Ongemerkt groeien veel modellen voor kostenverdeling uit tot complexe constructies die niemand meer volledig begrijpt. Zodra de werkelijkheid verandert en het model niet meebeweegt, kan er discussie ontstaan. Bijvoorbeeld over de verdeling, kwaliteit en kosten. Waar gaat het mis en hoe kan het beter? Dat ging mis recent bij de DNB en is vaak een bron van discussie bij Gemeenschappelijke Regelingen van gemeenten.

Kostentoerekening kan een technisch vraagstuk lijken, maar in de praktijk is het vooral een kwestie van vertrouwen, governance en onderhoud. Er bestaat geen 'juiste' kostprijs, want verschillende aannames leiden tot verschillende uitkomsten. Wil je alles perfect toerekenen, dan rijzen de administratieve lasten al gauw de pan uit. Veel organisaties beginnen met een eenvoudige en aanvankelijk prima werkende opzet. Om na enkele jaren te merken dat de dienstverlening is veranderd, prioriteiten zijn verschoven en er afnemers bijgekomen zijn – het model blijft achter.

Frustratie, scheve lasten en ruzie
Stel, vier huisgenoten starten in hun studentenhuis met een simpel verdeelmodel voor huur, energie en lunch, waarbij iedereen evenveel betaalt. Dan verandert de situatie: een van de bewoners wordt vegetariër, een nieuwe huisgenoot heeft een veel kleinere kamer en is vaak weg. Een ander zet de verwarming structureel lekker hoog en weer een ander installeert zonder overleg een airco. De regels worden niet jaarlijks besproken en aangepast. Resultaat: frustratie, scheve lasten en ruzie. Precies zo gaat het in private en publieke organisaties: de werkelijkheid verandert, maar het verdeelmodel blijft staan. En zonder periodiek onderhoud verandert een werkbaar model in een bron van conflict. 

Drie voorbeelden uit de recente praktijk.

Financiële ondernemingen betalen voor het toezicht door De Nederlandsche Bank (DNB) en de Autoriteit Financiële Markten (AFM). In een recente uitspraak oordeelde het College van Beroep voor het bedrijfsleven dat DNB deze toezichtkosten jarenlang onjuist heeft berekend en onvoldoende heeft onderbouwd.

Daardoor ontvingen financiële instellingen te hoge facturen; in totaal naar schatting voor miljoenen euro’s. DNB moet een deel van deze kosten terugbetalen. De sector uitte al langer kritiek op zowel het totale kostenniveau als de manier waarop de kosten werden verdeeld.

Een gemeentelijke regeling (GR) is een vorm van ambtelijke samenwerking waarbij een organisatie de taken uitvoert voor twee of meer gemeenten. De gezamenlijke organisatie voert de werkzaamheden uit. En de kosten worden vaak doorbelast aan de deelnemende gemeenten. Bij die verdeling wordt bij de start bijvoorbeeld gekozen voor inputfinanciering: de per gemeente ingebrachte fte’s en middelen of het inwonersaandeel. In die beginfase werkt dat meestal goed, maar in de praktijk kan het na een aantal jaren tot discussie leiden. Gemeenten nemen bijvoorbeeld verschillend af, hun prioriteiten veranderen of de ene gemeente wil wel bezuinigen, maar de andere niet. Soms lopen de spanningen zo hoog op, dat gemeenten tegenover elkaar in de rechtszaal belanden. 

Een branche- of beroepsorganisatie vertegenwoordigt de gezamenlijke belangen van bedrijven of individuen binnen een specifieke sector. Dat doet ze door te lobbyen bij de overheid, gedragscodes op te stellen, netwerkmogelijkheden te organiseren en kennis te delen via opleidingen, seminars en publicaties. De kosten die de organisatie maakt worden in rekening gebracht bij de leden, waarvoor een kostprijsmodel nodig is dat bepaalt hoe deze kosten worden verdeeld. In de praktijk ontstaan na enkele jaren vaak klachten over zowel de dienstverlening als de kostenverdeling. Kleine leden vinden dan dat ze betalen voor de grote leden, terwijl grote leden juist het omgekeerde ervaren. Ieder lid is ontevreden.

De route naar een houdbaar kostprijsmodel kan er als volgt uitzien. Ten eerste is het verstandig om het eigenaarschap bij de top te leggen. De financiële afdeling rekent daarbij alles uit, maar het bestuur of management van de leverende organisatie blijft eigenaar. Ten tweede is een jaarlijkse actualisatie met afnemers of leden belangrijk. Plan daartoe een vaste jaarlijkse cyclus in. Kies ten slotte voor periodieke vereenvoudiging. Kies de paar verdeelsleutels die 80% van de kosten verklaren. Schrap elk jaar wat niet meer bijdraagt en bouw uitzonderingen af. 

Veel modellen voor kostenverdeling groeien uit tot complexe constructies. Wie eigenaarschap hoog belegt, jaarlijks actualiseert en eenvoud boven schijnnauwkeurigheid verkiest, voorkomt ontsporende modellen en soms zelfs de gang naar de rechter.

Drs Koen L.M. Perik RC is partner van advieskantoor SIS Finance in Amsterdam.