Backorder management

Toen ik besloot om te gaan schrijven over dit onderwerp, kwamen de kriebels weer naar boven. Wanneer ik aan dit onderwerp denk, erger ik me al weer groen en geel. Waarschijnlijk zult u als lezer nu vreemd opkijken en u vraagt zich vast af waarom ik deze uitspraken doe over dit onderwerp. Wel, het begon allemaal lang en lang geleden…

Ik heb in de jaren als inkoper in de ICT veel ervaring opgedaan omtrent het beheer van backorders. Als inkoopverantwoordelijke is het een onderdeel van je werkzaamheden om te kijken hoe het staat met de orders die in backorder staan, bij de leverancier. Op dat moment ben je dus bezig met het beheer van de backorders. Om maar even in de luxe termen van tegenwoordig te blijven, zal ik verder spreken over het “managen” van de backorders.
Om maar bij het begin te beginnen is het belangrijk dat je als inkoper in samenspraak met je leverancier gaat bepalen wanneer een order een backorder wordt die in de gaten moet worden gehouden, ofwel gemanaged moet worden. Stel dat gemiddeld alle orders binnen twee dagen bij de eindgebruiker geleverd worden, zou het een optie kunnen zijn om af te spreken dat een backorder pas als backorder wordt gezien, wanneer deze minimaal drie dagen oud is. De definitie van een backorder kan natuurlijk per organisatie totaal anders liggen. Het gaat er in ieder geval om dat zowel de leverancier, als de inkoper weet wat de exacte definitie is, bekeken vanuit het oogpunt van de inkoper.
Wanneer beide nu weten wat we onder de term backorder verstaan, kunnen we gaan afspreken hoe we dit gaan managen. Ja hoor, daar is hij dan à backorder management! Het gaat nu echt beginnen! We maken samen met de leverancier afspraken over hoe we met de backorders omgaan. Wat kunnen we er aan doen om een backorder zo kort mogelijk een backorder te laten zijn, ofwel wat kunnen we doen om ervoor te zorgen dat dit soort orders, zo snel mogelijk worden uitgeleverd. In mijn ogen is een stukje informatievoorziening hierin heel belangrijk. De klant die uiteindelijk zal moeten wachten, moet regelmatig op de hoogte worden gehouden van de status van zijn of haar order. Daarom moet er duidelijkheid over een backorder bestaan. De leverancier hoort ervoor te zorgen dat de inkoper tijdig weet hoe het staat met de order van de eindgebruiker. Levertijden doorgeven is hierin heel belangrijk. Ook het op tijd adviseren van een alternatief is belangrijk. De inkoper zal aan de interne klant de juiste informatie dan tijdig kunnen doorgeven, zodat die weer op zijn beurt de eindgebruiker kan informeren. Dit is tevens voor de verkoper (interne klant van de inkoper) weer een contactmoment en dat is natuurlijk nooit verkeerd!
In dit onderdeel (dus de informatievoorziening) gaat het vaak mis. Wanneer dagelijks meerdere orders bij een leverancier worden geplaatst, zal het managen van backorders steeds vaker meer en meer tijd gaan kosten. Althans, dit hoor ik vaak terug van de leverancier, als deze weer eens niet tijdig levertijden heeft doorgegeven. Daar hebben we gelijk de reden van het feit dat ik me redelijk erger aan dit onderwerp. Blijkbaar kost het de leverancier nogal veel moeite om tijdig de juiste informatie door te geven. Uiteraard wil ik nu niet alle leveranciers van Nederland de grond in boren, maar het kan in mijn ogen nog stukken beter. Waarom hier zo’n probleem van wordt gemaakt is mij niet geheel duidelijk. Het kan allemaal zo snel en eenvoudig.
Spreek met de leverancier een termijn af. Geef aan dat je elke dag alleen maar de backorder levertijden wilt van orders die minimaal een bepaald aantal dagen in bestelling staan. Wanneer dit bijvoorbeeld vijftien dagen is, zul je elke dag alle orders van vijftien dagen moeten opvragen en bij moeten werken. Dit heeft als voordeel dat het steeds maar om een klein aantal orders zal gaan.
Ik heb dit systeem begin dit jaar ingevoerd en het gaat steeds wat beter. Natuurlijk is het wel belangrijk dat je de levertijden die verlopen zijn, ook goed in de gaten blijft houden. Vergeet verder ook niet dat de leverancier je deze gevraagde levertijden gewoon kenbaar moet maken, jij bent immers de klant en hebt de orders bij de leverancier ingekocht, dan mag je ook verwachten dat je een verwachte levertijd van je order tijdig krijgt. Wellicht dat elke organisatie anders denkt over backorder management, mijn ervaringen hebben betrekking op de handelsinkopen vanuit ICT oogpunt, dus ik ben ook zeer benieuwd naar ervaringen van andere organisaties!

FFJM Smits
Inkoper ACES Direct BV