Mailstatus

Vroeger ontleenden de grootindustriëlen hun status aan uitpuilende voorraadschuren. Tegenwoordig is juist een minimale voorraad het summum van optimaal logistiek management.

Waarom laten de meeste E-mailgebruikers dan zoveel berichten in hun Inbox hangen? Om persoonlijke mailstatus te verwerven?

In de kantoorlogistiek is de overvolle postbak vooral een brevet van onvermogen. Daarbij komt dat de opgehoopte hoeveelheid E-mail onzichtbaar is voor de buitenwereld. Dus hoezo status?

In mijn organisatie had Postkantoor ZZ57 eens serieus te kampen met de mailstatus ‘overvol’. Daardoor konden de betreffende gebruikers dagenlang geen mail verzenden en ontvangen. Dat was voor de organisatie vergelijkbaar met het afsnijden van ieders tongen en oren. En dat alleen omdat veel E-mail gebruikers honderden, zoniet duizenden mailtjes in hun Inbox hadden laten hangen.

Het aankoppelen van extra schijfruimte zou slechts het technische probleem oplossen. Maar niet het organisatorische probleem. Klinkt bekend?

Houders van overvolle mailboxen zijn vaak trage mailverwerkers. Onbewust veroorzaken zij onnodige wachttijden in de communicatiestroom. Zo verlengen zij de doorlooptijden in de productiestroom.

De ICT-architectuur van de organisatie valt of staat bij de kwaliteit van haar message handlers. Dat geldt ook voor de organisatie: een keten waarin elk individu een schakel is. Schakel in het communicatieproces, schakel in het productieproces.

E-mail gebruiker, wat wil je liever zijn?
Knooppunt? Laat dan je mailboxen en postbakken gerust nog verder vollopen. Transferpunt? Beëindig je werkdag dan niet alleen met een leeg bureau maar ook met een lege Inbox. Aan beide kwalificaties kun je een status ontlenen. Maak nu je keuze.

Voornemens voor een knooppuntloos vervolg:
1. Ik gebruik mijn Inbox zoals de brievenbus thuis: ik haal elke dag de post eruit, en doe daar vervolgens iets mee.
2. Ik gebruik mijn Outbox als checklist: ik bewaar en bewaak alleen de mailtjes waarop ik nog actie verwacht.
3. Ik vraag ter borging van mijn voornemens aan systeembeheer om maandelijks de top-drie van mailboxvervuilers te publiceren.

drs. Cees J. Hoogendijk
zelfstandig adviseur management- en organisatieontwikkeling

P.S.: Plaatsing van dit artikel in het personeelsbulletin zorgde binnen enkele dagen voor een halvering van de ingenomen mailboxruimte. Idee? Voel u vrij.