Markten raken ontwricht of disrupt. Nieuwe technologie die vraag- en aanbod slim bij elkaar brengt leidt tot ingrijpende veranderingen in o.a. de hotellerie (AirBnB) of taximarkt (Uber). De middelen worden geleverd door particulieren in plaats van een organisatie met medewerkers. Niet de organisatie, maar het dominante platform wordt bepalend. Nieuwe wetgeving leidt tot ingrijpende veranderingen in bijvoorbeeld de Jeugdzorg. Daarnaast zijn er onzichtbare ontwikkelingen gaande. Wat te denken van mogelijkheden als een keten van Google-oogziekenhuizen in combinatie met kennis opgebouwd via Google Glass? Of een Apple-bank gebaseerd op best-in-class IT-solutions? Dit soort partijen heeft geen last van belemmeringen waar anderen wel mee zitten, zoals een duur kantorennetwerk of complexe IT-systemen.

Om deze uitdagingen het hoofd te bieden dient aandacht te worden besteed aan het transformatie-vermogen van organisaties. Hoe dit te versterken?

Tien tips om het transformatie-vermogen te versterken

#1. Focus

Doe waar je echt goed in bent en streef daarin het beste te worden. Onderzoek wijst uit dat verbeteren van sterkten doorgaans meer succes oplevert dan versterken van zwakten. Overweeg om het overige niet te doen, af te stoten of anders te organiseren. Dit biedt tevens de grootste kans om te leiden in plaats van te volgen (lijden) bij transformaties.

#2. Ontschot en align KPI’s

Structuren zijn muren en dat helpt niet om te transformeren. Organiseer in end-to-end ketens gericht op klanten en breng de besturing op orde. Zorg dat onnodige grenzen tussen werkzaamheden worden weggenomen. Werken aan dezelfde doelen versterkt de mogelijkheid om te richten en anticiperen op veranderingen. Gebruik als anker de strategische ambities en zorg dat KPI’s elkaar versterken of in ieder geval niet strijdig zijn met elkaar.

#3. Eenduidig opdrachtgeverschap

Eenduidig opdrachtgeverschap geeft duidelijker richting aan activiteiten. Houd het zo simpel mogelijk en zorg dat opdrachtgeverschap eenduidig is belegd. Hierdoor worden misverstanden en onduidelijke prioriteiten voorkomen.

#4. Flexibele samenwerking

Zwermen zijn een van de meest flexibele en effectieve samenwerkingsvormen die er zijn; transformatie zit daarin ‘ingebakken’. Denk in flexibele structuren, zoals communities, en breng disciplines samen die gericht werken aan en verantwoordelijkheid nemen voor een overzichtelijk resultaat. Laat medewerkers zoveel als mogelijk zelf bepalen hoe het werk met elkaar wordt uitgevoerd aansluitend bij de talenten en competenties in de organisatie.

#5. Ritme

Ritme geeft structuur en ondersteunt de focus. Onderscheid minimaal 5 verschillende ritmes: dag, week, maand, kwartaal en jaar met aandacht voor ambities, performance en werkzaamheden. Houd gezamenlijke ‘startmomenten’ en bespreek de situatie. Hoge frequentie maakt snelle afstemming en bijsturing mogelijk.

#6. Optimaliseer

Een stabiele en excellente levering geeft intern rust en is een goede basis voor transformatie. Onderzoek de performance vanuit de klantverwachtingen op basis van feitelijke metingen en zoek naar mogelijkheden om de kwaliteit van levering continu te verhogen en afwijking daarvan te minimaliseren.

#7. Innoveer

Het potentieel van medewerkers wordt lang niet altijd volledig benut en dat kan bij ingrijpende marktveranderingen juist worden gemist. Laat medewerkers over een concreet probleem nadenken om tot oplossingen te komen. Betrek andere disciplines om tot nieuwe inzichten te komen. Stimuleer lateraal denken. Experimenteer en maak zo snel als mogelijk een werkend prototype dat de toetst met de klant kan aangaan. Leer van de resultaten, ga verder of begin opnieuw. Houdt het praktisch en resultaatgericht.

#8. Geef slim richting

Markten worden dynamischer en minder transparanter. Voorspellen van de toekomst is onmogelijk, maar richting is belangrijk. Werk vanuit scenario’s, streef naar beknopte plannen en hanteer duidelijke doelen. Houdt doelen voor ogen en pas de uitvoering aan op basis van de laatste inzichten.

#9. Informatie

Informatie is key. Zonder goede managementinformatie gebrekkige sturing en dat maakt transformeren lastig. Snelle data-uitwisseling – zowel binnen de organisatie als met haar omgeving - helpt betere informatie te genereren en aansluiting op de omgeving te houden. Streef naar eenvoud, flexibiliteit en zorg voor geharmoniseerde en geïntegreerde tools om snel informatie te verwerken, delen en te verrijken.

#10. Empowerment

Ontwikkel de capaciteiten van medewerkers zodat ze actief gestalte kunnen geven aan de loopbaan en organisatie waarvan ze deel uitmaken. Empowerde medewerkers zorgen voor transformatie of passen zich sneller aan op de gewijzigde situatie. Geef ruimte aan ontwikkeling, zorg voor tijd voor reflectie op de werkzaamheden en werk aan individuele projecten. Hanteer zoals Google de 70-20-10 regel: 70% werk aan primaire taak, 20% aan indirecte taak en 10% naar eigen inzicht. Kies voor educatie en empowerment en maak hiervan gebruik om te leiden en transformeren.

Edwin Tuin, www.victalis.nl