Een goede manager rookt een sigaretje.

Een goede manager haalt het maximale uit zijn mensen. Maar hoe doe je dat? Daar kunnen boeken over worden volgeschreven. Maar in de loop der tijd heb ik een uitgangspunt geleerd die met een mooie metafoor kan worden uitgelegd: een goede manager rookt een sigaretje.

De metafoor heeft te maken met de manier waarop de werkzaamheden zijn georganiseerd. De oorsprong bevindt zich bij een productiefabriek. Vanwege de hoeveelheid vraag uit de markt heeft dit bedrijf vrijwel twee identieke productielijnen. De producten die geproduceerd worden zijn ook vrijwel identiek. Echter, de lijnen worden aangestuurd door twee verschillende productiemanagers. Deze twee managers zijn beide verantwoordelijk voor het operationeel houden van hun eigen productielijn. Ze zijn beide verantwoordelijk om hun eigen lijn zo efficiënt mogelijk te laten draaien.

Een van de twee is een gedreven persoon en is vast besloten om de beste resultaten te halen. Hij deed daarom erg zijn best om de lijn op maximale capaciteit te laten draaien. Hij motiveerde zijn mensen om zo efficiënt mogelijk te werken en hij deed erg zijn best om de verschillende machines zo goed mogelijk om op elkaar af te stemmen. Tot zijn grote frustratie waren de resultaten van zijn lijn slechter dan die van zijn collega. Hij had daar ook wel een verklaring voor: de machines van zijn lijn zijn slechter. Ze vallen vaker in storing en daardoor liep hij gewoon productietijd mis.

De andere productiemanager vond zijn collega een veel te opgewonden baasje. Hij begreep wel waarom zijn lijn beter liep dan die van zijn collega. Deze productiemanager maakte zich minder zorgen over zijn efficiëntiecijfers. ‘Een motor die op volle toeren draait raakt oververhit’ was zijn visie. Hij heeft daarom de productielijn niet op maximale productie afgesteld. De mensen die aan de lijn stonden konden het tempo goed bijhouden. Zij waren daardoor meer tijd en waren ook meer gemotiveerd om storingen te voorkomen. Hierdoor hield de tweede productiemanager tijd over om zich met andere dingen bezig te houden. Hij stond regelmatig buiten om een sigaretje te roken. Iets waar de andere productiemanager meestal geen tijd voor had.

We hebben het hier over een typisch geval van de wet van de verminderde meeropbrengst. De eerste productiemanager probeerde de productie nog verder te verhogen, maar dit resulteerde juist in een lagere productie. Toch is hier nog een les te leren. Drukke gedreven managers zijn niet altijd de beste managers. Je moet je gedegen afvragen dat wanneer mensen het altijd druk hebben zij hun werk wel op de goede manier organiseren. Een goede manager moet werk kunnen delegeren en moet ervoor kunnen zorgen dat hun ondergeschikten hun werk zo efficiënt mogelijk doen. De tweede manager heeft zijn productie proces goed georganiseerd en heeft ervoor gezorgd dat zijn mensen gestaagd aan het werk blijven. Ze hoeven niet op de manager te wachten om de machine weer uit storing te halen. Leer van deze tweede manager. Zorg ervoor dat je niet altijd brandjes aan het blussen bent. Zorg ervoor dat je tijd over hebt om een sigaretje te roken.