E-mailen – ‘Hoe heurt het?’

Wie kent het niet? Je opent een overvolle inbox en bij het lezen van het eerste bericht zakt de moed je in de schoenen. Een lange brij van woorden. Geen onderscheid van hoofd en bijzaken en geen actiepunten. Laat staan een reden waarom je dit e-mail zou moeten lezen.

E-mail is de terreur van de kenniswerker. Hoe kunnen we in een wereld waarin de meesten van ons 40 e-mails of meer per dag ontvangen overleven? Beter geschreven e-mails hebben meer effect. Maar hoe doe je dat? E-mailen – ‘Hoe heurt het?’

• Kies de juiste toon.
  Een e-mail is niet veel anders dan een kort memo. Denk dus aan de ontvanger als je schrijft. Je wilt hem of haar bereiken. Kies een korte inleiding en geef de context aan. Geef de noodzakelijke informatie zonder gedachtesprongen over te slaan. Stel een concrete vraag. Door wat extra witregels kun je in de opmaak een duidelijk onderscheid maken tussen hoofd- en bijzaken.En als je reageert op een e-mail, begin svp dan met een bedankje! Vriendelijkheid kost geen geld en e-mail kan koud en zakelijk overkomen als je het niet doet.
• Kort is niet altijd goed
  Ellendig lang is niet goed, maar extreem kort is net zo slecht. Een simpel ‘JA’ als antwoord, vergt extreem weinig reactietijd maar het is niet elegant naar de ontvanger. E-mail is ook conversatie en net zo min als we in de normale omgang kunnen converseren met ‘JA’, kunnen we daar in een e-mail ook niet mee toe. De ontvanger zal willen weten waarom een voorstel een goed idee is. Of wat de afweging was die de afzender maakte.
• Reageer!
  De grootste frustratie is wellicht dat er zo weinig op e-mails wordt gereageerd. Mijn eigen ervaring is dat je sommige ontvangers eigenlijk standaard moet herinneren aan de vraag die je eerder stelde. Of moet opbellen. E-mail is geen spam! Als het bericht aan je gericht is, dan verwacht de ontvanger antwoord. En als er geen actie gevraagd wordt, dan kun je ten minste reageren met het bericht dat je het gelezen hebt (en wat je er van vindt!).
• Twee is teveel
  Te vaak worden meerdere onderwerpen in een e-mail besproken. Als dat projecten of problemen zijn die niet met elkaar samenhangen is het voor de ontvanger lastig om een e-mail netjes te documenteren. Of hoor je nog bij diegenen die alle ontvangen mail maar in de inbox laat zitten? Of – erger nog – gewoon weggegooien? Een beetje e-mailer heeft daarover nagedacht. Een doordachte folderstructuur voor projecten, personen, organisaties en activiteiten geeft je de mogelijkheid om e-mails netjes te bewaren en je inbox schoon te houden.
• Cc or not to cc ?
  Met het grootste gemak kunnen we hele afdelingen informeren. De opties voor cc en bcc worden daarvoor misbruikt. Het gaat me niet om de collega’s die hun vakantiehuisje in Frankrijk willen onderverhuren aan een collega, maar om e-mails die ‘ter info’ worden doorgestuurd aan Jan en Alleman. In een e-mail dat naar een aantal direct betrokkenen wordt gestuurd, worden anderen min of meer betrokken en of geïnteresseerden ook ge-cct. Managers en leidinggevenden kunnen zo ondergesneeuwd worden met informatie die mogelijk relevant maar zeker niet urgent is. Een voorbeeld van e-mail terreur! Stuur daarom iedereen die op de hoogte moet zijn maar wellicht niet direct betrokken is, een apart e-mail dat is opgesteld vanuit hun perspectief. Dus geen cc meer.

Ben je nieuwsgierig en heb je ambitie? Wil je je verbreden en je bedrijfskundige kennis vergroten? Meld je dan aan voor het Parttime Master Bedrijfskunde programma van de RSM. Meld je HIER aan voor een Informatiebijeenkomst of een Open Dag en maak kennis met de RSM.