Te veel prioriteiten, waar moet je beginnen?

Drie tips om de juiste keuzes te maken

6188

Columns

Je hebt zoveel te doen, je actielijst staat vol, alles heeft prioriteit! Je weet niet waar je moet beginnen en de moed zakt je in de schoenen. Wat te doen? Als je begint met het voorbereiden van die meeting, moet je eerst alle stukken erbij zoeken en dat kost nu te veel tijd. Maar als je start met de offerte voor die klant, ben je gauw 2 uur bezig en dan kom je zeker niet toe aan het aanleveren van de cijfers voor dat belangrijke project…

Moeilijk hè dat kiezen! En weet je wat er eigenlijk gebeurt als je het kiezen lastig vindt? Dan kies je niet. Dan ga je de hele actielijst uit de weg. Dan begin je aan iets anders. Iets wat gemakkelijker is.

Herken je bijvoorbeeld de gedachte: ‘ik weet het even niet, laat ik eerst mijn mail maar even checken’? Daarin staat een spoedje waarmee je aan de slag gaat. Van het een rol je in het ander en voor je het weet is de dag voorbij. Je hebt er niet meer aan gedacht om naar je to-do lijst te kijken, waar toch echt belangrijke prioriteiten op stonden.

Aan het eind van de dag constateer je: weer vergeten die potentiële klant te bellen. Weer die vergadering onvoorbereid bijgewoond. En nu moet je toch echt even mailen dat je pas morgen de cijfers kunt opleveren.

Wat zou het fijn zijn... als je ’s morgens je werkkamer binnenkomt, je to-do lijst ziet liggen en ontspannen met een kopje koffie bepaalt waar je mee start. En dan gewoon aan de slag! Weg met het gedoe, het gedrentel, gewoon lekker aan het werk. De belangrijke dingen pak je meteen op, je hebt gekozen waar je wel en geen tijd aan besteedt. Wat je doet, doe je met aandacht en concentratie.

Wat zou het fijn zijn... dat je dan aan het einde van de dag merkt dat je opgelucht en tevreden je werkdag kunt afsluiten.

Ik hoor je denken: ‘ja leuk gefilosofeerd, maar de praktijk is echt weerbarstiger hoor. Bij ons op het werk speelt zo veel. Alles is belangrijk, zeker in deze tijd. Want als ik die klant niet binnenhaal, missen we cruciale omzet, als we de cijfers niet op orde hebben krijgen we intern problemen en zo zijn er nog wel 5 topprioriteiten.'

Het kan gewoon ECHT niet anders.

HEUS WEL!

Het is nog altijd JOUW keuze of je loopt te tobben of dat je geconcentreerd je werk doet. Jij bent degene die bepaalt of je de beschikbare tijd en energie besteedt aan de zaken die werkelijk belangrijk zijn!

Het vraagt alleen wel van je dat je begint met kiezen voordat je aan het werk gaat, in plaats van dat je je werk laat bepalen door je mail of degene die het hardste piept.

Deze tips helpen je om ontspannen te werken, ook al heb je het druk en is je lijst van prioriteiten lang:

1. Bepaal wat de 3 belangrijkste prioriteiten zijn op dit moment. Het belangrijkste is dat wat vanuit jouw oogpunt het meest bedrijfskritisch is. Wat het meest oplevert als je hier resultaat in haalt. Het wil overigens niet zeggen dat je met de rest niets meer doet. Het zegt dat als je een keuze maakt, dat deze prioriteiten voor gaan. Vind je drie te weinig? Nou vooruit, maximaal vijf!

2. Kies 3 concrete dingen die je morgen ECHT gedaan wilt hebben. Niet meer, want dan weet je eigenlijk toch al dat het je niet lukt en begin je er niet serieus aan. Je zal al snel merken dat als je dit dagelijks doet, dat je toch veel van die belangrijke zaken oppakt.

3. Kies welke dingen je NIET doet. Als je je niet kunt voorbereiden voor die meeting, vraag jezelf dan af hoe belangrijk die meeting is en of je er wel naar toe moet. Je kunt kiezen om morgen niet de gevraagde cijfers op te leveren. Stuur een mail wanneer ze die gegevens wel mogen verwachten, zodat je omgeving hier ook van op de hoogte is. Dan kun je het ook loslaten.

Kortom: weet waar je 's morgens meteen mee aan de slag gaat en besteed geen tijd meer aan wikken en te wegen. Je zult zien dat je effectiviteit omhoog schiet, dat je met meer concentratie en plezier aan het werk bent en dat je aan het einde van de dag tevreden bent over wat je hebt gedaan.

Wil je meer tips en inspiratie om uit de Waan van de Dag te breken?

Callista Roelofs is auteur van het management eBook 'Breek uit de Waan van de Dag', waarin ze schrijft hoe je in 5 stappen kunt bereiken wat er echt toe doet. Je kunt het gratis aanvragen.