Opleiding: MHBO E-mail- en correspondentiebeheer (Klassikale Studie)
Met een MHBO praktijkstudie kiest je voor een tussenstap van MBO naar HBO en leg je een stevige basis voor verdere studie op HBO-niveau. Het programma vertoont grotendeels gelijkenissen met het MBO-programma, maar omvat extra opdrachten ter voorbereiding op het HBO-niveau.
Met de opleiding MHBO E-mail- en correspondentiebeheer ontwikkel je alle vaardigheden om professionele communicatie via e-mail en schriftelijke correspondentie efficiënt en effectief te organiseren. Je begint met de basisprincipes van professionele correspondentie en leert hoe je zakelijke boodschappen helder, correct en overtuigend formuleert. Bij e-mailbeheer en organisatie ontdek je hoe je inboxen overzichtelijk houdt, prioriteiten stelt en processen stroomlijnt. Het opstellen van effectieve e-mails staat centraal, zodat je altijd de juiste toon en structuur hanteert en je boodschap duidelijk overkomt. Daarnaast leer je hoe je e-mails tijdig en professioneel beantwoordt en opvolgt, en hoe je zakelijke brieven schrijft die aansluiten bij de verwachtingen van de ontvanger. Interne communicatie via e-mail helpt je collega’s op de juiste manier te informeren, terwijl externe communicatie je voorbereidt op professioneel contact met klanten, leveranciers en andere relaties. Ook besteed je aandacht aan e-mailveiligheid en privacy, zodat je vertrouwelijke informatie zorgvuldig en veilig verwerkt. Documenteren en archiveren van correspondentie zorgen ervoor dat je altijd overzicht houdt en snel informatie terugvindt. Tot slot leer je hoe je correspondentieprocessen kunt evalueren en optimaliseren om efficiënter en professioneler te werken. Met deze praktijkgerichte opleiding bouw je een stevige basis om uit te blinken in moderne, professionele communicatie en correspondentiebeheer.
Bij Go2Lean is het mogelijk om opleidingen te combineren tot een totale loopbaanplanning. Je volgt alleen de door jou gekozen opleidingen. Dat sluit perfect aan op jouw loopbaan. Zo kun jij jezelf optimaal ontwikkelen. Je werkt met persoonlijke leerdoelen, praktijkcases en praktijk gerelateerde oefeningen. Door onder meer het inbrengen van jouw eigen werkervaring wordt de opleiding gericht op de eigen werksituatie. We verzorgen alle praktijkopleidingen op 78 locaties in Nederland.
Voor wie?
Iedere MHBO praktijkstudie is ontwikkeld voor een brede doelgroep. Op basis van de aangegeven onderwerpen per studieles kun je beoordelen of deze studie relevant kan zijn voor jouw persoonlijke ontwikkeling. Voor vragen kun je altijd terecht bij onze advies & voorlichting.
Vooropleiding
Go2Lean heeft voor het kunnen deelnemen aan deze praktijkstudie geen speciale eisen gesteld aan jouw vooropleiding. Indien je twijfelt over het instapniveau, dan kun je contact opnemen met onze afdeling advies & voorlichting.
Voorbereiding
De MHBO-opleiding van Go2Lean is opgebouwd uit 8 studielessen. Wanneer je kiest voor de dagstudie, bereid je 2 studielessen per keer voor. Voor de avondstudie bereid je 1 studieles per keer voor. Iedere studieles vergt ongeveer 3 tot 5 uren voorbereiding. Je dient je ook voor de eerste bijeenkomst voor te bereiden.
Leerdoelen
- Je begrijpt de basisprincipes van professionele correspondentie en past deze toe in diverse zakelijke situaties.
- Je beheert en organiseert e-mailverkeer efficiënt om overzicht en productiviteit te behouden.
- Je stelt effectieve e-mails op die duidelijk, professioneel en doelgericht zijn.
- Je beantwoordt en volgt e-mails correct op, inclusief interne en externe communicatie.
- Je stelt zakelijke brieven op volgens geldende standaarden en conventies.
- Je hanteert e-mailcommunicatie voor interne organisatieprocessen en externe contacten.
- Je waarborgt e-mailveiligheid en privacy en documenteert en archiveert correspondentie systematisch.
- Je evalueert en optimaliseert correspondentieprocessen om efficiëntie, betrouwbaarheid en professionaliteit te verbeteren.
Programma
Tijdens de MHBO-opleiding van Go2Lean komen de volgende onderwerpen aan bod:
Inhoud van Les 1
Basisprincipes van professionele correspondentie- Functie en doel van zakelijke e-mails en brieven
- Verschil tussen formele en informele communicatie
- Belang van correcte taal en toon
- Structuur van een duidelijke boodschap
- Etiquette bij zakelijke correspondentie
Inhoud van Les 2
E-mailbeheer en organisatie- Inbox structureren met mappen en labels
- Gebruik van filters en regels voor automatische sortering
- Prioriteren van berichten op urgentie en belangrijkheid
- Archiveren van oude e-mails
- Periodieke opschoning en onderhoud van de mailbox
Inhoud van Les 3
Opstellen van effectieve e-mails- Duidelijke onderwerpregels formuleren
- Kernboodschap bovenaan plaatsen
- Actiepunten en deadlines expliciet vermelden
- Correct en professioneel taalgebruik toepassen
- Vermijden van ambiguïteit en overbodige informatie
Inhoud van Les 4
Beantwoorden en opvolgen van e-mails- Tijdsgebonden reageren en bevestigen van ontvangst
- Relevante bijlagen toevoegen
- Follow-up strategieën hanteren
- Samenvatten van antwoorden bij complexe vraagstukken
- Duidelijke verwijzing naar eerdere correspondentie
Inhoud van Les 5
Opstellen van zakelijke brieven- Formele aanhef en afsluiting gebruiken
- Structuur van inleiding, kern en slot toepassen
- Professionele opmaak en lay-out hanteren
- Correcte adressen en contactgegevens vermelden
- Beoordelen van toon en overtuigingskracht
Inhoud van Les 6
Interne communicatie via e-mail- Afstemmen op interne regels en cultuur
- Duidelijk communiceren over verantwoordelijkheden
- Korte en duidelijke berichten bij interne afstemming
- Gebruik van CC/BCC op juiste manier
- Samenwerking via gezamenlijke platforms ondersteunen
Inhoud van Les 7
Externe communicatie via e-mail en brief- Formele toon bij klanten, leveranciers en partners
- Afstemmen op doelgroep en context
- Correcte aanhef en afsluiting toepassen
- Respectvolle en professionele formuleringen gebruiken
- Vertrouwelijkheid en privacy waarborgen
Inhoud van Les 8
E-mailveiligheid en privacy- Herkennen van phishing en verdachte berichten
- Vertrouwelijke informatie correct behandelen
- Gebruik van sterke wachtwoorden en tweestapsverificatie
- Versleuteling en beveiliging van bijlagen toepassen
- Naleving van AVG en interne veiligheidsrichtlijnen
Inhoud van Les 9
Documenteren en archiveren van correspondentie- Vastleggen van belangrijke e-mails en brieven
- Gebruik van digitale archiveringssystemen
- Versiebeheer en datumregistratie toepassen
- Gemakkelijk terugvinden van correspondentie
- Organiseren van archieven volgens interne richtlijnen
Inhoud van Les 10
Evaluatie en optimalisatie van correspondentieprocessen- Analyseren van responstijden en effectiviteit
- Verbeterpunten identificeren voor structuur en tone of voice
- Standaard sjablonen ontwikkelen en toepassen
- Periodieke evaluatie van archiefbeheer
- Best practices voor efficiënt en professioneel communicatiebeheer implementeren
Certificaat
Deze praktijkopleiding geeft jou de mogelijkheid om het bijbehorende certificaat te behalen. Tijdens de praktijkopleiding schrijf je een Verbeterplan Praktijk-Case (VPC). Hieruit moet jouw beheersing van de behandelde onderwerpen goed naar voren komen. Als je dit onderdeel met een positief resultaat afsluit, ontvang je het officiële certificaat van deze praktijkopleiding. Indien je voor twee of meer praktijkopleidingen kiest binnen hetzelfde vakgebied, dan ontvang je bij een positief resultaat een diploma!
