Het F#@*tioneringsgesprek

Of u ze al heeft ingepland, vraagt uw baas. Over drie weken heeft HR de gespreksverslagen nodig. En denk eraan: niet te scheutig zijn met complimenten, want dan willen ze loonsverhoging en dat geld is er niet. Punt. Lachend zegt u: ‘Prima, ik regel het’. Om dan naar het toilet te lopen waar u vertwijfeld de haren uit uw hoofd trekt. ‘Je maakt je er veel te druk over, gewoon een gesprekje en klaar-is-Kees’, galmt de stem van uw baas na. Vijf medewerkers die aandacht willen. De tranentrekkers soms wel AN-DER-HALF uur lang. Waar moet je het in ’s hemelsnaam over hebben? Ik praat iedere dag toch met ze? Tijdverspilling is het. Voer voor de papieren tijger. Dat F#@*tioneringsgesprek. U kent de theorie uit de boekjes. Dat het een formeel gesprek is, minimaal één keer per jaar, tweezijdig, enzovoort. Seen it, been there, done it. Toch loopt het voor geen meter. U bent er stellig van overtuigd dat deze gesprekken niks opleveren. Ahá! U leest het juiste artikel. Functioneringsgesprekken en meerwaarde passen wel degelijk in één zin (en niet alleen deze). Of in drie tips.

Tips die u niet in een boekje vindt, maar die wel de sleutel tot succes zijn.

1) Ben er.
Misschien denkt u bij deze tip wel: ‘Wat staat er? Het is een onvolledige zin, waar gaat dat heen?’ En dat is dus precies waar het om gaat. U wilt altijd ergens heen. U denkt –vóórdat het begonnen is- al aan het einde van het functioneringsgesprek, want ‘dan heeft u er al twee afgestreept en dus nog maar drie te gaan.’ De medewerker voelt dat. Soft? Dat is het niet. Het is knoerthard. U straalt namelijk uit: ‘Medewerker, je houdt me af van veel belangrijkere zaken, dus als je even opschiet, kunnen we weer door met de orde van de dag’. De belangrijkste tip is met stip: Ben er. Plan uw agenda vrij, zet uw telefoon UIT (daar is een knopje voor) en creëer rust. Volledige aandacht is de voorwaarde om überhaupt tot een geslaagd functioneringsgesprek te komen.

2) Zorg voor een realistische (ik herhaal: realistische) weergave van hoe iemand het doet.
Niks makkelijker dan kritisch zijn. Dat hoort bij uw vak. Noem een naam, en u weet direct iets over hem of haar te vertellen. Dat is ‘die snelle, die zoveel fouten maakt’. Van al uw teamleden kunt u verbéterpunten noemen. Verbeterpunten ja, want u wilt ze natuurlijk niet afkraken, anders had u het wel ‘zwakke kanten’ genoemd. De agendapunten van uw functioneringsgesprekken, zijn dus altijd verbéterpunten. Juist. Ja. (STILTE) En in uw verslaglegging van diezelfde gesprekken staan dus ook afspraken m.b.t. die verbéterpunten. Geweldig. Totdat u op Koninginnedag uitglijdt over een kleedje op de stoep van de vrijmarkt. U valt ongelukkig en bent er een paar weken niet. Uw vervanger leest zich in in de materie (ook wel mensen genoemd) en komt tot de conclusie dat meneer Jansen nog lang niet rijp is voor een promotie. Hij heeft immers nog zoveel te verbéteren. Tot uw verbazing heeft meneer Jansen, uw protegé, afscheid genomen, tegen de tijd dat u weer terugkomt. Waar verslaglegging de norm is, is realiteitszin de sleutel. Dat betekent dat zowel het functioneringsgesprek, als het verslag, een waarheidsgetrouwe halfjaar-weergave moeten zijn. En dat u dus ook minstens één agendapunt kiest dat over een stérk punt gaat. En ook dat stérke punt wordt in het verslag meegenomen. Daarmee schat u uw medewerker op waarde, en hij u.

3) Baseer uw verhaal op feiten. Úw feiten.
Een manager heeft niet veel nodig, behalve wat ervaring, om de rode draad te ontdekken, toch? Dus toen u hoorde dat Anne tegen Pieter had gezegd, dat Jacob na de vergadering een blikje bier had gedronken achter zijn bureau, vond u dat meer dan voldoende bewijs om bij Jacob’s functioneringsgesprek ‘voorbeeldgedrag’ op de agenda te zetten. Dat Jacob daar furieus op reageerde, onderstreept alleen de noodzaak nog maar eens. Ik draai het om. Ú krijgt op uw functioneringsgesprek te horen dat u ondermaats presteert, omdat uw baas dat via Leen van marketing te horen heeft gekregen, die het weer had van Klaske van de receptie. Uw baas wil graag uw handtekening op het formulier. U steigert. Waarom? Omdat het een schending van vertrouwen is als er achter uw rug om over u gepraat wordt. Er wordt niet gesproken over feiten, maar over hersenspinsels vanuit het roddelcircuit. De laatste tip: stick to the facts. De feiten die u zélf heeft waargenomen. Dat voorkomt welles-nietes en leidt tot scheiding van hoofd- en bijzaken.

Ik wens u veel voldoening met het toepassen van deze tips.