Channels
 

Reageer

Na het plaatsen kunt u uw reactie nog 30 minuten aanpassen.

Reacties

Hallo Klaas,

Bedankt voor je interessante artikel ;-).

Ik stoor me ook vaak aan ondeskundig opgestelde of verstuurde e-mails en voor mezelf en voor mijn mensen stel ik dan ook strikte eisen aan zakelijke e-mails.

Een aantal van jouw adviezen vond ik echter verrassend.

Wat mij betreft mag een e-mail namelijk best zakelijk, zonder onnodige vriendelijkheden zijn. Als ik gewoon een mail naar een van mijn collega’s stuur ben ik eigenlijk altijd heel kort en zakelijk. En een gewoon “Ja” op een vraag van een collega is wat mij betreft ook geen enkel probleem. Vriendelijkheid in e-mail kost inderdaad geen geld, maar wel extra tijd.

Ik spreek de meeste van mijn collega’s regelmatig face-to-face, dus ze kennen mij en weten dat ik geen kil persoon ben. Mijn zakelijke toon is puur… zakelijk en bondig bedoeld. Uiteraard gebruik ik een vriendelijkere toon in e-mails aan mensen die mij niet kennen, maar het grootste deel van mijn mails is toch gericht op “bekende” collega’s of externen.

En waarom geen cc? Ik kan me vinden in een sterke vorm van terughoudendheid in het gebruik van cc en ik zie ook veel mensen Jan en Alleman in cc zetten en dat is absoluut niet goed. Maar om nou helemaal geen cc meer te gebruiken?

In mijn werk komt het regelmatig voor dat ik geïnformeerd wil blijven over bepaalde acties m.b.t. een project, incident of situatie. En zelf wil ik regelmatig iemand een antwoord sturen, waarbij ik weet dat dit antwoord ook voor anderen van belang is. Iedereen weet waar cc voor bedoeld is , dus in mijn beleving is het slechts in uitzonderingssituaties noodzakelijk om een hele specifieke mail te maken om iemand over iets te informeren, terwijl deze informatie ook al in een andere mail is verstuurd.

Dag Klaas,

In veel van de aanvullingen van Michel kan ik mij vinden. Overigens vind ik de toon wél belangrijk. Veel e-mail vervangt niet alleen het oude memo, maar ook de brief. Er wordt immers ook extern vaker elektronisch gecommuniceerd.

Intern vind ik een e-mail geschikter om iets te “brengen” dan te “halen”. Dus als je mensen wilt informeren, doe dat dan gerust per e-mail, maar als je een opdracht wilt geven, loop dan bij voorkeur even langs of bel even. Opdrachten per e-mail ontvangen, is vervelend voor de ontvanger – je voelt je minder belangrijk – maar ook inefficiënt. Per e-mail kun je niet gelijktijdig prioriteiten en agenda’s bepalen of herzien en er is geen lichaamstaal of stemkleur om je (goede) bedoelingen te onderstrepen. Vaak gaat zo’n e-mail driemaal heen en weer: zes mails in plaats van één bezoekje of telefoontje en het risico van een onbedoeld demotiverend contact.

Tot slot, wil je echt een beleidsvoorstel doen of projectplan presenteren, doe dat dan in een bijlage. HTML leent zich niet goed voor een heldere opmaak van een plan dat sowieso een passende structuur nodig heeft.

Groet, Freek

x

Inloggen op ManagementSite.nl

Wachtwoord vergeten?

Heeft u nog geen account?

Word gratis lid
x

Inloggen

of