Begrijpen we elkaar?

Heb je ooit het gevoel dat je medewerkers niet goed begrijpen wat je wil zeggen? Dan ben je absoluut niet alleen. We voerden een kort onderzoek en kwamen tot een verbazende conclusie. Wanneer je een gesprek tussen een manager en zijn medewerker(s) gaat observeren en nadien beiden vraagt welke conclusies er werden getrokken, krijg je in meer dan 80% van alle gevallen tegenstrijdige samenvattingen van het gesprek.
En dat is een bron van frustratie, voor zowel de manager als zijn of haar medewerker. Hoe komt het toch dat we elkaar niet begrijpen? Wat zijn de oorzaken?

Wij konden drie belangrijk zaken ontdekken:
1. De manager spendeert heel zijn aandacht en energie aan het zo helder mogelijk uitleggen van wat hij of zij wil vertellen. Er is geen aandacht voor de manier waarop de ander de boodschap begrijpt.
2. De manager gebruikt vaak ambigue termen en management jargon dat verkeerd wordt begrepen door de medewerker.
3. Beiden hanteren een ander interpretatiekader, een andere logica.

Iets zo helder mogelijk uitleggen
We spenderen – met de beste bedoelingen – ongelooflijk veel energie aan de verpakking. De manier waarop we iets uitleggen. En dat siert ons. Het toont immers een bekommernis voor de ander. Of niet? Of toont het enkel een bekommernis over hoe men ons zal zien, ervaren en beoordelen?

Uiteindelijk besteden we beter aandacht aan de ander. Hoe zien wij de ander? Hoe verpakken we de boodschap op een manier die hij of zij zal begrijpen op de zelfde manier zoals wij ze bedoelen?

Het gaat er dus niet over een voor ons zo helder mogelijke uitleg te geven, maar een uitleg op te zetten die de ander zo goed mogelijk kan begrijpen. Wat voor ons begrijpelijk is (inclusief vakjargon, acroniemen en dies meer) is dit niet noodzakelijk ook voor de ander.

Ambigue termen
Elke organisatie heeft zijn eigen taal. Meer nog, elk departement, elke afdeling heeft – tot op zekere hoogte – een eigen taalgebruik. Binnen die groep zal men (meestal) een zelfde interpretatiekader hanteren en termen of vakjargon op de zelfde manier begrijpen.
Eens buiten deze incrowd, hebben we vaak de neiging de zelfde termen te gebruiken.

En dit kan tot twee belangrijke obstakels in een gesprek leiden:
1.Men interpreteert termen op een andere manier, men kent er een andere betekenis aan toe. Zo zal een sales budget voor de één een “te halen omzet” betekenen en voor de ander “een budget dat je kan spenderen om een omzet te realiseren”. Om specifieke begrippen of specifiek jargon te begrijpen, heb je een zelfde kader nodig. Schets dus steeds het kader en leg begrippen uit. Gebruik voldoende controle vragen om te zien of je over het zelfde spreekt.
2.Vaak nemen we voetstoots aan dat anderen de zelfde woordenschat kennen en gebruiken als wij. Niets is echter minder waar. Begrippen als bijvoorbeeld TQM, Six Sigma, balanced scorecards enz… zijn gangbaar bij managers, maar slechts een vaag herkenbare echo van zaken voor operationele managers. Weinigen geven hun onkunde graag toe. Het gevolg is dat je spreekt over een ijl begrip dat voor de ander onbekend is. Controleer of men de begrippen die je gebruikt wel kent. Zo zal bij voorbeeld voor een bepaald proces in een drukkerij een ander woord gebruikt worden door een andere drukkerij. Wat indien je als werknemer van werkgever verandert en plots met dat begrip geconfronteerd wordt?

Een verschillende logica
Logica is logica! Dat is logisch. Ja, en neen. Zelfs bij rationele logica spelen de premissen een belangrijke rol. Bij emotionele logica wordt dit nog complexer. Ieder heeft zijn eigen achtergrond en ervaring. We zijn allemaal uniek. En dat wil zeggen dat we allemaal alles op een eigen en unieke manier interpreteren.

Wat voor de één volstrekt logisch is, kan voor de ander compleet onbegrijpelijk zijn. Enkel indien je je boodschap zal afstemmen op het interpretatiekader van anderen, kan je zorgen voor een maximaal begrip. (meer informatie over emotionele logica kan je vinden in het gelijknamige boek of op de website www.emotionelelogica.be)

www.peterstinckens.be

Kom met uw praktijkervaringen op het terrein van managen en organiseren

Deel uw kennis, schrijf 3 columns of artikelen en ontvang een gratis pro-abonnement (twv €200)

Word een pro!

SCHRIJF MEE >>

Gerard
Het probleem is niet zozeer de onbegrijpelijke taal van de managers, maar het feit dat medewerkers zich ermee laten afschepen. Waarom komen die niet in opstand?

PS. 'Vakjargon' is een verhaspeling van de termen 'vaktaal' en 'jargon'.
Paul
Na een communicatie sessie met u,weet ik nu dat we elkaar niet begrijpen. Logica - zoals wij de term gebruiken - is een persoonlijk iets. Het is, en daar ben ik nu van overtuigd, de bron van het merendeel van de problemen die we in een organisatie ervaren. Iedereen spreekt over de nood aan communicatievaardigheden, maar weinigen doen er echt iets aan. Ik kan het iedereen aanraden.

PS. Vakjargon is wel degelijk een goed Nederlands woord.
Appie
Ik wil niet begrijpen dat ze het begrijpen. Terwijl ik zeker weet dat ze het begrijpen.

Wanneer je iets begrijpt dan moet er na handelen en als je het niet begrijpt dan blijf je vragen stellen tot je het begrijpt of toch maar niet?

De enige taal wat ze begrijpen is salaris verhoging meer willen ze niet begrijpen al doen ze alsof het begrijpen. En terecht want soms. Begrijp het ook niet het is soms gewoon onbegrijpelijk wanneer je zeker weet dat je het begrijpt meer doet alsof je het niet begrijpt.