Sex, drugs and dance ...

Nederland heeft niet alleen geweldige DJ’s als Tiësto, Armin van Buuren en Sander Kleinberg, maar ook een goed renderende bedrijfstak met ondernemingen als ID&T UDC en Mojo/Live Nation. Daar valt veel te leren.

De bedrijfstak moet wel hard knokken. De bezoekers stellen de hoogste eisen aan programmering, faciliteiten en bediening. Je komt niet meer weg met een plastic bekertje koffie. Dat moet tenminste een frappuccino zijn met verse bosbessenmuffins. Het broodje kaas is uit. Sashimi, champagne en panini’s zijn de nieuwe norm. Modder na een regenbui? Uit den boze. En de artiesten worden steeds duurder, omdat we geen CD’s meer kopen, maar downloaden. Het is balanceren op het strakke koord.

Nederlandse Logistiek Prijs

De Nederlandse Logistiek Prijs gaat dit jaar naar ID&T, organisator van dance events wereldwijd; Sensation, Mysteryland en Q-dance. Sensation is het meest in het oog springende feest van IDT&T. Sensation vindt in Amsterdam en trekt elk jaar weer 40.000 feestgangers. Sensation trekt zelfs de hele wereld over.
Valt er iets te leren van de logistiek achter deze events? Absoluut! Voor elk evenement zijn de omstandigheden anders. Elk land en elke locatie brengt zijn eigen uitdagingen mee. De aanvoerlijnen zijn steeds anders en de douaneformaliteiten onvoorspelbaar. Toch is een ding altijd zeker. De show must go on!

Puur ondernemerschap

Een geweldige show staat of valt bij decors, kostuums, verlichting. Het ontwerp hiervan is een creatief proces. Laat je echter de creatieve geesten volledig hun gang gaan, dan eindig je met een heel containerschip vol spullen. Vandaar dat logistiek al van af de tekentafel betrokken is bij de evenementen.
Het organisatieprincipe is simpel: ‘travel light’. Zo min mogelijk meenemen, zo slim mogelijk locaal ‘sourcen’. Door het evenement tot in de kleinste details voor te bereiden kan de organisatie samenwerken met locale licht- en geluidspartners, beveiligingsbedrijven en podiabouwers. Ook is slim over de verpakking en het ontwerp van decorstukken nagedacht. Zo is de verpakking ook onderdeel van het decorstuk of podiumstuk. Gingen er 5 jaar geleden nog 70 mensen en 5 containers de wereld over, op dit moment is dat 32 mensen en 2,5 containers.

Knap staaltje organiseren

Ook Lowlands levert elk jaar een knap staaltje om 50.000 deelnemers drie dagen te verwennen. In amper twee weken tijd, en dat elk jaar weer sneller, wordt Lowlands opgebouwd. Snel op- en afbouwen bespaart geld. Lang van tevoren wordt alles gepland en doorgesproken met de meer dan 50 leveranciers. Er moeten honderden vrachtwagens over een smal weggetje het festivalterrein op. De organisatoren Mojo en LOC7000 leggen vooraf nauwkeurig vast wie en hoe laat mag komen en waar de vracht op het festivalterrein moet worden afgeleverd. Daarvoor gebruiken ze GPS. Zo weet elke leverancier op de centimeter nauwkeurig waar hij moet zijn. Dat scheelt kostbaar improviseren op het laatste moment.

Innovatieve business, nieuw ondernemerschap

De organisatoren ontwerpen hun events vooraf tot in detail met moderne CAD-software, die is geïntegreerd met de ontwerpsoftware van toeleveranciers. Elke tent, podium of lichtplan wordt vervolgens helemaal ontleed en zo is bekend uit welke onderdelen de tent, het podium of de verlichting bestaat. Leveranciers ontvangen een gedetailleerde planning en kunnen direct aan de slag. De projectadministratie is ook gekoppeld. Zo kan de organisatie meteen na afloop de facturen afhandelen en heeft men grip op het financiële resultaat.

Organisatoren weten haarfijn wat hun kerncompetenties zijn en wat ze beter aan andere specialisten kunnen over laten. Het is ‘sex, drugs and dance’, maar, dan wel heel erg professioneel. Het motto: perfect preparation prevents poor performance… Eigenlijk zou ieder manager verplicht een keer per jaar moeten gaan kijken bij een van die evenementen.

Walther Ploos van Amstel