Het belang van intranet groeit met de dag. De keuzes bij het inrichten van intranetten worden steeds strategischer. Toch is veel intranetbeleid nog steeds ad hoc beleid. Vijf aandachtspunten, gedestilleerd uit Intranet werkt! om eens bij stil te staan.
1. Maak werk van intranet
Ga uit van het beginsel dat intranet voor alles een digitale werkplek en plek voor digitaal werk is, en niet (of pas in tweede instantie) een digitale krant over de werkplek of het werk. Intranet dient het bedrijfsproces te ondersteunen. Dit bepaalt in hoofdzaak de functionaliteit en content van een intranet.
Intranet is niet langer een personeelsblad; intranet is een informatiebron.
Intranet is geen (standaard) applicatie; intranet is een toegesneden werkomgeving.
2. Bied noodzakelijke functionaliteit
Hoe noodzakelijk is het hebben van de functionaliteit? Welke behoefte ligt er kortom aan ten grondslag? En waar komt die behoefte vandaan? Vaak worden sites opgetuigd, als gevolg van effectieve marketing door de leveranciers van IT. Het gros aan dergelijke gepushte digitale kraaltjes en spiegeltjes is hypegedreven. Veel hypefunctionaliteiten leiden tot amateuristische communicatie-uitingen, omdat de productie- en beheerkennis voor dergelijke innovaties bij de opdrachtgever ontbreekt.
3. Zorg voor effectieve beheersystemen
De meeste investeringen in webmanagement lijken zich doorgaans in eerste instantie te richten op de externe marketing/ communicatiekanalen. Requirements voor interne middelen, het overkoepelend intranet voorop, schieten er daarom veelal bij in. In heel veel gevallen worden huidige intranetten ingericht op systemen die voor internetsites zijn aangeschaft. Dergelijke praktijken laten zich vergelijken met het aanschaffen van een sedan voor de vertegenwoordiger, om daar vervolgens ook de pallets met goederen mee te willen vervoeren.
4. Maak en houd intranet relevant
Veel communicatiepush voorziet doorgaans meer in de behoefte van de afzender dan in die van de eindgebruiker. Als intranet leidt aan een laag bezoekersaantal en een gebrek aan betrokkenheid, ligt de oorzaak vrijwel altijd in de (irrelevantie van de) content. Irrelevante pagina's worden niet gelezen, net zoals dat men geen applicaties gebruikt die men niet nodig heeft. Draagvlak vereist relevante content. Niet voor de aanbieder (Welkom op de pagina van afdeling XYZ), maar voor de eindgebruiker. Zonder content geen intranet.
5. Bewaak de kwaliteit
Er wordt wel eens gedacht dat het hebben van een content managementsysteem gelijk staat aan het beheren van content. Maar dat is natuurlijk niet zo. Redactie is en blijft mensenwerk. Content management komt in de praktijk vaak neer op het voortdurend produceren van meer, of nog meer content. Ook snoeien is echter een onderdeel van contentbeheer. Overbodige content is ruis. Schoon op.
Een ondergeschoven kind op intranet is beeldgebruik en beeldbewerking. Content staat nog vaak akelig dichtbij conventionele kopij. Stock images op intranet creëren onnodige distantie, want ze zijn per definitie onpersoonlijk. (En laten we wel zijn, standaard stockbeelden op corporate websites, van gestilleerde vergaderende en handenschuddende fotomodellen, missen identiteit en zeggingskracht.) Beeldredactie en beeldbewerking zijn vaak niet of slecht belegd in de beheerorganisatie, terwijl communicatie steeds meer beeldcommunicatie wordt! Knullige plaatjes stralen amateurisme uit. Professionals willen kwalitatieve middelen en gereedschappen.
Meer artikelen van Luc de Ruijter
Corporate bloggen: innovatief compensatiegedrag
De argumentatie achter corporate blogs
Van alle Web 2.0 innovaties van de laatste jaren is het weblog op dit moment de belangrijkste en meest verbreide. De hele (westerse) wereld geeft zich er aan over. Blogs zijn inmiddels bijna net zo gewoon als websites. Ze zijn ook door de zakelijke markt 'ontdekt' als nieuw communicatiekanaal. Maar leidt dit nieuwe kanaal tot nieuwe of betere communicatie. De auteur ziet daar niet veel van terecht komen.
Intranet werkt niet!
Waarom communicatiegedreven intranetten te duur zijn
Wat veel intra-netten gemeen hebben is een journalistieke insteek, een aanpak die zich richt op bedrijfsnieuws en redactionele pagina’s. Dat dit steeds minder past bij de vragen uit de organisatie lijkt de eigenaren van intranet weinig te deren. Waarom geen effectieve ontsluiting van taakinformatie. Kan een intranet niet meer en beter bijdragen aan de productiviteit van medewerkers?
Kom met uw praktijkervaringen op het terrein van managen en organiseren
Deel uw kennis, schrijf 3 columns of artikelen en ontvang een gratis pro-abonnement (twv €200)
Word een pro!
SCHRIJF MEE >>