De Intensieve Maatschappij (1b)

Vervolg op 1a.

Nederlandgaatdigitaal.nl was van de overheid eens een stokpaardje om papierverbruik en woon-werkverkeer terug te dringen. Op een prijsuitreiking voor de meest innovatieve bedrijven in 2001 ontving ik een stapel papier ter ondersteuning van het seminar. Gegrinnik in de zaal toen ik om digitale documenten vroeg. De prijswinnaar was Otto (verzendhuis) met het vooruitstrevende telewerken van de medewerkers. Otto heeft inmiddels zijn medewerkers weer naar kantoor gehaald.

Het verminderen van papierverbruik kan alleen maar geschieden als er een cultuuromslag komt. Ik doel niet op beeldende kunst of muziek, maar de cultuur tussen de oren.
Papiergebruik in kantoor kost per strekkende meter tussen de 1000 en 2000 euro per jaar aan exploitatiekosten. Ieder jaar pffffft... weg. Op het moment dat ik voorstel om deze kosten met 50% te reduceren glimmen direct de ogen van de zo door Jaap Peters en Geert Mak verfoeide managers en bestuursleden. Deze (interim) managers en bestuurders denken dan direct 50 % van de medewerkers te kunnen lozen. Maar over die kosten heb ik het niet. Dezelfde medewerkers kunnen veel meer ontspannen werken als hun kantoor is voorzien van goed gereedschap en een perfecte beloning om er goed mee om te gaan. Dan komt er meer en kwalitatief beter werk uit hun handen. Hierover meer in het volgende artikel.

---------------------------------------------------------------------------
Hier wel een praktijkvoorbeeld.
Een vestiging in Nederland van een groot internationaal bedrijf in de farmaceutische industrie kreeg opdracht om op korte termijn kosten te sparen. Op de archiefafdeling liep net een onderzoek om het archief op te schonen en alle relevante zaken digitaal op te slaan. In een voorstel aan de directie werd uitgelegd dat hierdoor het archief beter toegankelijk zou zijn en dit de archiefkosten op termijn zou drukken. In het voorstel was een planning gemaakt voor over een periode van twee jaar. De bezetting zou van 12 mensen naar 8 kunnen als de zaken gerealiseerd zouden zijn. De motivator was de oude chef van de afdeling en hij had vier jonge medewerkers die hiervoor enthousiast aan het werk wilden. De oude chef hoopte binnen 2-3 jaar (samen met nog twee oudere medewerkers) in de VUT te gaan en wilde graag het archief in goede handen achterlaten. De directie was ook heel enthousiast, maar moest vanwege een opgelegde reorganisatie de personeelsgrootte sterk reduceren. Voor de omzetting waren extra handjes nodig, maar het mocht niet baten. De oudere werknemers konden niet vervroegd in de VUT, maar de vier jongelieden hadden een jaarcontract dat net afliep. U kunt het raden. Een directe besparing van enkele duizenden euro’s per maand, maar geen efficiënt digitaal archief. Sterker nog. Toen een half jaar later er een proces liep tegen het bedrijf konden de essentiële documenten voor het noodzakelijke verweer niet op tijd bij de rechtbank zijn. Dat resulteerde in een miljoenenclaim. De rechter besliste makkelijk bij gebrek aan tegenbewijs.
----------------------------------------------------------------------------

Nogmaals weggegooid geld door bemoeienis van de overheid.
Door ingrepen van het kabinet en de ministerraad is er de laatste jaren veel veranderd door privatisering van overheidsinstellingen. Denk aan PTT, Nederlandse Spoorwegen en de Nutsbedrijven. Veelal met het verhaal dat de concurrentie de diensten aan de Nederlanders beter en goedkoper zou maken. We willen niet terug naar de oude ambtenarenmentaliteit, natuurlijk. Maar door de vele reorganisaties, het wisselen van (interim)management. Door het veranderen van ideeën, enzovoort zijn hier de ergernissen en de prijsverhogingen opgestapeld. Vooral de KPN (en andere telefoonbedrijven) en de Nutsbedrijven voeren het nutteloze energiegebruik op. Let maar op de reclame die er verspild wordt. Een groot deel van de bevolking is er nog vatbaar voor ook. Wat wil je als je na het verlopen van je contract weer gratis een nieuwe mobiel krijgt met allerlei mogelijkheden die schijnbaar niets kosten. Dat er al twee-drie nog goed werkende telefoons in de kast liggen of in de vuilnisbak zijn verdaagt heeft de interesse van de provider niet. Dat er geen zicht is op de kosten blijkt wel uit de vele jongeren die hun schuld gigantisch hebben zien oplopen. In de jaren vijftig en zestig spaarde je voor later. Nu geven ze het vooruit uit! Punt UIT.

Leo Hooijmans is redactielid van FMI (Facility Management Informatie) en werkzaam bij Galileo & Partners.
galileo@npartners.nl - www.hetkantoorgebouw.nl - www.hooijmans-noordwijk.nl