Kennis is brandstof

Vanmiddag geeft de plaatselijke directeur van MVU een afscheidsborrel voor Henk. Henk werd door zijn collega’s erg gewaardeerd. De laatste jaren werd hij op zijn gebied als bijna alwetend gezien. Hij weet duidelijk van de hoed en de rand, het vakgebied heeft weinig geheimen meer voor Henk. Hij voorzag zijn collega’s graag van advies. Hij ziet met veel plezier terug op de afgelopen 18 jaar bij MVU. Maar hij kijkt ook uit naar de nieuwe fase in zijn leven die hij straks ingaat. Er wordt Henk gevraagd of hij zijn kamer alvast wil uitruimen, er komen twee nieuwe collega’s te zitten. De opdracht klinkt simpel: of hij hoofd- van bijzaken wil scheiden en alle belangrijke dingen wil opslaan in één krat. Henk gaat voor de vijf overvolle kasten staan die uitpuilen van de paperassen, mappen, tijdschriften en boeken die hij in de loop der jaren heeft verzameld. De moed zakt hem in de schoenen. Ál deze kennis is belangrijk. Hij maakt zich zorgen. Wat gebeurt er als al zijn materiaal wordt weggegooid en als hij er niet meer is om advies te geven?

Hadden deze zorgen en frustratie van Henk voor zijn kasten vol informatie en kennis voorkomen moeten worden? Natuurlijk. Maar door wie? Iemand moet zich toch het lot van de Henk in onze organisaties aantrekken? Aan de andere kant: met Henk komt het vast dik in orde. Eindelijk kan hij elke woensdag mee gaan vissen met zijn vrienden, lid worden van de bridgeclub en bij de voetbaltraining van zijn kleinzoon gaan kijken. Mij gaat het om het lot van de organisaties onder ons die het zonder Henk moeten stellen. Ik maak me zorgen, net als Henk, wat er gebeurt als al zijn kennis op de vuilnisbelt belandt. Ik vind het dan ontzettend cliché om als adviseur te zeggen dat je in een vroeg stadium op dit soort situaties moet anticiperen. Dat is je er natuurlijk met een Jantje van Leiden vanaf maken. Er moet een praktische oplossing zijn.

Hier en daar het spreekwoordelijke wiel opnieuw moeten uitvinden gebeurt overal wel eens, maar het is frustrerend als het op een simpele manier voorkomen had kunnen worden. Neem de metafoor van een auto. Ik pleit voor een benadering waarin je de kennis in organisaties ziet als de brandstof voor auto’s. Om economisch of milieuvriendelijk te rijden wil je zoveel mogelijk meters maken met je getankte brandstof. Op het dashboard houd je precies in de gaten of je zuinig genoeg rijdt. Meters en tellers geven aan hoe het er met de brandstof voor staat. Je motor loopt goed omdat je de juiste benzine in je tank hebt. Wat je dan helemaal niet kan gebruiken is een gaatje in je tank waardoor je kostbare benzine verliest.

Met een soort dashboard zou je ook de kennis in organisaties in de gaten moeten houden. Om zo te voorkomen dat kennis, als brandstof, weglekt. En natuurlijk moet je tijdig inspringen als je kennis dreigt kwijt te raken. Met een dashboard zou je kunnen bijhouden of er kennis tekort is of ergens onderweg verloren dreigt te gaan. Om te voorkomen dat Henk radeloos voor zijn kasten vol kennis staat, zorg je dat je een duidelijk overzicht hebt van die kennis. Tel je daarbij de kennis van zijn collega’s op en het feit dat Henk binnenkort met pensioen gaat, dan komen een aantal kennisgebieden naar voren die kwetsbaar zijn. Kennis die Henk bezit, maar zijn collega’s niet. Op deze kwetsbare gebieden moet je bedacht zijn en vroegtijdig kennisoverdracht aangaan. Door een dashboard wordt kennis die in de organisatie aanwezig is, zichtbaar. Door middel van het dashboard voor kennis kan je altijd zien: “Hebben we nog genoeg of moeten we alweer tanken?”.

Jelma Benus
Consultant bij Resense – specialist in kennis zichtbaar maken