Arbodienstverlening is voor veel ondernemers zo’n onderwerp dat één keer wordt geregeld en daarna jarenlang nauwelijks meer aandacht krijgt. Er wordt een contract afgesloten, medewerkers worden aangemeld en zolang zich geen grote problemen voordoen, loopt het vanzelf door.

Dat is begrijpelijk. Een werkgever wil vooral weten dat er een bedrijfsarts beschikbaar is wanneer een medewerker langdurig uitvalt en dat de wettelijke verplichtingen goed zijn geregeld. Toch kunnen juist in die vanzelfsprekendheid onnodige kosten zitten.

Vooral bij kleinere en middelgrote bedrijven kan het verschil groot zijn tussen wat er jaarlijks aan arbodienstverlening wordt betaald en hoeveel ondersteuning daadwerkelijk wordt gebruikt. Een organisatie met weinig verzuim kan maandenlang een vaste bijdrage voor alle medewerkers betalen zonder dat er een bedrijfsarts aan te pas komt. Tegelijkertijd betekent dat niet automatisch dat betalen per gebruik altijd goedkoper is. Een organisatie met veel verzuim, complexe dossiers en weinig interne HR-capaciteit kan juist veel baat hebben bij een uitgebreid abonnement.

De vraag is daarom niet simpelweg welke arbodienst het laagste tarief rekent. Interessanter is de vraag of de manier waarop een bedrijf zijn arbodienstverlening inkoopt nog past bij wat het werkelijk nodig heeft.

De automatische keuze voor een abonnement

Veel werkgevers komen pas serieus met arbodienstverlening in aanraking wanneer de eerste medewerker langer ziek blijft. Op dat moment moet er snel iets worden geregeld en ligt de meest bekende oplossing voor de hand: aansluiten bij een arbodienst en daarvoor een bedrag per medewerker per maand of jaar betalen.

Daar is op zichzelf niets mis mee. Voor bedrijven die veel begeleiding willen uitbesteden, kan zo’n model juist prettig zijn. De kosten zijn voorspelbaar en één partij organiseert een groot deel van het proces.

Het probleem ontstaat wanneer een werkgever nooit meer kijkt of die constructie nog past.

Een onderneming met twintig medewerkers, weinig verzuim en slechts incidenteel een bedrijfsartsconsult heeft een heel ander gebruikspatroon dan een organisatie waar voortdurend meerdere langdurige dossiers lopen. Toch kunnen beide bedrijven jarenlang in vrijwel hetzelfde type abonnementsmodel blijven zitten.

Daar komt bij dat een vast abonnement niet altijd betekent dat alle dienstverlening in die prijs is inbegrepen. Probleemanalyses, vervolgconsulten, arbeidsdeskundige onderzoeken of andere specialistische ondersteuning kunnen afhankelijk van het pakket alsnog afzonderlijk worden berekend. Wie alleen naar de prijs per medewerker kijkt, vergelijkt dus niet noodzakelijk de werkelijke kosten.

Kijk naar wat er onderaan de streep gebeurt

Een zinvollere vergelijking begint daarom bij het verleden. Hoeveel medewerkers zijn er de afgelopen twaalf of vierentwintig maanden daadwerkelijk langdurig uitgevallen? Hoe vaak is een bedrijfsarts ingezet? Hoeveel vervolgconsulten waren nodig? Is er gebruikgemaakt van casemanagement, een arbeidsdeskundige of mediation?

Pas wanneer die cijfers naast de totale arbokosten worden gelegd, wordt zichtbaar waarvoor een werkgever werkelijk betaalt. Dat kan verrassend uitpakken. Een relatief goedkope jaarlijkse aansluiting kan door aanvullende verrichtingen uiteindelijk aanzienlijk duurder worden. Andersom kan een uitgebreid abonnement duur lijken, maar juist aantrekkelijk zijn wanneer een organisatie veel ondersteuning gebruikt en intern weinig tijd heeft om verzuimdossiers zelf te coördineren. Kostenreductie begint daarom niet met schrappen. Het begint met begrijpen waar de kosten vandaan komen.

Drie manieren om hetzelfde probleem te organiseren

Globaal zijn er verschillende manieren waarop werkgevers hun arbodienstverlening kunnen inrichten. De meest bekende is het uitgebreide arbodienstabonnement. De werkgever betaalt een periodieke bijdrage, vaak gekoppeld aan het aantal medewerkers, en krijgt daarvoor een bepaald niveau van dienstverlening en ontzorging. Voor grotere organisaties of bedrijven met veel verzuim kan dit logisch zijn. Niet alleen de toegang tot de bedrijfsarts telt mee, maar ook de administratieve ondersteuning, procesbewaking en bereikbaarheid van andere deskundigen.

Een tweede mogelijkheid is een beperkter basispakket waarbij een deel van de dienstverlening structureel wordt betaald en aanvullende verrichtingen apart worden afgerekend. Dat kan een interessante middenweg zijn. Er is continu een partij beschikbaar, maar de werkgever betaalt niet automatisch voor iedere denkbare vorm van ondersteuning.

Daarnaast bestaat de maatwerkregeling. Daarbij organiseert de werkgever de deskundige ondersteuning anders en kan er bijvoorbeeld rechtstreeks met een bedrijfsarts worden gewerkt. Daar gelden wettelijke voorwaarden voor en ook dan moet de arbodienstverlening correct zijn vastgelegd in een basiscontract.

Het financiële verschil zit vooral in de manier waarop de dienstverlening wordt afgerekend. In plaats van iedere maand voor alle medewerkers te betalen, kan ondersteuning worden afgerekend wanneer zij daadwerkelijk wordt gebruikt.

Dat model zie je vooral terug bij werkgevers die weinig verzuim hebben en niet veel waarde zien in structurele kosten voor capaciteit die zij nauwelijks benutten. Partijen zoals Flexbedrijfsarts richten de dienstverlening bijvoorbeeld op die manier in: de wettelijke basis wordt geregeld, terwijl consulten en aanvullende deskundigheid worden ingezet en afgerekend op het moment dat zij nodig zijn.

Dat is geen oplossing die automatisch voor iedere werkgever goedkoper is. Juist daarom is het belangrijk meerdere modellen naast elkaar te zetten.

De verkeerde plek om te besparen

Er zit namelijk ook een grens aan kostenreductie. Een werkgever die probeert te besparen door een bedrijfsarts pas zo laat mogelijk in te schakelen, kan uiteindelijk juist duurder uit zijn. Een verzuimdossier dat onnodig lang blijft liggen, onduidelijkheid over passend werk of een gemiste stap binnen de Wet verbetering poortwachter kan financieel veel zwaarder wegen dan de prijs van een consult.

Goedkoper organiseren betekent daarom niet minder ondersteuning inkopen wanneer die ondersteuning noodzakelijk is. De winst zit ergens anders: geen vaste capaciteit betalen die nauwelijks wordt gebruikt, maar wél zorgen dat de juiste deskundige snel beschikbaar is wanneer dat nodig is.

Dat onderscheid is belangrijk. De bedrijfsarts blijft dezelfde professionele rol houden, ongeacht het verdienmodel van de aanbieder. Ook de verplichtingen van werkgever en werknemer veranderen niet doordat de factuur anders is opgebouwd.

Niet alleen de bedrijfsarts bepaalt de kosten

Bij de vergelijking van arbodienstverlening wordt vaak vooral gekeken naar het eerste bedrijfsartsconsult. Dat geeft maar een beperkt beeld. Een langdurig dossier kan bestaan uit een eerste beoordeling, een Probleemanalyse, vervolgconsulten en later bijvoorbeeld een Actueel Oordeel. Daarnaast kan er behoefte ontstaan aan casemanagement, een arbeidsdeskundige of een mediator.

Juist die vervolgkosten bepalen uiteindelijk of een model voordelig uitpakt.

Een werkgever die verschillende aanbieders vergelijkt, doet er daarom goed aan niet alleen te vragen wat de aansluiting of het eerste consult kost, maar ook wat daarna gebeurt. Welke dienstverlening zit in het tarief? Wat wordt apart berekend? Hoeveel kost een vervolgconsult? En hoe makkelijk is aanvullende expertise beschikbaar wanneer een dossier ingewikkelder wordt? Pas dan ontstaat een eerlijke vergelijking.

De rekensom begint bij je eigen organisatie

De meest interessante besparing is dus niet te vinden in een algemene prijslijst, maar in het eigen bedrijf. 

Een organisatie met nauwelijks verzuim, een betrokken HR-verantwoordelijke en voldoende kennis om de administratieve kant zelf te bewaken, kan weinig behoefte hebben aan een uitgebreid abonnement.

Een bedrijf met veel medewerkers, meerdere langdurige verzuimdossiers en weinig interne capaciteit kan juist goedkoper uit zijn wanneer een externe partij veel werkzaamheden structureel overneemt.

Daartussen zit een grote groep werkgevers voor wie een combinatie aantrekkelijk kan zijn.

Dat maakt arbodienstverlening uiteindelijk ook minder zwart-wit dan vaak wordt gedacht. De keuze is niet simpelweg tussen “een arbodienst” en “geen arbodienst”. Het gaat om de vraag hoeveel ondersteuning een organisatie zelf wil organiseren, hoeveel risico en werk zij wil uitbesteden en hoe zij de kosten daarvan wil verdelen.

De winst zit in de inrichting

Veel werkgevers kijken bij kostenbesparing naar energiecontracten, verzekeringen, softwarelicenties en leasecontracten. Arbodienstverlening krijgt veel minder vaak dezelfde kritische blik.

Toch is het principe vergelijkbaar.

Betaal je voor wat je daadwerkelijk gebruikt? Past de contractvorm nog bij de omvang van het bedrijf? En levert de vaste maandelijkse bijdrage voldoende waarde op tegenover een model waarin dienstverlening alleen wordt afgerekend wanneer zij nodig is?

Voor sommige organisaties zal de conclusie zijn dat een uitgebreid arbodienstabonnement precies de juiste keuze is. Voor andere bedrijven kan een beperkter pakket voldoende zijn. En werkgevers met weinig verzuim kunnen tot de conclusie komen dat maatwerk en betalen per gebruik beter aansluiten.

De echte kostenreductie zit daarom niet in het simpelweg kiezen van de goedkoopste arbodienstverlener. Ze zit in het opnieuw stellen van een veel fundamentelere vraag:

Betalen we voor de arbodienstverlening die ons bedrijf daadwerkelijk nodig heeft, of betalen we vooral voor de manier waarop we die ooit hebben ingericht?