Conflicten met de distributeur

Het kan altijd wel eens gebeuren dat je met een distributeur een meningsverschil hebt. Wat moet je doen en wat moet je niet doen? Hoe zorg je ervoor dat je niet in een juridisch web terecht komt en als dat dan wel gebeurt, wat heeft dat dan verder te betekenen?

Als er iets is gebeurt waardoor je op een meningsverschil bent uitgekomen met je distributeur, is het belangrijk om je goed te realiseren dat dit heel wat teweeg kan gaan brengen. Je krijgt bijvoorbeeld kosten doorberekend, terwijl die in jou ogen niet terecht zouden zijn. Je staat op het punt om actie te gaan ondernemen, maar je moet goed uitkijken hoe je dit doet. Voor je het weet ben je namelijk met allerlei voorwaarden aan het smijten, contracten aan het analyseren en potentiële rechtzaken aan het voorbereiden. Ik zeg dit met een knipoog, maar de boodschap lijkt me duidelijk.

Analyseer eerst zelf altijd goed of het proces voldoende is nagekomen, conform de gemaakte afspraken, kijk of je dit kunt bewijzen, door bijvoorbeeld mailcommunicatie of briefwisselingen. Eventueel gebruik je (als die er zijn) de nodige contracten. Pas wel op, want vaak zal het gaan om definitieverschillen in contracten. Misschien heb jij een andere uitleg voor een bepaalde afspraak, dan de distributeur. Wellicht moet je hier toch eerst samen met je eerste aanspreekpunt proberen uit te komen.

Wanneer je hier niet uitkomt en je weet zeker dat jou argumenten terecht zijn en kloppend zijn, zul je moeten overwegen of je gaat zoeken naar een commerciële oplossing (water bij de wijn doen van beide kanten) of dat je gaat zoeken naar een manier om je gelijk te halen. Wanneer je kiest voor een commerciële oplossing zou je een 50/50 regeling kunnen voorstellen. De distributeur en jij als klant dragen dan samen allebei 50% van de kosten. Eventueel kunnen ook andere constructies worden opgesteld, zoals een 70/30 regeling, echter is de 50/50 regeling de veiligste oplossing die je kunt aandragen. Wanneer je toch je gelijk wil halen, zul je moeten zorgen dat je allerlei informatie hebt verzameld, die je bij de distributeur kunt neerleggen, echter probeer je dan contact te krijgen met een eindverantwoordelijke van de distributeur. Probeer bij voorkeur een afspraak te maken, of licht je argumenten persoonlijk toe. Als het vriendelijk kan, moet je het ook vriendelijk proberen te bespreken met de distributeur.

Wanneer ook dit geen resultaat oplevert, zul je goed moeten nagaan hoe belangrijk de relatie met de distributeur voor de organisatie is. Zijn er nog andere distributeurs? Hoe afhankelijk ben je van deze distributeur? Ben je gebaat bij een juridische oplossing wat zowel de toekomstige sfeer als de toekomstige inkoopcondities kan beïnvloeden? Misschien wil de distributeur wanneer deze zaak is afgehandeld wel helemaal niet meer aan jou als klant leveren en beperk je zo je inkoopmogelijkheden. Altijd een gevoelig punt dus. Wanneer je goed hebt afgewogen of je deze weg wel in wil gaan, zul je moeten zorgen voor goed juridisch advies, sterk in je schoenen moeten staan en er volledig voor gaan natuurlijk.

Als je de vorige alinea goed hebt gelezen, zul je misschien tot de conclusie zijn gekomen dat het niet al te best over komt, dat je heel wat moet doen en misschien verwek ik de verwachting dat het bijna nooit zal lukken. Dit is zeker niet de bedoeling, wanneer je echt gelijk hebt en het om veel geld gaat, zul je absoluut je gelijk moeten proberen te halen en niet over je heen moeten laten lopen. Ik wil met de vorige alinea aangeven dat je voorzichtig moet zijn, dat je informatie voldoende en kloppend moet zijn, om sterker in je schoenen te kunnen staan. Verder dat je bewust moet zijn van de eventuele gevolgen. Alleen dan zul je succesvol kunnen functioneren binnen dit aspect.

FFJM Smits