5 stappen om je uitstelgedrag de baas te worden

Het is weer zover, je hebt de boel weer eens niet goed bijgehouden... 101 kleine actiepuntjes liggen bezaaid over het bureau, je mailbox loopt over. Je hebt geen overzicht meer, je weet niet zeker of alles er is en of je belangrijke dingen bent vergeten. Hoewel je je zo had voorgenomen om het nu echt anders en beter op te pakken is het je toch weer uit de klauwen gelopen. Moedeloos kun je ervan worden en geen enkel timemanagementsysteem lijkt echt goed te helpen.

Als je hier last van hebt, ervaar je (te) vaak een bijna onmogelijke keuze:

1. Het werk gaan doen dat je had bedacht en die kleine acute dingen laten liggen. Dit uitstelgedrag geeft onrust, omdat je vaak tussendoor herinnerd wordt aan al dat andere wat toch ook ‘even’ moet gebeuren.
2. Die acute dingen gaan doen en jezelf geen uitstelgedrag meer toestaan. Helaas kosten die taken altijd meer tijd dan je van tevoren had bedacht. Dus kom je vervolgens niet meer toe aan de dingen die je had gepland.

In beide gevallen balen dus!

Welke route je ook kiest, het levert altijd onrust op. Deze onrust zorgt op haar beurt weer voor gehaast werken. Je hebt onvoldoende tijd om echt aandacht te geven aan wat werkelijk belangrijk is. Want in je achterhoofd ben je steeds bezig met wat er ook nog allemaal moet.

Het probleem is dat je het steeds laat gebeuren. Jijzelf laat je elke keer meeslepen in deze situatie waarin je een keuze moet maken uit 2 slechten. Het is een ingeslepen patroon. Je weet allang dat het ‘je best doen om het bij te houden’ en het ‘nu ga ik er echt voor’ niet werken. Het enige dat helpt is je gewoonte doorbreken.

Je kunt dit oplossen door voor deze kleine dingen op voorhand een vaste hoeveelheid tijd in te ruimen aan het BEGIN van de dag! Door stelselmatig (een deel van) deze 101 kleine dingen eerst te doen, heb je daarna de rust in je hoofd om je met andere dingen bezig te houden.

Het lijkt dan misschien of je al een gat in de dag hebt geslagen en nagenoeg nog niets hebt gedaan. Maar de rust in je hoofd die hier op volgt, maakt dat je alle andere belangrijke dingen vol aandacht en daardoor vaak veel sneller én kwalitatief beter kunt doen. Daar komt nog eens bij dat je vooraf al weet dat je morgen weer tijd beschikbaar hebt voor de dingen die op die dag op je bordje komen.

Met deze 5 stappen wil je het niet alleen anders, maar lukt het je ook om het daadwerkelijk anders te doen:

1. Noteer alle dingen die tijdens je werkdag langskomen waarvan je denkt: ‘oh ja, dat moet ook nog even’. Zorg dat je 1 vaste plek hebt waar je deze dingen noteert en noteer ze meteen op het moment ze het in je hoofd schieten. Praktisch hiervoor is een eenvoudig actielijstje in je smartphone, die heb je immers altijd bij je. De Evernote-app is hier een goed voorbeeld van.
2. Plan tijd voor deze acties aan het begin van de dag. Hoeveel tijd voor jouw acties nodig is, moet je voor jezelf uitzoeken. Dat hangt af van de hoeveelheid mail, vragen, stuuracties en checkvragen jij per dag moet verwerken. Zelf besteed ik 4 van de 5 werkdagen 1,5 uur aan het begin van mijn werkdag aan deze zaken.
3. Gebruik de tijd die je hiervoor hebt gepland ook voor deze acties. Sta jezelf geen uitstelgedrag toe. Wees streng voor jezelf, ga zitten en doe wat je moet doen. Omdat je 1 plek hebt waar je je acties hebt genoteerd, weet je meteen wat je moet doen. Ga zitten, open je actielijst en begin bij de eerste actie. Kijk niet teveel naar prioriteiten! Want als je een beetje een uitstel-diehard bent, kun je er rustig een half uur nadenken over welke actie eerst moet;-).
4. Stop als de tijd die je hiervoor had er op zit. Het is een grote valkuil om door te gaan nu je net lekker op dreef bent! Dan stap je namelijk weer in je ongewenste gewoontepatroon van keuze 2 hierboven: ‘eerst alle klusjes af’. Kom je elke dag tijd te kort voor je klusjes, plan hier dan meer tijd voor in.
5. Hou vol! De neiging is ENORM groot om op deze momenten toch andere dingen te doen of langer door te gaan als je bezig bent. Het is lastig om gewoontes te doorbreken. Maar als je dit een tijdje volhoud, wordt dit je nieuwe gewoonte en gaat het vanzelf.

Kortom: uitstelgedrag is een gewoonte die je steeds voor een keuze stelt uit 2 kwaden. In plaats elke dag te kiezen voor ‘de minst slechte’ kun je er beter voor eens en voor altijd korte metten mee maken. Het levert je bergen tijd en aandacht op voor andere dingen. En dus een tevredener gevoel over jezelf.
Callista Roelofs is auteur van het gratis management eBook 'Breek uit de Waan van de Dag'.