Channels

Een tijdje geen e-mail controleren veroorzaakt een enorme ophoping en een te verwerken achterstand. Maar wat als je zit te wachten op berichten van vrienden of belangrijke zakenrelaties?

Tijdens de workshop in e-mail zelfbeheer verzamelde Rob Venstra de meest slechte e-mail gewoonten. Niet alleen veroorzaken die weerstand en irritatie, maar dragen ze ook bij aan de e-mail overstroming die de werkplek bedreigt. Uit studies is gebleken dat dit voor 1 à 2 uur extra werk per dag zorgt. Het antwoord is om de hoeveelheid in te dammen, de bestaande rommel op te ruimen c.q. te organiseren en ieder bericht na het lezen direct af te handelen.

1.‘Allen beantwoorden’ uitsluitend om je in te dekken. Stop hiermee als niet iedereen om je antwoord verlegen zit. Je wilt zeker zijn dat iedereen je antwoord ziet, of ze dat nou willen of niet. Of je stuurt aan iedereen omdat je te lui bent om de juiste ontvangers te selecteren.

Lees ook:

Teams zijn de bouwstenen van uw organisatie

2.Gecompliceerde zaken op willen lossen per e-mail. Je bent lid van een commissie en het e-mail verkeer begint, over en weer, in een razendsnel tempo, hoe meer berichten des te groter je verwarring. Pak de telefoon toch eens!

3.Vervuilde e-mails. Dat zijn die berichten vol met >>>> of pagina’s vol e-mail adressen die niet werden beschermd met de BCC functie. Is het teveel gevraagd om de e-mail eerst te schonen, voordat het wordt doorgestuurd? Zou jij een dergelijke brief op het briefpapier van de zaak durven sturen? De >>>> kun je verwijderen door het bericht in Word te kopiëren en met de Zoek en Vervangfunctie de > te vervangen met niets. Het teveel aan e-mailadressen kun je gewoon deleten, voordat je het (door)stuurt. Haal ook je eigen bericht onderaan de e-mail weg als je reageert op een eerder door jou gestuurd bericht. Dan blijft er telkens alleen het ontvangen antwoord en jouw reactie over.

4.Onderwerpen die nergens op slaan. Haal geen oude berichten tevoorschijn om met ‘Beantwoorden’ te sturen, waarvan vervolgens het onderwerp nergens op slaat. Sla de contactpersoon eerst op in je contactenlijst. Neem je voor voortaan bij een nieuw bericht altijd eerst het onderwerp in te vullen en besteed daar veel aandacht aan. Bijna alles kan met één zin gezegd worden, of in ieder geval het bericht vereenvoudigen en een beslissing of antwoord versnellen. De krantenkop boven een artikel bepaalt of je het verder nog wilt lezen!

5.Afzeggingen op het laatste moment. Een meeting afzeggen op het laatste moment per e-mail. Je komt opdagen: “Heb je m’n e-mail niet gelezen?”. Wanneer heb je die dan verstuurd? Ik ben twee uur geleden van kantoor gegaan en nu is mijn hele dag in de war. Een periode van 24 uur aanhouden tussen zenden en ontvangen is beslist aan te bevelen!

6.Uitstellers. Mensen die tot het laatste moment wachten om je te vragen iets voor ze te doen, alsof je niks anders te doen hebt. Het werk lag ergens in de stapel op hun bureau of tussen de e-mails in de (onopgeruimde) Inbox en kwam toevallig boven drijven. Nu krijg jij het als Urgent en als de deadline niet wordt gehaald, ligt de bal bij jou.

7.Mensen die je bellen zonder hun e-mail te controleren. Je hebt je best gedaan en iedereen een e-mail gestuurd met de nodige informatie. Vervolgens wordt je hierover gebeld, omdat ze “geen tijd hebben om hun e-mail te checken. Bel me voortaan altijd met de informatie of bel als je het verstuurt hebt.”

8.Geen antwoord. Je hebt een bericht teruggestuurd met de gevraagde informatie. Het bericht vraagt om antwoord, maar dat blijft maar uit. Als je het te druk hebt om zelfs maar NEE te antwoorden, moet je je werkwijzen eens grondig onder de loep nemen. Waarom heb je mijn en jouw tijd dan verspild?

9.Ping-Pong e-mail. Bedankt, OK, graag gedaan. Je stuurde een e-mail naar 25 personen en 15 sturen zo’n nietszeggend bericht terug. Tijdverspilling en Inbox vervuiling naar twee kanten! Verstandig is om te beginnen met: geen antwoord nodig.

10.Onderstrepingen. Onderstreep niets in een bericht (of Webpagina) dat geen hyperlink is. Men is gauw geneigd te veronderstellen dat het een link betreft.

11.Denk eerst na of e-mail wel het juiste communicatiemiddel is voor het doel. Wellicht pak je dan wat meer de telefoon, loop even bij iemand langs, of neem je de moeite om een brief te schrijven, wat meer impact heeft.

Rob Venstra.

Auteur is specialist in elektronische communicatie en werkplek efficiency en verzorgt o.a. workshops in e-mail zelfbeheer en tijdsbeheer voor vele grote bedrijven als: ING, BAM, Reaal, Rabobank, Europeesche Verzekeringen, e.a. In de praktijk getraind bij bedrijven als Computer Associates, EMC en IBM.

Contactinformatie:
e-mail: [email protected]
Website : www.eCom-On.nl
Tel . : 0348-568108

 

Reageer

Na het plaatsen kunt u uw reactie nog 30 minuten aanpassen.

x
x