Shadow-IT omvat alle IT die binnen een organisatie buiten de IT-afdeling om gebruikt wordt. Dit betreft zowel hardware als software. Denk bijvoorbeeld aan (online) applicaties als Google Docs of persoonlijke smartphones en tablets. Door de constante stroom van nieuwe webapplicaties, vindt veel van deze shadow-IT tegenwoordig online plaats.

We willen het nú

Hoe en waarom shadow-IT ontstaat is simpel: medewerkers weten wat ze willen en ze willen het nu meteen. IT-afdelingen zijn echter niet altijd bereid of in de gelegenheid om het (meteen) aan ze te geven. Dit kan bijvoorbeeld zijn doordat ze het al veel te druk hebben met een ander project, of omdat ze nog niet helemaal zeker zijn over de veiligheid van het programma dat de medewerker wil hebben. Maar met zoveel IT-oplossingen die gewoon online te vinden zijn – soms ook nog gratis – is het net zo makkelijk voor de medewerkers om het dan maar op eigen houtje te gaan gebruiken.

Shadow-IT gevaarlijk?

Shadow-IT is in veel gevallen onschuldig, en zoals de meeste dingen heeft het ook haar positieve kanten. Het kan bijvoorbeeld innovatie en productiviteit stimuleren, doordat medewerkers zelf op zoek gaan naar manieren om effectiever te werken. Er zitten echter ook nadelen aan die nare gevolgen kunnen hebben voor een organisatie.

Lees ook:

Vier succesfactoren voor de transformatie naar digital business

Eén van de belangrijkste nadelen is het beveiligingsrisico. Als je gebruik maakt van IT buiten de IT-afdeling om, dan heeft de IT-afdeling hier logischerwijs geen invloed op. Dit betekent dat zij niet zeker kunnen zijn over de veiligheid van de gebruikte programma’s en devices (en de manier waarop deze gebruikt worden). Het lijkt misschien geen probleem om gevoelige bedrijfsinformatie in de cloud op te slaan, maar als de betreffende cloudservice zich niet bekommerd om beveiliging, loopt de organisatie een groot risico.

Een ander heikel punt is compliance. Regels rondom het bewaren van data en gegevens worden steeds strenger en verschillen per land. Door het gebruik van shadow-IT is het voor de IT-afdeling niet meer duidelijk of de organisatie wel aan de wet- en regelgeving voldoet. Bovendien is het, als er een datalek ontstaat, bijna niet te traceren welke data het precies is en wie deze data in zijn of haar bezit heeft gehad.

Domweg inefficiënt

Een wat onschuldiger nadeel van shadow-IT is dat het vaak domweg inefficiënt is. Medewerkers proberen dan wel makkelijker en efficiënter te werken, maar hoewel sommige taken en processen inderdaad verbeteren, bemoeilijkt het andere.

ArrayTen eerste zorgt het voor een onoverzichtelijke wirwar van losse applicaties en bestandslocaties. Tevens werken alle medewerkers met andere programma’s en bestandssoorten, waardoor informatie minder makkelijk uit te wisselen is. Dit werkt de vrije informatiestroom binnen een organisatie tegen.

De positieve draai

Shadow-IT biedt voor sommige medewerkers een uitkomst, maar voor een organisatie extra risico. Het is daarentegen wel een kans om te zien wat jouw medewerkers nodig hebben en deze informatie in jouw voordeel te gebruiken. Er moet een balans gevonden worden tussen het in staat stellen van de medewerkers om te gebruiken wat ze nodig hebben, en de controle houden over hoe dat (veilig) gebeurt.

ArrayShadow-IT zal steeds blijven terugkeren, tot een passend alternatief wordt geboden

Online gaan werken, bijvoorbeeld met Office 365 of Workspace 365, is hiervoor een oplossing. Een werkplek in de cloud is makkelijk samen te voegen met bestaande systemen en door medewerkers te personaliseren, op basis van hun rol binnen de organisatie. Alle data kan worden opgeslagen in een beveiligde cloud en is toegankelijk vanaf elke locatie en elk device, net als applicaties. Zo kunnen medewerkers snel, maar op een veilige manier, krijgen wat ze nodig hebben in een gecontroleerde omgeving.

Ongewenste activiteiten binnen een bedrijf worden vaak meteen de kop ingedrukt, zonder dat er wordt afgevraagd waarom dit gedrag ontstaat. Dit is ook het geval bij shadow-IT. Het zal steeds blijven terugkeren, tot er een passend alternatief wordt geboden of er een compromis wordt gesloten.

Hoe ga jij om met shadow-IT binnen jouw organisatie?

Kennisbank onderwerpen:

U heeft een gratis lidmaatschap

Upgrade naar een PRO-abonnement voor € 4 per maand of € 30 per jaar en ontvang:

  • onbeperkt toegang tot alle artikelen.
  • geen commerciële emails en geen reclame op de site.
  • de keuze of u wel of geen nieuwsbrief wilt ontvangen
  • het E-book: Negotiating as emotion management t.w.v. €8.00
UPGRADE NAAR PRO-ABONNEMENT >>

Kennisbank onderwerpen:

 

Reageer

Na het plaatsen kunt u uw reactie nog 30 minuten aanpassen.

x
x