Over het functioneel beheer en de functioneel beheerder is al veel gezegd en geschreven. Het blijft lastig om de rol van een functioneel beheerder goed te omschrijven. Ook de in Nederland veel gebruikte standaarden zoals BisL, ASL en ITIL zijn niet eenduidig. Wel lijkt er overeenstemming te bestaan over het volgende:
- De functioneel beheerder is namens de gebruikersorganisatie verantwoordelijk voor de functionaliteit van een applicatie of meerdere applicaties.
- De functioneel beheerder is het contactpunt met de ICT afdeling of de externe ICT beheerder. Hij of zij verzamelt de gebruikerseisen en wensen, prioriteert deze en zorgt voor aanpassing in de applicaties en test van deze aanpassingen voordat ze in productie worden genomen.
- De functioneel beheerder zorgt dat de gebruikers goed kunnen werken met de applicatie; hij of zij zorgt voor opleiding, procedures, werkinstructies en minimaliseert risico’s door risico beperkende maatregelen.
Van traditioneel functioneel beheer naar afdeling overstijgend procesmanagement
Uit deze omschrijving komt een functioneel beheerder naar voren die vooral bezig is met het optimaliseren, inrichten en gebruiken van een applicatie. De laatste jaren besteden bedrijven steeds aandacht aan procesmanagement, ingegeven door de noodzaak om de processen snel aan te kunnen passen aan veranderende omstandigheden en om kostenbesparing mogelijk te maken..
Onder de noemer van procesmanagement worden binnen de organisatie managers aangewezen die verantwoordelijk zijn voor een proces of keten. Meestal zijn dit processen die over afdelingsgrenzen en zelfs organisatiegrenzen heen gaan. Deze managers, die vanaf dat moment proceseigenaren worden genoemd, moeten snel veranderingen in processen kunnen door voeren. Zeker bij processen die ondersteund worden door geautomatiseerde systemen, en welke processen zijn dit niet, komen ze ‘in conflict’ met functioneel beheerders.
De klassieke functioneel beheerder is vanuit zijn professie primair gericht op de eigen applicatie, de daarin beschikbare functionaliteit en minder op het proces en de aansluiting van processen op de continue veranderende omgeving. Daarnaast worden steeds vaker ‘generieke systemen’ in beheer genomen door ICT beheer afdelingen of middels SAAS constructies geoutsourced aan externe partijen.
De klassieke functioneel beheerder dreigt de boot te missen en de aansluiting met de TGV die procesmanagement heet niet te kunnen maken. Meer en meer taken voor de inrichting van het systeem verhuizen naar de proceseigenaar. Deze proceseigenaar kan over afdelingsgrenzen heen kijken en een organisatiebrede afweging maken over de inrichting van het systeem. De functioneel beheerder wordt in dit geval gedegradeerd tot een uitvoerder die zich slechts minimaal met de inhoudelijke keuzes mag bemoeien.
Kortom de ouderwetse functioneel beheerder, zeker de functioneel beheerder van applicaties die over afdelingsgrenzen heengaat, moet mogelijk vrezen voor zijn/haar positie en kan zich beter omscholen tot proceseigenaar.
Kom met uw praktijkervaringen op het terrein van managen en organiseren
Deel uw kennis, schrijf 3 columns of artikelen en ontvang een gratis pro-abonnement (twv €200)
Word een pro!
SCHRIJF MEE >>
Wat opvalt in jouw verhaal is dat je het enerzijds hebt over de 'klassieke Functioneel Beheerder', wat suggereert dat er ook 'niet-klassieke' zijn, en anderzijds over alle Functioneel Beheerders die zich maar beter kunnen laten omscholen.
Het klopt dat er in de praktijk veel Functioneel Beheerders zijn die als uitgangspunt de applicatie hebben en die eerder vanuit de techniek denken (het hulpmiddel) dan vanuit het daarmee ondersteunde bedrijfsproces.
Om nu te zeggen dat dat de standaard is voor Functioneel Beheer gaat mij veel te ver.
In mijn optiek heeft echt Functioneel Beheer namelijk als focus juist het ondersteunde business proces. Hun voornaamste rol is om, redenerend vanuit dat proces, te ondersteunen bij het vaststellen, realiseren en gebruiken van de informatievoorziening (IV) die de juiste toegevoegde waarde heeft voor dat proces.
Ik gebruik bewust de term 'Informatievoorziening' omdat juist Functioneel Beheer verder dient te kijken dan ondersteunende (ICT) hulpmiddelen. Informatiebehoeften kunnen immers ook worden ingevuld d.m.v. verbeterde procedures, documentatie, communicatiestructuren etc.
En daarmee ontstaat het juiste samenspel tussen een procesverantwoordelijke, die de criteria, kaders en richtlijnen voor de IV aangeeft, en het Functioneel Beheer die deze procesverantwoordelijke vervolgens 'ontzorgt' (vreselijke term, maar geeft wel aan wat ik bedoel) bij de realisatie en het gebruik daarvan . Ieder zijn vak nietwaar?
Wat ik in mijn praktijk helaas vaak zie is dat juist de invulling van die kaderstellende rol vanuit de business ontbreekt. Doorgaans doordat men zich niet bewust is van (de noodzaak van) die rol. Mede door de nog steeds heersende focus op de ICT (IV=ICT).
In mijn optiek zou goed Functioneel Beheer dus eerder een gedegen kennis moeten hebben van de ondersteunde bedrijfsprocessen dan van de gebruikte hulpmiddelen zoals applicaties. En hiermee een gesprekspartner op het juiste niveau zijn voor de proceseigenaar en gebruikers in dat proces.
Voor Functioneel Beheer is het in principe voldoende om te weten op welke wijze de applicatie aan het proces bijdraagt, wat de gebruiker er mee kan en hoe de applicatie te gebruiken. Functionaliteit dus. Niet hoe de applicatie 'onder de schil' er uit ziet. Daarvoor zijn de specialisten binnen het applicatiebeheer.
Uiteraard is ook dit een wat ongenuanceerde uitspraak, maar ik wil hiermee wel aangeven hoe naar mijn mening de balans zou moeten liggen.
Concluderend: als je stelt dat de applicatiegerichte 'semi-ICT'er' binnen het Functioneel Beheer op termijn gaat verdwijnen zeg ik: 'Dat hoop ik'.
Maar het moge inmiddels duidelijk zijn dat ik het oneens ben met de stelling dat Functioneel Beheer als zodanig geen toekomst heeft. Het gaat om de invulling en de aantoonbare toegevoegde waarde voor de bedrijfsvoering van de gebruikersorganisatie (business).
Goed Functioneel Beheer, gecombineerd met goede 'opdrachtgeverschap' en 'eigenaarschap' vanuit de business en een professionele samenwerking met ICT partners, heeft een grote meerwaarde voor alle betrokken partijen.
En daarmee nog een schitterende toekomst.