Ga digitaal vooruit

Overal om ons heen zien we dat organisaties in een digitale stroomversnelling zitten. Met alle nieuwe technologieën, bestaan in de toplaag vaak veel ideeën over welke richting de organisatie op moet. Nieuwe en innovatieve digitale middelen moeten geadopteerd worden om de digitale vooruitgang bij te benen.

Het geval wil echter dat de gemiddelde medewerker in deze transformatie niet mee kan komen, omdat de basis IT-kennis ver beneden peil ligt. Van de ene op de andere dag nieuwe technologieën aanwenden om maar een stapje hoger op de adoptiecurve te belanden is dus niet verstandig.

Het bouwproces van een stabiele organisatie die de digitale vooruitgang trotseert bestaat uit een aantal stappen, die ik graag met je deel.

Stap 1: het fundament in beeld brengen

Wil je als organisatie de stap maken naar een nieuwe manier van werken, dan zal je allereerst de huidige basis in kaart moeten brengen. Waar ligt het kennisniveau? Welke vaardigheden zijn aanwezig? Hoe ziet de werkstijl in combinatie met digitale middelen eruit? Via bijvoorbeeld een online meting kun je gemakkelijk uitzoeken wat het gemiddelde gebruikersprofiel onder de medewerkers is.

Stap 2: schets de bouwtekening

Als eenmaal duidelijk is op welk fundament je organisatie rust, is het tijd om te bekijken wat vereist is om dat fundament te verbeteren. Wat hebben medewerkers minimaal nodig aan nieuwe kennis en vaardigheden om hun werk goed te kunnen doen? Het draait hier om een verandering in werkstijl, oftewel in gedrag. Besteed aandacht aan de huidige werkstijl en leg uit hoe deze efficiënter en productiever zou kunnen. Omdat inzetten op gedragsverandering lastig kan zijn, doet de organisatie er goed aan haar medewerkers duidelijk te maken wáárom zij op een bepaalde manier moeten werken. Het betrekken van medewerkers in het proces, creëert begrip en bereidwilligheid voor het omgooien van de huidige werkwijze.

Stap 3: begin met bouwen

Nu is het tijd om te bouwen. Nieuwe technieken en methodes moeten geadopteerd en geïmplementeerd worden, waardoor de werkwijze daadwerkelijk gaat veranderen. Dit proces kan bijvoorbeeld plaatsvinden via een online leerportaal, waarin medewerkers middels korte leermodules nieuwe werkwijzen aangeleerd krijgen. Het is daarbij belangrijk dat medewerkers de stap naar online leren zien als iets dat onderdeel uitmaakt van hun werk. Technologie blijft namelijk constant ontwikkelen waardoor er altijd nieuwe kennis is om op te doen.

Stap 4: tijd voor onderhoud

Nu je klaar bent met bouwen is het belangrijk om een adoptiemeting uit te voeren. Wordt de nieuwe manier van werken ook daadwerkelijk toegepast? Afhankelijk van de resultaten kan je ervoor kiezen om bepaalde medewerkers extra aandacht te geven op de gebieden waar zij moeite mee hebben. Houd ook in gedachten dat technologieën als Office365 automatisch updates uitvoeren, waardoor medewerkers niet met een oudere versie kunnen blijven werken. De nieuwe versie bezit vaak weer nieuwe functionaliteiten en dwingt medewerkers zichzelf te blijven ontwikkelen. Blijf daarom vanuit het management sturen op kwaliteit en onderhoud, zodat het bouwwerk altijd een stabiele status behoudt.

Om de digitale vooruitgang als organisatie te trotseren, is het dus belangrijk te onthouden dat het om een doorlopend proces gaat. Met het eenmalig doorvoeren van digitale aanpassingen ben je er nog niet. Er komen continu nieuwe technologieën op de markt, dus er is altijd nieuwe kennis te vergaren. Zet stappen in de juiste richting en voorkom dat je achterblijft in de digitale vooruitgang.