Help, er komt geen informatie uit mijn ERP!

Voor het resultaatgericht en efficiënt werken van een organisatie moeten managers en medewerkers van de juiste informatie worden voorzien. En die zit niet standaard in een ERP systeem als SAP en Oracle. Een ERP systeem wordt echter vaak gekocht om betrouwbaar en efficiënt te kunnen plannen en administreren, waarbij wordt aangenomen dat het systeem ook wel ‘vanzelf’ met relevante financiële en niet-financiële bedrijfsinformatie komt. Niet dus.

De beste informatie staat waarschijnlijk op de achterkant van een sigarendoos. Vanwege de omvang en complexiteit kunnen de meeste organisaties hier niet mee uit de voeten. Waar voor eenmalige berekeningen een sigarendoos of spreadsheet kan worden gebruikt, is voor het periodiek informeren van managers over de bedrijfsresultaten een consistente wijze van gegevensverwerking vereist. Dan kun je niet meer om grote IT systemen heen, zoals Enterprise Resource Planning (ERP) systemen. Deze systemen lijken soms een paard van Troje, zodra je het niveau van de vlotuitziende demo voorbij bent, de stofwolken van implementatie opgelost zijn en je de maandelijkse onderhoudsfee moet betalen. Zeker als je naast zo’n ERP systeem nog tientallen en soms honderden andere IT applicaties hebt, en toch ook nog op één A4 wilt zien hoe je de afgelopen maand hebt gedraaid en wat de winstprognoses zijn.

Een klein bedrijf heeft het dan maar gemakkelijk. Een snelle kijk in de administratie levert dan de benodigde informatie op, bijvoorbeeld welke klanten in de top drie zitten qua omzet en winst, en hoeveel het bedrijf per jaar uitgeeft aan opleidingskosten van het eigen personeel. Zodra een organisatie groter wordt, vanaf ongeveer dertig personen tot aan multinationals, wordt administratie en informatievoorziening opeens lastig. Het kan worden vergeleken met de in de natuurkunde gebruikte tweede hoofdwet van de thermodynamica: als toenemende wanorde, toename van entropie. Zeer grote bedrijven kunnen duizenden of zelfs miljoenen klanten hebben, vele vestigingen, duizenden of zelfs miljoenen inkoopfacturen, honderden of duizenden (nieuwe) producten, duizenden werknemers. Die bedrijven opereren ook nog in een steeds sneller veranderende, internationale en competitieve omgeving. De sigarendoos brengt geen uitkomst meer. Een organisatie kan niet meer zonder grotere investeringen in IT.

Het ene IT systeem is trouwens het andere niet. Enerzijds zijn er technische en administratieve applicaties zoals bijvoorbeeld netwerkinformatie- en billingsystemen (zoals bij energie- en telecommunicatiebedrijven) en hypotheeksystemen (zoals bij banken). Ingewikkeld, branchespecifiek en vaak in eigen beheer gebouwd. Anderzijds zijn er ERP systemen in de markt om de planning en de administratie van een organisatie te ondersteunen. Deze meer generieke IT systemen zijn in alle sectoren voor planning en administratie te gebruiken. Maar voornamelijk in de industrie - waar ERP zijn oorsprong heeft – kunnen ook echt alle modules van zo’n ERP daadwerkelijk ingezet worden. In andere bedrijfstakken speelt het issue dat ERP systemen eenvoudigweg niet alle bestaande functionaliteit van branchespecifieke systemen kan overnemen. Interfaces tussen alle systemen zijn dan noodzakelijk, wat zijn gevolgen heeft voor de betrouwbaarheid en snelheid van informatie.

Om twee redenen volgt informatie niet gemakkelijk uit ERP systemen. Op de eerste plaats omdat er nog zoveel andere systemen zijn en ten tweede omdat niet structureel - in ieder geval één maal per jaar - wordt stilgestaan bij het inventariseren van de informatiebehoefte. Het primaire proces gaat altijd voor, en de informatiebehoefte vaststellen is nu eenmaal niet sexy. Wat moet gebeuren is het volgende: bedenk eerst welke personen bepaalde financiële en niet-financiële informatie willen hebben, en hoe vaak. Ontwikkel tegelijkertijd een heldere planning en control cyclus. En koppel vervolgens de informatiebehoefte aan de mogelijkheden van een ERP systeem en andere IT systemen. Dat is niet gemakkelijk. Dat is overigens wel waar die duizenden financieel managers en controllers in Nederland mee bezig zijn.

Eerst ontwerpen, dan bouwen. Trek daarom bij het verbeteren van bedrijfsinformatie de stekker wel even uit het ERP-systeem – wel na het versturen van de facturen natuurlijk.

Drs Koen L.M. Perik RC, partner SIS Finance gevestigd in Amsterdam. SIS Finance adviseert en ondersteunt organisaties op het terrein van management en finance.

Meer info: Plannen met ERP? Vergeet het maar!
De faalfactoren bij Enterprise Resource Planning
Walther Ploos van Amstel