Op de LinkedIn Group “Nederlandse Business Intelligence Community” is momenteel een interessante discussie over De Excel Tijdbom. De stelling die bevochten wordt is deze:
“Van Excel kom je niet meer af, net zoals van dat heerlijke paar versleten pantoffels. Excel uitbannen uit Business Intelligence is een desillusie. Gesloten BI systemen bieden geen oplossing voor gebruikers”
Ik ging er even goed voor zitten. Mijn verwachting was dat deze stelling volledig met de grond gelijk werd gemaakt. Ik was dan ook erg verbaasd om te lezen dat de vele reacties in grote mate de stelling ondersteunden. De hardcore Business Intelligence consultants zijn er meer en meer van overtuigd dat Excel een goede toevoeging is op bestaande systemen.
Dat is echt een andere instelling dan een aantal jaar terug. Spreadsheet fouten zorgden voor een grote scepsis bij consultants en in het bedrijfsleven. Voorbeelden zijn er genoeg. Bijvoorbeeld het Canadese energiebedrijf TransAlta, dat door een verkeerde spreadsheet € 24 miljoen teveel betaalde voor een contract. "It was literally a cut-and-paste error in an Excel spreadsheet that we did not detect”, aldus CEO Steve Snijder.
Of bij het Britse C&C, het bedrijf achter Magners Cider. Zij rapporteren onterecht een forse daling van de verkopen, wat zorgde voor een daling van 15% van de aandelen… “it was basically human error…there’s nothing wrong with our systems”, gaf CFO/COO Stephen Glancey aan.
Ook de Dilbert cartoonist Scott Adams is een fel tegenstander van spreadsheets. In deze cartoon drijft hij er al in 1993 de spot mee.
Vandaag de dag zijn er eveneens veel negatieve geluiden te horen over het gebruik van spreadsheets. Wekelijks probeer ik mensen te overtuigen van de toevoegde waarde van Excel. Maar ik had niet eerder een discussie van professionals meegemaakt waar spreadsheets (lees: Excel) zo openlijk werden verdedigd. Nota bene door BI consultants, die onder andere hun brood verdienen met het elimineren van spreadsheets als rapportagemiddel.
Wat is de reden van deze omslag? De technische verbetering van spreadsheets kan het niet zijn. Oke, met de komst van Excel 2007 en Excel 2010 zijn de (grafische) mogelijkheden sterk verbeterd. Maar de bezwaren van het eerste uur zijn daarmee niet weggenomen. Ook Excel 2010 is erg open en flexibel, wat gelijk de grote kracht en het grote risico is.
Dan moet het wel een kwestie van voortschrijdend inzicht zijn. Het inzicht dat de gebruikers zijn vergroeid met Excel. En een goed alternatief is er blijkbaar nog niet voor in de plaats gekomen. Om met een van de deelnemers van de LinkedIn discussie te spreken: “afpakken werkt niet”. Het alternatief? Een goede Business Intelligence basis, waar Excel als rapportageschil overheen ligt. Daarmee is data integriteit geborgd, en zijn alle nadelen van spreadsheets beheersbaar. En de eindgebruiker? Die kan heerlijk verder werken in Excel.
René Slagter, partner van InfoManagers, auteur van “Rapporteren in Excel”.
Kom met uw praktijkervaringen op het terrein van managen en organiseren
Deel uw kennis, schrijf 3 columns of artikelen en ontvang een gratis pro-abonnement (twv €200)
Word een pro!
SCHRIJF MEE >>
Eerst maar even “het pakketje”. Excel is een een van de mooiste stukken gereedschap die ik ooit gezien heb. Het is zoiets als een waterpomptang: alles past bijna op alles. Insiders weten dat de functionaliteit dramatisch goed is en het kost vergelijkenderwijs bijna niets (168 euro schoon aan de haak bij Bol.com). Prijs/kwaliteit verhouding is extreem goed. De keuze is niet vrij: de hele zakelijke wereld werkt ermee. Communicatie met look alikes is niet altijd vlekkeloos, vandáár. En, oh ja, op Apple is de performance niet optimaal, vooral niet bij grote files. Samenvattend: het pakketje is een geschenk uit de softwarehemel.
De “discussie” over Excel is moeilijk omdat de digibeten er niets van weten en de “experts” het leeuwendeel van de trammelant veroorzaken. De oorzaken van fouten (met vaak gigantische financiële consequenties) liggen voor bijna 100% in het gebruik en met name de modelbouw. Er is een hele rits van fouten met copiëerfouten als absolute nr 1. Eusprig, een organisatie die al vanaf het begin monitort wat spreadsheets aanrichten heeft het over een schade van US$ 740 mln over de periode 1-1-95 tot juli 2009. Niet gering. Dan zijn er een aantal zaken mbt beheer, zoals beveiliging, foute data, verkeerde formules etc. Wie het naadje van de kous wil weten, zie link onderaan.
Gebruikers
De gebruikers beslaan het hele scala van absolute digibeet tot en met tovernaar. Maar iedereen die kan optellen en aftrekken fietst in een paar minuten weg op Excel. Maar een goed model bouwen is een héél andere zaak. Zoiets als Mecano of Lego: de één maakt er de meest fantastische dingen mee, maar de ander komt niet verder dan een huisje of zo.
Maar het vergelijk is niet goed: Excel is eigenlijk te vergelijken met de Professionele versie van Fisher boudozen, de Scientific versie, waarmee je in miniatuur hele fabrieken kunt bouwen: werkend!!!. En dat laatste maakt Excel tot een mitailleur in handen van een kleuter.
Bekende valkuilen.
Een bekende is de datumwaarde. In Excel schrijven we niet in AD (Anno Domini), maar in AG (Anno Gates). Dat is bedoeld om eenduidigheid te creren, maar . . . . even goed opletten. Een datum geschreven als 12-7-2011 genereert de datumwaarde 40736 terwijl 7-12-2011 40884 genereert en da’s wel even wat anders. Wel FF checkuh dus. Een andere topper is copiëren zonder de cel waarmee gerekend wordt vast te zetten. Rekenen met uren, minuten en seconden is lastig (60 tallig voor uren en seconden, 24 voor uren), maar in de procestechnologie komen milli- en nano seconden voor. En die schrijf je weer tien-tallig.
Performance Indicatoren
Grootboek en balans zijn niet geschikt om perfomance van een bedrijf te meten. Ook CRM, ERP en andere processoftware produceren vaak niet de benodigde data. Je kan ze wel benoemen, maar daarmee zijn ze nog niet beschikbaar. Je moet ze meten, inbrengen in een systeem etc. Geen nood: de eindgebruiker grijpt zijn Excel-mandje en sprokkelt de benodigde data handmatig zelf bij elkaar. En als ze er niet zijn dan MÀÀKT ie ze: berekend, geschat, natte vinger, kristallen bol etc. Even een modelletje en . . . hoppa: versie 1.83 is geboren. Geen naam van de auteur, geen datum, geen bronvermelding, geen versiebeheer, geen mutatietracking, geen status (accordatie) etc. Het is op deze plek dat de fouten ontstaan die als een veenbrand door het bedrijf gaan. Blussen helpt dan niet: ze komen op een andere plaats dwars door het Heugafelt. Disaster looking for place to happen.
En tòch zijn er pluspunten.
Werken met Excel is net zo verslavend als een Sudoku oplossen of knutselen met Lego. Het geeft de manager het vertrouwen dat de zaak klopt (zelf gebouwd) en dat de voorstellingswijze goed is voor ZIJN toko. Hij kent het boekje “How to lie with statistics” uit z’n hoofd en hij maakt er hele geile pie charts van die ploppa . . . zo in Powerpoint kunnen. Nou, wàt wil je nog méér? Dan nog zelf die presentatie in elkaar freubelen en thuis voor de spiegel oefenen. Nu kan er NIETS meer mis gaan. Hij is hooked: hij is een matrix-junk geworden, een fervent Excellissimo. Mensen gaan hem bellen met problemen die de helpdesk niet kan oplossen, want hij is het stadium geoefende leek voorbij: hij is Excel guru geworden. Hoe je ze kan vinden, die Excel tovernaars? Nou, gewoon, dáár waar ver buiten kantooruren nog licht brandt . . . .
Link naar Eusprig:
http://www.eusprig.org/horror-stories.htm
en deze is ook informatief
http://arxiv.org/ftp/arxiv/papers/0803/0803.0168.pdf
Groet,
Jos Steynebrugh
Marketing en Innovatie Consulent
Bedankt voor je reactie.
"Geen naam van de auteur, geen datum, geen bronvermelding, geen versiebeheer, geen mutatietracking, geen status (accordatie) etc. Het is op deze plek dat de fouten ontstaan die als een veenbrand door het bedrijf gaan. Blussen helpt dan niet: ze komen op een andere plaats dwars door het Heugafelt. Disaster looking for place to happen."
Juist. Dat is ook de reden van de titel "De Excel Tijdbom" (ook de titel van de genoemde LinkedIn discussie). Als auteur van een Excel boek hoor ik ook tot diegenen waar buiten kantooruren nog licht brandt ;-). Ik ben zelf ook geen voorstander van het uitbannen van Excel. Integendeel. Maar Excel moet wel goed "gemanaged" worden: met de invoering van bv. Business Objects komen onder andere implementatieplan, RFI, workshops, testing en evaluatie aan de orde. Uiteraard volgens de strakke richtlijnen van Prince2. Maar bij het creëren van (goede) Excel rapportages is vaak het credo: eerst doen en dan denken.
Juist de doordachte inzet van Excel is iets wat ik promoot. Waar organisaties veel winst kunnen behalen. Door enerzijds door het elimineren van fouten en anderzijds door efficiency winst.
Hartelijke groet,
René Slagter
http://www.infomanagers.nl