Channels

Eigenlijk, als je erover nadenkt, is het geheim van time management dat je onmogelijk de tijd kan ‘managen’. Wel kunnen we onszelf managen. Maar dat is iets wat we niet zo goed kunnen, reden waarom zoveel er zoveel stress gerelateerde ziekten zijn.

In plaats van beter met onze tijd omgaan, werken we gewoon harder en langer en scheppen we steeds meer op ons bord. Vaak zijn we adequate managers van andermans tijd, maar ons eigen time management lijdt er meestal onder.

Het volgende scenario geeft een voorbeeld: “Hans kreeg geen opslag omdat hij niet werd bevorderd, omdat hij niet al zijn werk op tijd af kreeg, omdat hij gisteren te laat was, omdat hij nog moest tanken, omdat hij daar de avond daarvoor geen tijd had, omdat hij had overgewerkt, omdat hij laat op zijn werk was die dag, omdat hij nog een overhemd moest strijken, omdat hij geen schoon shirt had, omdat hij de dag daarvoor vergeten was langs de wasserij te gaan onderweg naar huis, omdat……………………..”

Lees ook:

Triage; als je het ook met timemanagement niet trekt

Time management heeft niet met gebrek aan motivatie te maken. Feitelijk werken we al langer dan ooit. We slapen gemiddeld al 20% minder dan in de vorige eeuw en we communiceren minder dan 2 minuten per dag met onze eega over zinnige zaken en nog minder over onze kinderen.

Redenen hiervoor zijn o.a.:

• De gemiddelde werker wordt om de 8 minuten een keer onderbroken of ongeveer 7 per uur (50-60 per dag). Gemiddeld kost dit 5 minuten per keer wat neerkomt op een totaal van 4 uur, ofwel 50% van de gemiddelde werkdag.

• 20% van de werkdag wordt daadwerkelijk gespendeerd aan cruciale en belangrijke zaken, terwijl 80% wordt gespendeerd aan zaken die van weinig of geen waarde zijn.

• Een persoon die in een rommelige, onverzorgd kantoor werkt, spendeert gemiddeld 1½ uur per dag aan het zoeken naar wat hij of zij nodig heeft.

• De gemiddelde werker stuurt en ontvangt meer dan 60 boodschappen per dag

• De gemiddelde werker ontvangt tegenwoordig per dag meer informatie dan de gemiddelde werker in 1900 gedurende zijn hele leven!

• Papierwerk en vergaderingen vreten ieder 5 uur per week van de tijd op

• De gemiddelde werker spendeert 90 minuten per dag aan reizen

• Bedrijven trainen niet in de toepassing van time management technieken op de moderne elektronische middelen in het bijzonder de software.

Time management heeft niets te maken met het sneller uitvoeren van de verkeerde dingen. Dat brengt ons nergens sneller. Time management gaat over het doen van de juiste dingen.

Slimmer werken door een eenvoudige planning

Zoals auteurs Patty Marler en Jan Bailey Mattia schreven in hun boek ‘Time management made Easy.’ “Voordat je op het punt belandt waarbij je het uitzicht op je secretaresse verbergt door de stapels papier op je bureau en voordat je denkt dat een ritje op Zondag betekent dat je op deze dag sneller op kantoor bent dan op andere dagen van de week, moet je een time management plan overwegen.”

Het beste plan is een ‘gezond verstand plan’.
Sluit elke dag af met het plannen van morgen, de zaken die niet aan bod kwamen en wat we per sé de volgende dag willen realiseren. Geeft hier prioriteiten aan en gebruik de middelen om ons heen, zoals de Taakplanner in Outlook en synchroniseer deze automatisch met je Organizer of PDA/GSM combinatie*. Voorlopig hoeft dit niet compleet te zijn, het gaat er tenslotte alleen maar om wat we aan het eind van de dag hebben bereikt en niet wat open bleef staan. De reistijd van gemiddeld 45 minuten per dag naar ons werk is een ideaal moment om de planning van de dag door te nemen, waarbij reizigers met openbaar vervoer duidelijk in het voordeel zijn!

*Ben je hierin nog niet goed thuis, heb je meteen je eerste taak te pakken!

Werk in een schone omgeving zonder paperassen om je heen.
Chaos leidt enorm af en verhoogt de zoektijden. Vele technieken zijn al beschreven in honderden boeken, maar de basisregel is dat ieder document (fysiek of elektronisch), maar één keer wordt ‘aangeraakt’ om vervolgens direct te worden weggegooid, gearchiveerd, doorgestuurd of opgeborgen met een aantekening in ons actieplan (takenplan/to-do lijst) om te worden behandeld voor een zeker tijdstip met een bepaalde prioriteit.

Beperk het aantal vergaderingen dat je bezoekt.
Vraag je af: “kan ik iets bijdragen aan deze meeting of word ik er wijzer van?”. En als je de vergadering voorzit, stuur dan de agenda van te voren rond, met vermelding het doel, de aanvangs- en verwachte eindtijd met de onderwerpen die zullen worden behandeld.

Verminder het aantal onderbrekingen!
Volgens onderzoek staan onderbrekingen op de derde plaats van tijdverslinders. Met name de behulpzame en onderdanige medewerkers zijn hiervan de dupe, omdat zij geen NEE durven zeggen. Natuurlijk zijn er ook goede onderbrekingen als er bijvoorbeeld orders binnenkomen of de manager langs komt om een compliment uit te delen. Maar meer dan eens zijn het onnodige onderbrekingen, zoals zeurende of ongemotiveerde collega’s, die alleen maar de dag proberen door te komen en ongeplande telefoontjes, e.d.

Eén manier is om je deur gesloten te houden of een bordje bij de ingang van je werkplek met de mededeling dat je bezet bent. Leer NEE te zeggen door het af te zwakken met een MAAR, zoals: NEE, MAAR ik bel je vanmiddag, terug, kom over een uur bij langs, kunnen we hierover praten tijdens de lunch, hoe BELANGRIJK is het en welke URGENTIE heeft het? Dikwijls worden Belangrijkheid en Urgentie als hetzelfde gezien, wat totaal verschillend is!

Een hele grote onderbreker is e-mail! U weet dit al lang maar het is goed om het nog een keer te benadrukken: in plaats van op elk berichten piepje te reageren, reserveer een paar momenten per dag om de e-mail te behandelen.

Slimmer werken: ga na wat werkt
Nadat je een poos met dit plan hebt gewerkt, is het tijd voor een zelf-evaluatie. Ga na wat werkt en waar verbetering mogelijk is. De meeste mensen kunnen maar 25% van hun tijd aan topprioriteiten geven. Probeer dit te verbeteren naar 33% van de week en je wint bijna 4 uur voor de belangrijkste activiteiten.

Rob Venstra
eCom-On

(bronnen: Productivity Institute Stratford, Pace Productivity Toronto)

 

Reageer

Na het plaatsen kunt u uw reactie nog 30 minuten aanpassen.

x
x