Implementatie-bingo

Bedrijven kennen de laatste tijd tal van implementaties. De verschillende implementaties vinden soms parallel plaats en hierdoor kunnen tal van problemen onstaan;
- implementatie-ontsporing
- implementatie-interferentie
- implementatiemoeiheid
etc..

Om dit soort problemen het hoofd te bieden is naast sturing per implementatie ook globale implementatiesturing nodig. Deze globale sturing bestuurt de verschillende implementaties als geheel, opdat problemen zoals hierboven genoemd voorkomen kunnen worden. Het is echter geen doen om deze sturing te implementeren. Er is een simpelere aanpak nodig.

Implementatie-bingo is het instrument waarmee de verschillende implementaties in goede banen geleid kunnen worden. Aan de hand van de IDIOTERIE-methodologie wordt de bingo-card opgesteld:

1. Inventarisatie (I).
Allereerst worden de verschillende lopende implementaties geinventariseerd. De inventarisatiefase is bedoeld om alle implementaties op hoog niveau te beschouwen en te registreren.

2. Deling (D)
In deze fase worden de in fase 1 geinventariseerde implementaties onderverdeeld in deelimplementaties. Deze deelimplementaties vloeien vaak automatisch voort uit de in de betreffende implementaties gehanteerde instrumenten en methodieken.
In deze fase zult u tegen atomaire implementaties aanlopen. Dit zijn ondeelbare implementaties of implementaties die niet faseerbaar zijn. Als het hier gaat om relatief kleine implementaties is dit geen probleem. Bij grotere atomaire implementaties moet men deze bovenaan de lijst van deelimplementaties plaatsen, opdat deze als eerste worden geevalueerd. Grote implementaties zijn immers gevaarlijk en kunnen de andere implementaties in de weg staan (De Broeckenaere, 2003).

3. Indicatie
Hier worden de indicatoren bepaald. Deze worden bepaald m.b.v. de implementatie-scorecard -techniek (Vrakking & Dresens, 2003).

4. Omgeving
In deze fase wordt de omgeving bepaald. Welke stakeholders zijn betrokken? Wie zijn er verantwoordelijk voor de gedefinieerde deelimplementaties en wie beslist niet? De aspecten die voortkomen uit deze beschouwing van de huidige en gewenste situatie worden gekoppeld aan de deelimplementaties. Er worden wegingsfactoren en cardinaliteiten vastgesteld tussen omgevingsaspecten en deelimplementaties.
Een andere veelgebruikte methode is om het carthesisch-product van omgevingsaspecten en deelimplementaties te nemen en hierin de overbodige relaties weg te strepen. Hierna blijven de relevante relaties over.

5. Telling
De relaties tussen deelimplementaties en omgevingsfactoren worden vermenigvuldigd met het totaal aan zwaartes van de eerder bepaalde relaties en worden geteld en gesorteerd. Hierdoor ontstaat een lijst met Normrelaties. Hoe groter de afhankelijkheden, hoe hoger de normrelatie in de hierarchie komt te staan.

6. Evaluatie
In de evaluatiefase worden de resultaten van bovengenoemde stappen geevalueerd door het managementteam en de betrokkenen. Deze controle is ingebouwd om te voorkomen dat belangrijke zaken over het hoofd worden gezien.

7. Rectificatie
Op basis van het evaluatierapport kunnen de verschillende normeringen aangepast worden. Hierna dienen fase 6 en 7 herhaald te worden totdat de cijfers correct zijn.

8. Implementatie
Als de normeringen bepaald zijn wordt de bingo-card geimplementeerd. De bingo-card is een matrix waarin de deelimplementaties en omgevingsfactoren tegen elkaar zijn uitgezet. Op de kruispunten worden de wegingsfactoren weergegeven. Indien er geen relatie is worden de vakjes in kwestie zwart gemaakt. Met behulp van Microsoft Excel kan de bingo-card op gemakkelijke wijze geimplementeerd worden.

9. Empirie
Als de bingo-card gereed is wordt deze geborgd in de organisatie. De bingo-card vormt immers de grondslag voor de implementaties, omdat alle kennis die vrijkomt en benodigd is voor de implementatie gebundeld is in de bingo-card.

Als de bingo-card klaar is kan het spel beginnen. De kaart bestaat uit verschillende cijfers en elke medewerker krijgt een exemplaar. In tegenstelling tot het reguliere bingo-spel is dit spel meer individueel. Elke bingo-card is immers gelijk en mensen dienen zo snel mogelijk hun eigen kaart vol te krijgen. Als men een vergadering bijwoont en er wordt gesproken over een budgetverlaging van 10% en op de bingocard staat het getal 10, dan mag men de corresponderende vakjes zwart maken. Ook een fout-code op een defecte FAX kan leiden tot het inkleuren van een vakje. De getallen mogen niet zelf gegenereerd worden, maar dienen publiekelijk beschikbaar te zijn (geweest). Slechts dan mogen ze worden weggestreept op de bingo-card.

Degene die als eerste een rij vol heeft, heeft een omgevingsfactor uitgefaseerd (vertikale rij) of een deelimplementatie (horizontale rij) voltooid. Aan de hand van de eerder opgestelde tabellen kan bekeken worden welke implementatie hiermee gemoeid is en of deze door de vulling van de bingo-card-rij voltooid is. Als dit het geval is heeft de winnaar de implementatie gerealiseerd. De scores moeten worden bijgehouden en kunnen gebruikt worden bij toekomstige functioneringsgesprekken.

Als een bingo-card vol is zijn in feite alle implementaties gereed, maar men kan hierna nog doorspelen. Deze spelvariant is aan te raden en draagt o.a. bij tot:
- acceptatie van het instrument
- betere acceptatie van speelse methoden
- positieve werkhouding

Met behulp van implementatie-bingo kunnen implementaties op speelse wijze snel worden afgerond en nieuwe implementaties geinitieerd worden.

Succes!