Opleiding: HBO Inkoopadministratie (Online Zelfstudie)

Wil je jouw kennis en vaardigheden in inkoopadministratie naar een hoger niveau tillen en een onmisbare schakel worden binnen het inkoopproces? Met de hbo-opleiding Inkoopadministratie leer je de grondslagen van inkoopadministratie beheersen en ontwikkel je inzicht in het correct verwerken van inkoopdocumenten en administratieve procedures. Je leert leveranciersbeheer en stamgegevens efficiënt bij te houden, wat zorgt voor betrouwbare data en soepele samenwerking. Factuurverwerking en controle voer je nauwkeurig uit, zodat fouten en vertragingen worden voorkomen. Crediteurenbeheer en betalingen beheer je vakkundig, wat bijdraagt aan een gezonde financiële administratie. Je maakt gebruik van ERP-systemen en digitale verwerking om processen te automatiseren en optimaliseren, waardoor je tijd en kosten bespaart. Daarnaast leer je rapportages en analyses maken die je helpen om het inkoopproces te monitoren en verbeteren. Je krijgt inzicht in de relevante wet- en regelgeving binnen inkoopadministratie, zodat je altijd compliant werkt. Samenwerking en communicatie in het inkoopproces verbeteren door jouw professionele aanpak. Tot slot richt je je op kwaliteitsborging en procesverbetering, waardoor je zorgt voor een efficiënte en betrouwbare inkoopadministratie. Kies voor HBO Inkoopadministratie en versterk jouw positie in het bedrijfsproces.

Bij Go2Lean is het mogelijk om opleidingen te combineren tot een totale loopbaanplanning. Je volgt alleen de door jou gekozen opleidingen. Dat sluit perfect aan op jouw loopbaan. Zo kun jij jezelf optimaal ontwikkelen. Je werkt met persoonlijke leerdoelen, praktijkcases en praktijk gerelateerde oefeningen. De opleiding bestaat uit meerdere studielessen die je in je eigen tempo doorloopt via de online leeromgeving. De aanbevolen duur om de opleiding te voltooien is drie maanden, maar je hebt maximaal zes maanden de tijd om alles volledig af te ronden.

Voor wie?

Iedere HBO praktijkstudie is ontwikkeld voor een brede doelgroep. Op basis van de aangegeven onderwerpen per studieles kun je beoordelen of deze studie relevant kan zijn voor jouw persoonlijke ontwikkeling. Voor vragen kun je altijd terecht bij onze advies & voorlichting.

Vooropleiding

Go2Lean heeft voor het kunnen deelnemen aan deze praktijkstudie geen speciale eisen gesteld aan jouw vooropleiding. Indien je twijfelt over het instapniveau, dan kun je contact opnemen met onze afdeling advies & voorlichting.

Voorbereiding

De opleiding bestaat uit meerdere studielessen die je in je eigen tempo doorloopt via de online leeromgeving. De aanbevolen duur om de opleiding te voltooien is drie maanden, maar je hebt maximaal zes maanden de tijd om alles volledig af te ronden.

Leerdoelen

• Je kent de grondslagen van inkoopadministratie en past deze toe in de praktijk.
• Je verwerkt inkoopdocumenten nauwkeurig en beheert de administratieve procedures effectief.
• Je beheert leveranciersgegevens en stamgegevens om een betrouwbare database te waarborgen.
• Je verwerkt en controleert facturen volgens geldende richtlijnen en afspraken.
• Je beheert crediteuren en zorgt voor tijdige en correcte betalingen.
• Je werkt efficiënt met ERP-systemen en digitale tools voor inkoopadministratie.
• Je stelt rapportages en analyses op om inzicht te krijgen in de inkoopprocessen.
• Je handelt binnen de wet- en regelgeving en draagt bij aan kwaliteitsborging en procesverbetering in het inkoopproces.

Programma

Tijdens de HBO-opleiding van Go2Lean komen de volgende onderwerpen aan bod:

Inhoud van Les 1

• Definitie en doel van inkoopadministratie
  • Relatie tussen inkoop, logistiek en financiën
    • Verschil tussen directe en indirecte inkoop
      • Positionering van inkoop binnen organisatiestructuur
        • Inkoopproces: van aanvraag tot betaling
          • Inkoopbeleid en procedures
            • Administratieve cyclus van inkooptransacties
              • Belang van transparantie en controleerbaarheid
                • Samenwerking tussen inkoop en boekhouding
                  • Relevante wet- en regelgeving rondom inkoop

Inhoud van Les 2

• Inkoopaanvraag en interne bestelbon
  • Offertes en leveranciersvergelijkingen
    • Inkooporder en bevestiging
      • Pakbon en ontvangstregistratie
        • Factuurcontrole en -registratie
          • Inkoopfactuur en codering
            • Koppeling met boekhoudsysteem
              • Crediteurenadministratie
                • Archivering en digitale opslag
                  • Controle op volledigheid van documentatie

Inhoud van Les 3

• Aanmaken van leveranciers in het ERP-systeem
  • Onderhouden van leveranciersgegevens
    • Bankgegevens en betalingsvoorwaarden
      • Btw-nummers en identificatieverplichtingen
        • Deblokkeren en blokkeren van leveranciers
          • Beoordeling van leveranciersprestaties
            • Aanmaken van preferred suppliers
              • Leveranciersclassificatie en risicoprofiel
                • Periodieke actualisatie van stamdata
                  • Communicatie met leveranciers over administratieve zaken

Inhoud van Les 4

• Verschil tussen goederen- en dienstenfacturen
  • Matchen van facturen met inkooporders en ontvangsten (3-way matching)
    • Automatische factuurverwerking (scan & herken)
      • Afwijkingen en correcties bij factuurcontrole
        • Accordering van facturen
          • Creditnota’s en verwerking
            • Boeken van vooruitbetalingen
              • Verwerking van periodieke facturen en abonnementen
                • Inboeken van kostenplaatsen en grootboekrekeningen
                  • Vastleggen van betaaltermijnen en kortingen

Inhoud van Les 5

• Crediteurenkaart en openstaande posten
  • Betaling per batch of individueel
    • Betaalblokkades en betalingsvoorstellen
      • Communicatie over betalingsachterstanden
        • Voorbereiden en uitvoeren van betaalruns
          • Verwerken van terugbetalingen en storneringen
            • Bewaking van betalingstermijnen
              • Verschillenanalyse tussen betaalde en geboekte bedragen
                • Valutakoersen en buitenlandse betalingen
                  • Rapportage over openstaande verplichtingen

Inhoud van Les 6

• Introductie tot ERP-systemen (bijv. SAP, Exact, AFAS)
  • Inrichting van inkoopmodules
    • Workflow van inkooptransacties
      • Digitale goedkeuringsprocedures
        • Automatisering van repetitieve handelingen
          • Koppeling met e-facturatie en leveranciersportalen
            • Systeemcontroles en autorisaties
              • Logbestanden en audittrails
                • Gegevensvalidatie en invoercontroles
                  • Beveiliging van inkoopgegevens in systemen

Inhoud van Les 7

• Opstellen van inkooprapportages
  • Analyseren van inkoopvolumes en leveranciersuitgaven
    • Doorlooptijdanalyse van order tot betaling
      • Kostenbewaking per kostenplaats of project
        • Openstaande facturen en betaalgedrag
          • Gebruik van dashboards en BI-tools
            • Foutenanalyse en correctierapporten
              • Inkoopstatistieken voor managementinformatie
                • Afwijkingsrapportages t.o.v. budget
                  • Jaarafsluiting en inkoopoverzichten

Inhoud van Les 8

• Belastingwetgeving (btw-verwerking, verleggingsregeling)
  • Handelsrecht en leveringsvoorwaarden
    • Privacywetgeving (AVG) bij leveranciersgegevens
      • Controle op fiscale factuureisen
        • Wetten m.b.t. betaaltermijnen en handelsverkeer
          • Verplichtingen bij internationale inkoop
            • Douanedocumenten en importheffingen
              • Aansprakelijkheid bij administratieve fouten
                • Interne en externe audits
                  • Sancties en gevolgen van niet-naleving

Inhoud van Les 9

• Afstemming tussen inkoop, finance en logistiek
  • Duidelijke communicatie met leveranciers
    • Escalatie van afwijkingen in documenten of leveringen
      • Interne communicatie bij goedkeuring van orders
        • Rollen en verantwoordelijkheden binnen het inkoopproces
          • Verslaglegging van overleggen en beslissingen
            • Tijdig informeren over vertragingen of fouten
              • Samenwerken met externe adviseurs of auditors
                • Opstellen van administratieve werkinstructies
                  • Feedback en verbetering van samenwerking

Inhoud van Les 10

• Documenteren van administratieve processen
  • Interne controles en vier-ogenprincipe
    • Beheersmaatregelen bij foutgevoelige processen
      • Standaardisatie van invoer en verwerking
        • Continu verbeteren op basis van data
          • Signaleren van afwijkingen en risico’s
            • Voorstellen voor procesoptimalisatie
              • Beoordeling van leveranciersadministratie
                • Evaluatie van inkoopprocedures
                  • Periodieke interne audits en kwaliteitsmetingen

Certificaat

Deze praktijkopleiding geeft jou de mogelijkheid om het bijbehorende certificaat te behalen. Tijdens de praktijkopleiding schrijf je een Verbeterplan Praktijk-Case (VPC). Hieruit moet jouw beheersing van de behandelde onderwerpen goed naar voren komen. Als je dit onderdeel met een positief resultaat afsluit, ontvang je het officiële certificaat van deze praktijkopleiding. Indien je voor twee of meer praktijkopleidingen kiest binnen hetzelfde vakgebied, dan ontvang je bij een positief resultaat een diploma!