Opleiding: MHBO Receptie en frontoffice taken (Klassikale Studie)

Met een MHBO praktijkstudie kiest je voor een tussenstap van MBO naar HBO en leg je een stevige basis voor verdere studie op HBO-niveau. Het programma vertoont grotendeels gelijkenissen met het MBO-programma, maar omvat extra opdrachten ter voorbereiding op het HBO-niveau.

Met de opleiding MHBO Receptie en frontoffice taken ontwikkel je de vaardigheden om gasten, klanten en bezoekers professioneel te ontvangen en een positieve eerste indruk te maken die de reputatie van de organisatie versterkt. Je leert gastvrijheid in de praktijk te brengen en de eerste indruk optimaal te benutten, terwijl je vaardig wordt in telefoon- en e-mailafhandeling om communicatie efficiënt en klantgericht te laten verlopen. Agenda- en afsprakenbeheer helpt je overzicht te houden en tijd optimaal in te delen, en bezoekersregistratie en toegangsbeheer zorgen voor veiligheid en een soepele ontvangst. Je krijgt kennis van administratieve ondersteuning, zodat je secretariaatswerkzaamheden en documentbeheer nauwkeurig en professioneel uitvoert, en je leert omgaan met klachten en lastige situaties om servicegericht en rustig te blijven handelen. Coördinatie van facilitaire taken laat je processen soepel verlopen en draagt bij aan een georganiseerde werkomgeving, terwijl gebruik van digitale systemen en software je productiviteit en efficiëntie verhoogt. Interne communicatie en samenwerking versterken de teamcohesie en zorgen voor een gestroomlijnde werkorganisatie, en representatie van de organisatie leert je hoe je professioneel en overtuigend naar buiten treedt. Met deze opleiding ben je klaar om als receptionist of frontofficemedewerker een centrale en onmisbare rol te vervullen binnen iedere organisatie, met uitstekende service en klantgerichtheid als uitgangspunt.

Bij Go2Lean is het mogelijk om opleidingen te combineren tot een totale loopbaanplanning. Je volgt alleen de door jou gekozen opleidingen. Dat sluit perfect aan op jouw loopbaan. Zo kun jij jezelf optimaal ontwikkelen. Je werkt met persoonlijke leerdoelen, praktijkcases en praktijk gerelateerde oefeningen. Door onder meer het inbrengen van jouw eigen werkervaring wordt de opleiding gericht op de eigen werksituatie. We verzorgen alle praktijkopleidingen op 78 locaties in Nederland.

Voor wie?

Iedere MHBO praktijkstudie is ontwikkeld voor een brede doelgroep. Op basis van de aangegeven onderwerpen per studieles kun je beoordelen of deze studie relevant kan zijn voor jouw persoonlijke ontwikkeling. Voor vragen kun je altijd terecht bij onze advies & voorlichting.

Vooropleiding

Go2Lean heeft voor het kunnen deelnemen aan deze praktijkstudie geen speciale eisen gesteld aan jouw vooropleiding. Indien je twijfelt over het instapniveau, dan kun je contact opnemen met onze afdeling advies & voorlichting.

Voorbereiding

De MHBO-opleiding van Go2Lean is opgebouwd uit 8 studielessen. Wanneer je kiest voor de dagstudie, bereid je 2 studielessen per keer voor. Voor de avondstudie bereid je 1 studieles per keer voor. Iedere studieles vergt ongeveer 3 tot 5 uren voorbereiding. Je dient je ook voor de eerste bijeenkomst voor te bereiden.

Leerdoelen

• Je begrijpt het belang van gastvrijheid en eerste indruk en past dit toe in professionele contacten.
• Je verwerkt telefoon- en e-mailafhandeling efficiënt en klantgericht.
• Je beheert agenda’s en afspraken zodat planning en tijdsbesteding optimaal verlopen.
• Je voert bezoekersregistratie en toegangsbeheer uit volgens organisatiebeleid en veiligheidsrichtlijnen.
• Je ondersteunt administratieve processen zodat werkzaamheden gestructureerd en correct verlopen.
• Je gaat effectief om met klachten en lastige situaties om tot constructieve oplossingen te komen.
• Je coördineert facilitaire taken en gebruikt digitale systemen en software om processen te ondersteunen.
• Je bevordert interne communicatie en samenwerking en vertegenwoordigt de organisatie professioneel naar externe partijen.

Programma

Tijdens de MHBO-opleiding van Go2Lean komen de volgende onderwerpen aan bod:

Inhoud van Les 1

• Professionele houding en uitstraling
• Ontvangen en begroeten van bezoekers
• Non-verbale communicatie effectief inzetten
• Creëren van een vriendelijke en toegankelijke sfeer
• Kennis van etiquette en omgangsvormen

Inhoud van Les 2

• Professioneel beantwoorden van telefoongesprekken
• Doorverbinden naar de juiste persoon of afdeling
• Noteren en doorgeven van boodschappen
• Correct en zakelijk opstellen van e-mails
• Gebruik van telefoon- en e-mailprotocollen

Inhoud van Les 3

• Inplannen van afspraken en vergaderingen
• Beheren van vergaderruimtes en faciliteiten
• Afstemmen van agenda’s met collega’s
• Bevestigen en herinneren van afspraken
• Omgaan met last-minute wijzigingen

Inhoud van Les 4

• Registreren van bezoekers in systemen
• Uitgeven van bezoekerspassen
• Toelichten van veiligheids- en huisregels
• Begeleiden van bezoekers naar de juiste locatie
• Toezien op naleving van toegangsprocedures

Inhoud van Les 5

• Invoeren van gegevens in systemen
• Archiveren van documenten en postverwerking
• Opstellen en bijhouden van overzichten
• Verwerken van inkomende en uitgaande correspondentie
• Ondersteunen bij rapportages en lijsten

Inhoud van Les 6

• Luisteren en samenvatten van de klacht
• Empathisch en professioneel reageren
• Escaleren naar de juiste persoon of afdeling
• Oplossingsgericht denken en handelen
• Klachtenregistratie bijhouden

Inhoud van Les 7

• Bestellen van kantoorartikelen en voorraadbeheer
• Aanspreekpunt zijn voor onderhoud en reparaties
• Controleren van vergaderruimtes op netheid en benodigdheden
• Signaleren van facilitaire problemen
• Contact onderhouden met leveranciers

Inhoud van Les 8

• Werken met reserveringssystemen
• Beheren van CRM-systemen voor klantgegevens
• Gebruik van interne communicatieplatforms
• Veilig omgaan met persoonsgegevens (AVG)
• Basiskennis van Microsoft Office of vergelijkbare pakketten

Inhoud van Les 9

• Afstemmen met andere afdelingen
• Duidelijk en beknopt doorgeven van informatie
• Ondersteunen van interne evenementen en bijeenkomsten
• Samenwerken met collega’s onder druk
• Feedback geven en ontvangen

Inhoud van Les 10

• Uitdragen van de kernwaarden van het bedrijf
• Consequent gebruik van huisstijl en taalgebruik
• Professionele omgang met vertrouwelijke informatie
• Oog voor detail in presentatie van materialen
• Positieve bijdrage leveren aan het imago

Certificaat

Deze praktijkopleiding geeft jou de mogelijkheid om het bijbehorende certificaat te behalen. Tijdens de praktijkopleiding schrijf je een Verbeterplan Praktijk-Case (VPC). Hieruit moet jouw beheersing van de behandelde onderwerpen goed naar voren komen. Als je dit onderdeel met een positief resultaat afsluit, ontvang je het officiële certificaat van deze praktijkopleiding. Indien je voor twee of meer praktijkopleidingen kiest binnen hetzelfde vakgebied, dan ontvang je bij een positief resultaat een diploma!