"We moeten nog even wat poppetjes plaatsen." Of, iets deftiger: "Er is 0,8 FTE vrijgekomen." Beide zinnen verraden hetzelfde: een manier van denken die mensen behandelt als inwisselbaar materiaal. Een organogram op het whiteboard, wat magneetjes geschoven, en klaar: Piet naar inkoop, Lisa naar de scrum, de vacature opgevuld met 1,0 FTE. Geen naam, geen verhaal: gewoon een gat dat gedicht moet worden.

Dat is een keuze: mensen behandelen als radertjes uit het tijdperk van Henry Ford, in organisaties die allang geen fabrieken meer zijn. De organisaties van nu zijn complex en voortdurend in beweging.

Wie nog met een schuifstrategie rondloopt, stuurt niet. Die saboteert.

Sanne
Neem Sanne (haar naam is gefingeerd), maar haar verhaal is een samenstelling van situaties die steeds terugkomen in gesprekken met medewerkers en managers. Zes maanden geleden werd ze binnengehaald als procesverbeteraar: iemand met lef, die "buiten de gebaande paden durft te denken", zo stond het letterlijk in de vacature. Ze kreeg het gevoel dat ze precies op de juiste plek zou komen.

Drie weken na haar start viel er onverwacht een gat in het team: een collega werd langdurig ziek. Er werd niet overlegd, er werd besloten. Op een maandagochtend hoorde ze dat ze "voorlopig" de openstaande operationele taken zou overnemen, precies het werk waar ze met haar profiel van weg wilde. Haar manager zei erbij: "Er moet nu even iemand op die plek zitten, en jij bent er toch net."

"Voorlopig" werd vier maanden. Haar verbetervoorstellen bleven liggen; toen ze het aankaartte, was het "even niet het moment". Ze voelde zich al op zondag gespannen bij de gedachte aan maandag, niet omdat het werk te zwaar was, maar omdat niemand meer keek naar wát zij kon, alleen naar wélk gat zij vulde.

Vorige maand zei ze het hardop, in een functioneringsgesprek waar ze zelf om had gevraagd: "Dit is helemaal niet waarvoor jullie mij hebben aangenomen." Haar manager knikte begripvol, en deed daarna niets. Twee weken later zei Sanne haar baan op.

Dit is geen uitzonderlijk verhaal. Het is precies het patroon achter "poppetjes plaatsen", alleen dan met een naam erbij.

Binnengehaald als messias, weggezet als poppetje

De mismatch begint al voordat iemand aan tafel zit. Tijdens de sollicitatie is de kandidaat de oplossing voor alle problemen: wendbaar, "out of the box", data-gedreven, een schaap met vijf poten, en snel graag. Zodra de handtekening is gezet, draait het management het script om: de rode loper maakt plaats voor een platgetreden pad, en de ideeën waarvoor iemand is binnengehaald, worden weggewuifd zodra ze de bestaande manier van werken bedreigen. De boodschap, nooit hardop uitgesproken: je bent geen autonome professional, je bent het zoveelste poppetje dat in een hokje moet passen.

Meestal gebeurt dit niet uit kwade wil. Sannes manager is geen slechte man: hij was zelf gestrest en greep naar de snelste oplossing. Dat maakt het niet onschuldig, wel herkenbaar. En juist dat maakt het hardnekkig: waarschijnlijk herkennen genoeg managers dit gedrag bij zichzelf om het toch te laten gebeuren.

Waarom managers die zo denken, het gewoon fout hebben

Wat Sanne overkwam, is geen op zichzelf staand geval, maar een patroon in drie stappen.

• Mensen zijn geen pionnen.
  Een pion heeft een vaste looprichting en geen eigen wil. Sanne had allebei, en precies dat werd genegeerd zodra het lastig uitkwam. Behandel je iemand als passief stuk op een bord, dan verlies je haar motivatie, meteen.
• Wie schuift zonder naar context te kijken, doet aan bestuurlijk gemak.
  Het was makkelijker om Sanne op die lege stoel te zetten dan uit te zoeken wat het team écht nodig had. Iemand op de verkeerde plek loopt vast, niet omdat ze faalt, maar omdat niemand zijn huiswerk deed.
• Complexiteit past niet in een hokje, en dat weten leidinggevenden ook.
  Sannes manager wist heus wel dat "voorlopig" geen plan is. Toch greep hij terug op de snelste toewijzing, omdat het comfortabel voelt om te doen alsof je grip hebt. Dat is geen leiderschap, maar angst voor onzekerheid, afgewenteld op degene die toevallig "er net" is.

De rekensom die niemand hardop maakt

Het zou te makkelijk zijn te denken dat dit soort schuiven altijd zonder gevolgen blijft. Bij Sanne is het verband goed te volgen: geen overleg, geen zeggenschap over eigen werk, een niet nagekomen afspraak, een genegeerd signaal. Dat is geen pech, maar een optelsom van keuzes van mensen die dachten dat ze het gat oplosten in plaats van het probleem. Het resultaat: oplopende spanning, wegzakkende motivatie, en uiteindelijk vertrek.

Zo gaat het meestal: er valt iemand uit, de paniek slaat toe, en de dichtstbijzijnde persoon wordt in gefrommeld, passend of niet. Houdt diegene het ook niet vol, dan schuift het management de volgende door, tot het kaartenhuis instort en iemand het "onvoorzien verloop" noemt. Moderne medewerkers moeten presteren in complexe omgevingen, terwijl ze worden aangestuurd via Excel-sheets alsof ze productielijnen zijn: niet door "de krappe arbeidsmarkt", maar door leidinggevenden die liever schuiven dan bouwen.

Wat er wél had gekund

Stel dat Sannes manager die maandagochtend iets anders had gedaan.

Niet het gat dichten met de eerste naam.
Wél eerst met Sanne gaan zitten en vragen wat haar energie gaf.

Niet aannemen dat het team iemand nodig had die toevallig beschikbaar was.
Wél samen bepalen wat per direct moest doorgaan.

Niet een vage belofte zonder einddatum.
Wél een concrete afspraak ("we kijken over drie weken of dit nog klopt") en die nakomen.

Niet knikken bij haar signaal en niets doen.
Wél er meteen een stap aan verbinden.

Geen model, geen stappenplan. De kracht zit niet in één gesprek, maar in het principe erachter: overleg vóórdat je besluit, en opvolging nadat je een afspraak maakte. Dat voorkomt niet elk probleem, maar wel het sluipende gevoel dat Sanne kreeg: dat niemand meer terugkomt op wat is toegezegd. Had haar manager dat wél gedaan, dan had Sanne zich gehoord gevoeld, serieus genomen, weer eigenaar van haar eigen werk, in plaats van een naam op een lege stoel.

Van schuiven naar bouwen

Het wordt tijd dat "poppetjes plaatsen" wordt verbannen uit de boardroom, niet als woordkeuze, maar omdat het denken erachter mensen zoals Sanne stuk maakt. Wie er nog over spreekt, riskeert dat zijn beste mensen straks hetzelfde doen: vertrekken, zonder dat iemand het zag aankomen.

De moderne leider verplaatst geen stukken op een bord, maar zet het bord zelf opzij. Hij vraagt voordat hij beslist, komt een belofte na in plaats van die te laten verwateren, en behandelt zijn mensen als spelers, niet als pionnen. Schuiven zonder dat gesprek is geen leiderschap. Het is nalatigheid met een organogram erbij.

Niet schuiven tot het past, maar bouwen aan duurzame samenwerking. Sanne had ook kunnen blijven, als iemand op tijd het gesprek had gevoerd, en er later op was teruggekomen.

Wanneer heb jij voor het laatst iemand "voorlopig" ergens neergezet, en ben je daarna nog teruggekomen op die afspraak?