Hoe je online op de onderstroom kunt surfen

“Vanaf de lock down hoor ik veel mensen klagen over online werken: ze voelen zich eenzaam, hebben het gevoel dat ze te weinig kunnen bijdragen en komen doodmoe achter hun scherm vandaan. Zelf ervaar ik dat helemaal niet zo. Ik vroeg me daardoor af wat ik anders doe en hoe ik die kennis kan overdragen. Dit artikel is het antwoord op deze vraag.”

Nog steeds is online werken voor de meeste mensen een vorm van ‘roeien met de riemen die je hebt’. Alle informatie en contact is functioneel en de sociale elementen worden door veel mensen gemist. Jammer, want via die informele contacten en sociale elementen krijg je informatie uit de onderstroom. En dat blijkt misschien wel veel belangrijker te zijn dan we ooit gedacht hadden. Als je niet wilt omvallen door alles wat je mist, zul je de onderstroom ook online in beeld moeten zien te krijgen. Zeker nu corona minder makkelijk verdwijnt dan gehoopt en thuiswerken voorlopig de norm blijft.

“Toen de lock down net begon vond ik online werken eigenlijk wel prettig” zo vertelt Esther. “Het scheelde me veel reistijd en ik kon lekker mijn achterstanden wegwerken. Maar nu verlang ik er naar mijn collega’s weer te zien. Ik mis de gesprekjes om niks en ik heb soms het gevoel dat ik een beetje aan het afdrijven ben: ik heb eigenlijk geen idee meer wat er in de rest van de organisatie gebeurt. Mijn directeur praat me wel bij maar dat is toch niet hetzelfde.”

In dit artikel geen rijtjes met vluchtige tips, maar zinvolle informatie met praktische toepassingen. Want als jij weet hoe je de onderstroom goed organiseert, werkt dit vóór je, in plaats van tegen je. Dan maakt het helemaal niet meer uit of je online of fysiek werkt.

Over de onderstroom

De onderstroom wordt gevormd door de verborgen, onderlinge verbindingen in een organisatie, team of project. Het succes of falen van online samenwerken ligt in hoe goed je verbinding kunt maken met het werk vanuit je thuiswerkplek.

Dus als je door hebt hoe de verbindingen in systemen functioneren, kun je er in online werken heel gemakkelijk je voordeel mee doen. Het gaat hier niet om de fysieke verbindingen zoals de snelheid van je computer of de internetsnelheid van je glasvezelkabel maar om de innerlijke verbindingen die jij maakt met je werk, je collega’s en de organisatie. Waar je voelt dat je bij hoort, waar je onderdeel van bent.

Esther uit het voorbeeld voelt zich inmiddels nauwelijks nog onderdeel van de organisatie. Ze doet haar best maar mist veel informatie en raakt langzaamaan geïsoleerd. In slechts vier stappen kunnen Esther en al die andere mensen die dit dagelijks ervaren, gemakkelijk weer toegang krijgen tot die onderstroom:

Stap 1 Maak je wereld groter

Esther: “Ik heb inmiddels een werkplek ingericht in wat eerst een inloopkast was. Ik zit daar de hele dag en zie en spreek eigenlijk niemand. Ja online wel, maar dat telt niet. Op kantoor lunchten we altijd samen en de week sloten we af met een borrel. Nu eet ik m’n eentje een boterham en laat daarna de hond uit.”

Door het vele thuiswerken wordt je wereld automatisch kleiner. Het gebrek aan verbindingen met anderen gaat ten koste van de motivatie en het gevoel een zinvolle bijdrage te leveren. Het gaat je gelijk beter wanneer je het systeem waar je bij hoort expliciet een plaats geeft in je online meetings. Heb het erover. Laat een foto zien van de impact die jij met je team hebt: hier doen we het voor. Het werk van Esther gaat bijvoorbeeld over het verbeteren van gezondheid van kinderen. Zij zou met haar team de kinderen om wie het gaat, in de meetings in beeld kunnen brengen.

Als je kunt voelen dat jouw bijdrage ertoe doet, heb je toegang tot meer informatie en energie. Gebruik ook social media op een slimme manier: zo kun je ook je wereld groter te maken. Volg op LinkedIn anderen uit jouw vakgebied en neem actief deel aan de gesprekken die plaatsvinden.

Stap 2: Kies je de juiste plek

Esther: “In mijn projectteam heb ik als secretaris een bepalende functie. Ik moet zorgen dat ik precies weet wat iedereen doet. Ik zorg er ook voor dat iedereen zijn afspraken nakomt en beheer de agenda van onze projectteamoverleggen. Ik ben de spil van het project maar door al dat online werken weet ik niet meer wie wat doet.”

Nadat je je wereld weer groter hebt gemaakt, is het belangrijk dat je de plek kiest die jij in die wereld hebt. Veel mensen zetten, net als Esther, zichzelf of hun functie centraal. Laten alles daar om draaien. Maar feitelijk is iedere functie een schakel in een groter geheel, niet de centrale as. Het verschil tussen die feitelijkheid en hoe je het beleeft wordt door het online werken sterk vergroot. Draai het om: zie jezelf als schakel in een grotere context. Een belangrijke schakel weliswaar, zonder jou zou het niet hetzelfde zijn, maar toch niet meer dan een schakel. In de rol van secretaris heeft Esther bijvoorbeeld een organiserende functie in planning en informatiemanagement. Maar het succes van het project hangt niet van haar af. Wanneer Esther in haar denkwijze deze ordening zou kiezen, zou ze heel gemakkelijk kunnen zien met wie ze echt in contact moet zijn en waarover. Haar bijdrage zou direct effectiever zijn, wat leidt tot meer werkplezier en motivatie.

Stap 3 Werk vanuit een veld

Esther: “Een van de dingen waar ik écht goed in ben, is het aanvoelen van het momentum. Ik heb een goed gevoel voor timing, bijvoorbeeld voor het moment van het inplannen van een overleg. Online vind ik dat veel moeilijker, de afstand is gewoon veel te groot geworden.”

Als je je wereld groter hebt gemaakt en je hebt de goede plek ingenomen, dan ontstaat er automatisch iets heel interessants: het werk dat je doet heeft weer context en meer perspectief. Esther zou bijvoorbeeld regelmatig stakeholder analyses kunnen maken. Juist door dit regelmatig te doen, kan ze heel goed zien hoe het project zich ontwikkelt waardoor haar gevoel voor timing weer gevoed wordt. De context en het perspectief geven automatisch toegang tot het onzichtbare maar zeer voelbare deel van de organisatie waar gewoonten en normen wonen. In systemisch jargon heet dit een 'veld'.

Een veld bevat alle informatie van een systeem. Het bevat informatie over alles wat er ooit gebeurd is, over waarom een systeem ooit is opgericht en over wat er in potentie mogelijk is.

Dat veld is eigenlijk veel praktischer dan het klinkt: denk maar eens aan hoe weinig tijd je in een nieuw team eigenlijk nodig hebt om door te hebben hoe de hazen lopen. Dat intuïtieve aanvoelen van de normen, dynamiek en gewoontes is het veld van een team.

Of dat project waar je ooit aan werkte waarin alles vanzelf leek te gaan. Dat je elkaar naar een hoger niveau tilde. Dat is werken vanuit een veld. Het gevoel voor timing van Esther komt hieruit voort. Esther zou ook in haar voormalige inloopkast, voorwerpen kunnen plaatsen die direct naar het werk verwijzen. Of posters ophangen die bij de campagnes gebruikt worden of een grote print van de projectplanning. Zodat ze letterlijk de juiste context waarin ze werkt, om zich heen heeft. Als ze dit doet nadat ze stap 1 en 2 heeft genomen, heeft ze toegang tot alle informatie uit dat veld.

Stap 4 Zet je lichaam aan

Esther: “Op kantoor zit ik in een ruimte met drie collega’s en heb ik veel overleggen. Ik loop van afspraak naar afspraak. Door het thuiswerken zit ik eigenlijk de hele dag op een stoel, er is niks om naar toe te gaan. Ik kijk de hele dag naar een scherm, mijn ogen zijn aan het einde van de dag soms echt moe.”

Informatie uit de onderstroom komt in de vorm van fysieke reacties. Bijvoorbeeld in de vorm van een onderbuikgevoel, hartkloppingen bij een nieuw idee of een hoge adem als je iets zeggen wilt. Als je lichaam aanstaat dan kun je waarnemen wat er met jou gebeurt tijdens de meeting. Krijg je hartkloppingen als iemand iets zegt? Interessant! Waar reageer je op via hartkloppingen als signaal? Vaak is dat bijzonder relevante informatie die we helaas nauwelijks gebruiken omdat dit in de bovenstroom irrelevant is. Vanuit de onderstroom vertellen die hartkloppingen je misschien wel dat het heel spannend is wat er staat te gebeuren. Je zou hardop kunnen benoemen dat het spannend is of de anderen vragen waar het spannend is. Als die hartkloppingen informatie uit het veld bevatten en je geeft het betekenis, dan verdwijnen de hartkloppingen als signaal. Raar? Ja. Voor je analytische brein wel, die heeft feiten en voorbeelden nodig als informatie. Raar of niet: de informatie de je nu hebt is rijker en relevanter geworden.

Esther zou hier gebruik van kunnen maken door, voor ze met iets nieuws begint, een korte bodyscan te doen. Een bodyscan is dat je in gedachten even checkt hoe met je lichaam gaat: hoe je op je stoel zit, of je het warm hebt of juist koud, voelen hoe je hart klopt of luisteren naar je ademhaling. Of door na iedere online meeting even op te staan, een beetje rond te lopen en te stretchen. Alle vormen waarin je voelt hoe het met je lichaam gaat, zijn geschikt.

Online werken: zoek de onderlinge verbindingen

Meer dan ooit lijkt het bij online werken nodig om ook de informatie uit de onderstroom onderdeel te laten zijn van onze plannen en besluiten. De informatie uit de onderstroom komt namelijk voort uit hoe we onderling verbonden zijn, ook als we dat dagelijks op onze thuiswerkplekken niet direct zo ervaren. De vier stappen uit dit artikel bewijzen dat contact krijgen met de onderstroom, online net zo gemakkelijk kan als fysiek.

Klik op deze video voor een uitgebreidere uitleg over de onderstroom.

Siets Bakker is organisatieadviseur en auteur van het boek Rake Vragen – breng beweging in situaties die vastzitten (2018)