Intensieve Kantoorhuisvesting (2)

Dit is een samenvatting* en een vervolg op de Intensieve Maatschappij (1) Kantoorinnovatie staat al jaren in de belangstelling. In de jaren zestig en zeventig waren de kantoortuin en SBS (Sick Building Syndroom) de onderwerpen van seminars en vakbladen.

Contrastrijker als nu zijn de kantoren nog nooit geweest. Tenminste op de plek waar de doorsnee medewerker de arbeid moet uitvoeren. Er zijn plekken waar het kantoor er nu niet anders uitziet als in de jaren ‘20. Opstellingen van 4 tot 6 tegen elkaar geschoven werkplekken. Er staat een PC op het kunststof blad en men zit op een moderne bureaustoel die zelden ingesteld staat zoals in de arbonormen staat voorgeschreven.
Een paar bedrijven zijn bezig met kantoorinnovatie. Voorbeelden zijn Interpolis, ING en ABN-AMRO. Een schijnwereld aan de buitenkant van een gebouw, de entree, bedrijfsrestaurant, directie en ontvangstzalen. Op de werkvloer van de ‘kantoorarbeider’ vervalt men alweer snel naar het concept uit de jaren twintig. Kamerkantoren met 2-6 mensen in één ruimte.

Huisvesting wordt meestal ad-hoc bekeken en besloten. In goede tijden worden gebouwen gebouwd die in perioden van recessie te hoge exploitatiekosten hebben en dan worden afgestoten. In slechte tijden worden slechte gebouwen gebouwd die in goede tijden niet voldoen. In beide gevallen altijd een verspilling van kapitaal. Een lange termijnvisie voor gebouwen is belangrijk. Maar wie heeft er nog een lange termijnvisie? Bestuursleden nauwelijks en interim managers zeker niet. Van moderne IT en telecommunicatie geen verstand. Dat besteden ze uit. SLA’s (Service Level Agreements) voor maincontractors. De eerste twijfels dat dit iets oplevert worden al geuit.
De trend is ingezet dat veel facilitaire organisaties zullen afslanken naar een regie-organisatie en de uitbesteding aan maincontracters zullen doen. Misschien nog wel sneller dan dat de maincontracters er klaar voor zijn. Net zo min als vele facilitaire bedrijven verstand van huisvesting hebben is de verwachting dat maincontracters dat zullen hebben. Die gaan eerst hun tijd besteden aan organiseren en incasseren. Huisvesting komt pas over een paar jaar als er van alles verkeerd blijkt te gaan.

De verantwoording neerleggen bij architecten en/of projectbureaus heeft ook geen zin. Al jaren gaat in de (Nederlandse) bureaus de interesse uit naar techniek en creativiteit. Laat staan dat er interesse is voor het arbeidsomstandigheden van de medewerkers op de werkvloer.

Een voorbeeld:
In een call-center van een nationaal opererend bedrijf had de Arbodienst, binnen twee jaar, driemaal een onderzoek uitgevoerd naar klachten van de medewerkers. De rapporten werden door de medewerkers niet begrepen. De Arbodienst ging geheel voorbij aan de oorzaak van de klachten. De aandacht werd gefocust op de (extra) airconditioning en hoe deze ingesteld moest worden.

Het Call-center had een eervolle vermelding gewonnen vanwege het innovatieve kantoorconcept. Aan het concept en de organisatie kon (mocht) het zeker niet liggen.
De zichtbare klachten waren hoofdzakelijk irritaties en pijn aan het hoofd, keel, en ogen. Opmerkingen waren: het wordt hier pas lekker op woensdagmiddag. In de winter te koud en zomers te heet. De onzichtbare klachten waren concentratieverlies en een hoog foutpercentage. Zo hoog dat het betreffende bedrijf het in de media goed deed bij het slechte nieuws. Zelfs op TV werd er aandacht aan besteed.

Een onderschat probleem is dat concentratieverlies kan leiden tot een groot productie- en kwaliteitsverlies. Wat heeft men aan een manager die omstreeks 15:00 uur nog de besluitkracht heeft van een 12-jarige?

Oorzaak: aan licht, lucht en geluid werd geen professionele aandacht besteed. De in gebruik zijnde netto vierkante meters waren 25% onder de minimale norm. Zo kan men geen optimaal functionerend kantoororganisatie verwachten.

Prop veel mensen in een (slecht gebouwd) kantoor. Zet er een airco op die voor een productiehal geschikt is. Na de gekke koeienziekte, vogel- en varkenspest kan je doorrekenen dat het stresskippen worden.

Het is natuurlijk niet goed dat door een goed ingericht kantoor een telefoontik of stroomstoot 0,0001 eurocent meer moet kosten. Bovendien is het leuk om op TV te komen als de organisatie niet goed functioneert.

Het cynische is dat dit slechts één voorbeeld is van de velen.

Het kan anders en op den duur spaarzamer.

Rust in de organisatie en een goede werkvloer vragen een goed investeringsklimaat in huisvesting, middelen en vooral opleiding en begeleiding.

Minder managementcursussen om (valse) kosten te drukken en meer opleidingen voor kantoorhuisvesting en kantoororganisatie kunnen de werkomstandigheden en motivatie in kantoor sterk verbeteren.

*Lees het complete verhaal op www.hetkantoorgebouw.nl achter de knop ‘Publicaties’

Leo Hooijmans is redactielid van FMI en werkzaam bij Galileo & Partners.
www.hetkantoorgebouw.nl - www.hooijmans-noordwijk.nl