Opleiding: MHBO Archiveren en documentbeheer in de overheid (Klassikale Studie)
Met een MHBO praktijkstudie kiest je voor een tussenstap van MBO naar HBO en leg je een stevige basis voor verdere studie op HBO-niveau. Het programma vertoont grotendeels gelijkenissen met het MBO-programma, maar omvat extra opdrachten ter voorbereiding op het HBO-niveau.
Met de MHBO-opleiding Archiveren en documentbeheer in de overheid leer je hoe je zorgvuldig en efficiënt omgaat met de enorme hoeveelheid informatie die binnen overheidsorganisaties dagelijks wordt verwerkt. Je start met de basisprincipes van archiveren in de overheid, waarbij je inzicht krijgt in de rol van documentbeheer voor transparantie, rechtmatigheid en verantwoording. Je verdiept je in wettelijke kaders en richtlijnen die bepalen hoe documenten moeten worden bewaard en beheerd. Ook leer je de verschillende soorten documenten binnen de overheid herkennen en correct ordenen. Digitale archivering speelt een belangrijke rol, waarbij je leert hoe je informatie digitaal veilig opslaat, toegankelijk maakt en duurzaam behoudt. Daarnaast krijg je kennis van fysieke archiefbeheerprocessen die nodig blijven voor papieren dossiers. Toegankelijkheid en vindbaarheid staan centraal, zodat je documenten snel en efficiënt kunt terughalen. Beveiliging en vertrouwelijkheid zijn essentieel binnen de overheid, daarom leer je hoe je gevoelige informatie beschermt. Samenwerking tussen afdelingen zorgt dat documentbeheer soepel verloopt en iedereen op dezelfde manier werkt. Met archiefcontrole en kwaliteitsbeheer leer je de betrouwbaarheid en actualiteit waarborgen. Tot slot ontwikkel je vaardigheden in duurzaam archiveren en toekomstbestendigheid, zodat informatie altijd beschikbaar blijft voor burgers, bestuur en maatschappij. Zo word jij onmisbaar in professioneel en verantwoord documentbeheer binnen de overheid.
Bij Go2Lean is het mogelijk om opleidingen te combineren tot een totale loopbaanplanning. Je volgt alleen de door jou gekozen opleidingen. Dat sluit perfect aan op jouw loopbaan. Zo kun jij jezelf optimaal ontwikkelen. Je werkt met persoonlijke leerdoelen, praktijkcases en praktijk gerelateerde oefeningen. Door onder meer het inbrengen van jouw eigen werkervaring wordt de opleiding gericht op de eigen werksituatie. We verzorgen alle praktijkopleidingen op 78 locaties in Nederland.
Voor wie?
Iedere MHBO praktijkstudie is ontwikkeld voor een brede doelgroep. Op basis van de aangegeven onderwerpen per studieles kun je beoordelen of deze studie relevant kan zijn voor jouw persoonlijke ontwikkeling. Voor vragen kun je altijd terecht bij onze advies & voorlichting.
Vooropleiding
Go2Lean heeft voor het kunnen deelnemen aan deze praktijkstudie geen speciale eisen gesteld aan jouw vooropleiding. Indien je twijfelt over het instapniveau, dan kun je contact opnemen met onze afdeling advies & voorlichting.
Voorbereiding
De MHBO-opleiding van Go2Lean is opgebouwd uit 8 studielessen. Wanneer je kiest voor de dagstudie, bereid je 2 studielessen per keer voor. Voor de avondstudie bereid je 1 studieles per keer voor. Iedere studieles vergt ongeveer 3 tot 5 uren voorbereiding. Je dient je ook voor de eerste bijeenkomst voor te bereiden.
Leerdoelen
- Je kunt de basisprincipes van archiveren in de overheid uitleggen en toepassen binnen werkprocessen.
- Je kunt wettelijke kaders en richtlijnen voor archivering naleven en integreren in dagelijkse werkzaamheden.
- Je kunt verschillende soorten documenten binnen de overheid identificeren en correct archiveren.
- Je kunt digitale archivering toepassen en beheren voor efficiënt documentbeheer.
- Je kunt fysieke archiefbeheerprocessen uitvoeren en organiseren volgens interne procedures.
- Je kunt de toegankelijkheid en vindbaarheid van archiefstukken waarborgen voor medewerkers en belanghebbenden.
- Je kunt beveiliging en vertrouwelijkheid toepassen bij archivering en samenwerken met andere afdelingen.
- Je kunt archiefcontrole uitvoeren, kwaliteitsbeheer toepassen en duurzame archiveringsstrategieën ontwikkelen voor toekomstbestendige documentatie.
Programma
Tijdens de MHBO-opleiding van Go2Lean komen de volgende onderwerpen aan bod:
Inhoud van Les 1
Basisprincipes van archiveren in de overheid- Doel en nut van archiveren voor overheidsinstanties
- Verschil tussen dynamisch, semi-statisch en statisch archief
- Wettelijke verplichtingen voor archiefbeheer
- Ordeningsstructuren en classificatiesystemen
- Begrippen als authenticiteit, integriteit en duurzaamheid
Inhoud van Les 2
Wettelijke kaders en richtlijnen- Archiefwet en Archiefbesluit
- Wet open overheid (Woo) en informatieplicht
- Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)
- Bewaar- en vernietigingstermijnen
- Toegankelijkheid en openbaarheid van documenten
Inhoud van Les 3
Soorten documenten binnen de overheid- Fysieke documenten en papieren dossiers
- Digitale documenten en elektronische archieven
- Audio-, video- en beeldmateriaal
- E-mail en andere digitale correspondentie
- Overlegverslagen, rapporten en beleidsstukken
Inhoud van Les 4
Digitale archivering- Gebruik van Document Management Systemen (DMS)
- Metadata en zoekfunctionaliteiten
- Bestandsformaten voor langdurige opslag
- Versiebeheer en controle op wijzigingen
- Back-up en herstelprocedures
Inhoud van Les 5
Fysieke archiefbeheerprocessen- Inname en registratie van documenten
- Ordenen en etiketteren van dossiers
- Veiligheids- en bewaarcondities
- Toegangsregistratie en uitleensystemen
- Vernietigingsprocedures voor papieren archiefstukken
Inhoud van Les 6
Toegankelijkheid en vindbaarheid- Opzetten van een logische structuur
- Indexeren en beschrijven van documenten
- Gebruiksvriendelijke zoekmogelijkheden
- Digitaliseren van papieren archieven
- Gebruik van trefwoorden en categorieën
Inhoud van Les 7
Beveiliging en vertrouwelijkheid- Classificatie van informatie (openbaar, intern, vertrouwelijk)
- Autorisatie- en toegangsbeheer
- Bescherming tegen datalekken
- Versleuteling van digitale bestanden
- Veilig vernietigen van vertrouwelijke documenten
Inhoud van Les 8
Samenwerking tussen afdelingen- Afstemmen van archiefprocedures
- Centrale vs. decentrale archiefbeheerstructuur
- Documentuitwisseling tussen afdelingen
- Voorkomen van dubbele opslag
- Afspraak over verantwoordelijkheden en taken
Inhoud van Les 9
Archiefcontrole en kwaliteitsbeheer- Uitvoeren van periodieke audits
- Controleren op naleving van wet- en regelgeving
- Kwaliteitscriteria voor archiefstukken
- Rapportage van verbeterpunten
- Bijhouden van archiefstatistieken
Inhoud van Les 10
Duurzaam archiveren en toekomstbestendigheid- Digitalisering als duurzaamheidsmaatregel
- Behoud van informatie bij technologische veranderingen
- Langetermijnopslag en migratie van bestanden
- Minimaliseren van papiergebruik
- Hergebruik van informatie en kennisdeling
Certificaat
Deze praktijkopleiding geeft jou de mogelijkheid om het bijbehorende certificaat te behalen. Tijdens de praktijkopleiding schrijf je een Verbeterplan Praktijk-Case (VPC). Hieruit moet jouw beheersing van de behandelde onderwerpen goed naar voren komen. Als je dit onderdeel met een positief resultaat afsluit, ontvang je het officiële certificaat van deze praktijkopleiding. Indien je voor twee of meer praktijkopleidingen kiest binnen hetzelfde vakgebied, dan ontvang je bij een positief resultaat een diploma!
