Channels

Veel managers zien op tegen het voeren van functioneringsgesprekken met hun medewerkers. Hoe voert u zo’n gesprek? Hoe zorgt u er voor dat je kritische punten kan noemen en tegelijkertijd toch motiveert? Veel managers hebben het daar moeilijk mee en stellen de gesprekken daarom uit, raffelen ze af of zeggen dat ze er écht geen tijd voor hebben. Dat is zonde, want werknemers die nooit gecoacht worden of feedback krijgen ontwikkelen zich niet voldoende..

  1. Plan voldoende tijd in
    Een functioneringsgesprek moet niet te lang duren, maar reserveer wel voldoende tijd zodat u het gesprek niet hoeft af te kappen als er nog belangrijke punten besproken moeten worden.
  2. Bedenk alvast de startzin
    Leg kort uit wat het doel is van het gesprek en wat de agenda is. Zo voorkomt u dat u meteen van wal steekt met een heel verhaal en meteen de diepte in gaat. Probeer in het begin vooral te luisteren.
  3. Zet vooraf de feiten op een rij of werk een formulier af
    Wat zijn sterke punten van de werknemer? Wat kan hij of zij verbeteren? En wat zijn uw verwachtingen voor volgend jaar? Geef bij verbeterpunten ook altijd een voorbeeld van situaties waarin het beter was verlopen als de medewerker bijvoorbeeld duidelijker gecommuniceerd had.
  4. Hou het kort
    Noem maximaal deie verbeterpunten en zorg ervoor dat u niet de hele tijd aan het woord bent.
  5. Regel een rustige en neutrale plek.
    Reserveer een vergaderruimte met voldoende privacy, of ga naar een locatie waar de werknemer zich niet direct ondergeschikt voelt.
  6. Maak concrete afspraken
    Zorg dat de afspraken SMART zijn, zodat u tussentijds kunt vragen of de medewerker op schema ligt en of u misschien kunt helpen om weer op schema te komen.
  7. Maak een praatje bij de koffieautomaat
    Laat niet alles op functioneringsgesprekken of beoordelingsgesprekken aankomen. De sterke of zwakke punten die u in zo’n gesprek noemt horen namelijk geen verrassing te zijn voor de medewerker.

Veel gemaakte fouten

Veel leidinggevenden zien op tegen functioneringsgesprekken en maken dezelfde fouten. Ze luisteren niet voldoende naar hun medewerkers, praten zelf te veel en vergeten dat het geen beoordelingsgesprek is maar een functioneringsgesprek. Daar zit toch echt een groot verschil tussen. Een functioneringsgesprek hoort een dialoog te zijn. Luister daarom goed naar de medewerker en vraag door. Zo maakt u het voor uzelf ook makkelijker: de medewerkers krijgt ook zelf de gelegenheid zwakke punten te benoemen. Dat komt minder hard aan en zo hoeft u ze als manager lang niet altijd als eerste te benoemen. Richt u bovenal op het verbeteren van het resultaat uit de samenwerking tussen de medewerkers en uzelf.

Lees ook:

De beoordelingen staan weer voor de deur, shit happens!

De volgende vier kwaliteiten wil u graag zien:

  1. De mensen met een zachte analyse: data analyseren doen pc’s veel beter dan wij. Wat ze niet kunnen, is het combineren van harde data zoals cijfers met emoties die wel van invloed zijn op de uitkomst van de analyse.
  2. De mensen met een onverwachte creativiteit: creatieve oplossingen vinden voor onverwachte problemen kun je niet uitbesteden of automatiseren.
  3. De mensen die complex kunnen organiseren: nieuwe ideeën laten ontstaan in turbulente tijden.
  4. Mensen die goed kunnen beïnvloeden: die een visie over kunnen brengen, mensen enthousiasmeren en ze wijzen op kansen. Ze zetten de boel in beweging en creëren daarmee waarde.

De rubriek ACTUEEL informeert u over recent verschenen berichten in de media. In elk bericht vermelden wij de oorspronkelijke bronnen. Bron: Peter Boerman in: Management Team, nr. 12 (22 november 2012) en Intermediair

Kennisbank onderwerpen:

Kennisbank onderwerpen:

 

Reageer

Na het plaatsen kunt u uw reactie nog 30 minuten aanpassen.

x
x