelijk voor uzelf over de doelstelling. Het kan bijvoorbeeld zijn dat u een informatieve bijeenkomst houdt die voor u een commerciële doelstelling heeft. Dat past tegenwoordig beter dan een glad verkoopverhaal. Maar vergeet niet uw commerciële doelen in uw presentatie te verwerken.

Ook het kiezen van een metafoor waaraan u uw verhaal ophangt geeft heel veel interne rust.

Als u de kapstok heeft, schrijf dan de presentatie niet helemaal uit. U verzint de juiste woorden heus wel.

Gebruik eens andere sheets dan de standaard bullits, kijk bijvoorbeeld eens of u mooie foto’s kunt vinden die symbool staan voor uw verhaal.

En dan op het podium. Een spreekgestoelte. Als u hem gebruikt, maar doe het liever niet, ga er dan vlot achter staan. Durf de zaal in te kijken. En pak hem vooral niet vast terwijl u alleen naar de tekst die voor u ligt staart. Mocht u dat liever doen, bedenk dan dat u de tekst net zo goed kan uitprinten en uitdelen. Meestal is dat nog veel effectiever.

Kortom, sta wat langer stil bij de vorm, want die inhoud die beheerst u wel.
Oh ja, als u echt veel last van spreekangst hebt, overweeg dan om met twee personen op het podium te gaan staan. Breng het in de vorm van een duo presentatie. Kijk hiervoor maar eens naar de infotainment-achtige tv programma’s van dit moment.

Arco Kats is trainer consultant bij AKT&A hettrainingsbureau.nl
www.hettrainingsbureau.nl