Medewerkerstekort is een illusie

Columns

Wat vaak wordt gezien als een tekort aan medewerkers, is in werkelijkheid een illusie die voortkomt uit een beperkte denkwijze: de schaarste-mindset. Deze manier van denken legt de focus op wat er ontbreekt, in plaats van op de kansen en mogelijkheden die al binnen handbereik liggen. Dit perspectief remt niet alleen de groei van individuen en teams, maar zorgt er ook voor dat organisaties de aanwezige talenten en middelen onvoldoende benutten.

Veel organisaties ervaren talentontwikkeling als een last en kiezen liever voor direct inzetbare oplossingen. Ze zoeken naar ‘kant-en-klare broodjes’ in plaats van te investeren in de groei en ontwikkeling van hun eigen mensen. Dit patroon van denken beperkt niet alleen de toegang tot talent, maar creëert ook een illusie van tijdschaarste.

Het probleem is niet het gebrek aan tijd of talent, maar de manier waarop we het benutten.

Schaarste Denken: Het Fundament van de Illusie

Schaarste denken leidt tot tekorten omdat het de mogelijkheden van wat er al is systematisch negeert.

Deze mindset richt zich op wat ontbreekt en leidt de aandacht af van wat beschikbaar is.

Organisaties en teams die gevangen zitten in deze mindset, kijken vooral naar de hiaten in hun middelen of capaciteiten. Hierdoor worden bestaande talenten, vaardigheden en hulpmiddelen over het hoofd gezien of onderschat.

Daarnaast speelt de illusie van tijdschaarste een cruciale rol. Door een voortdurende focus op urgente taken en deadlines, verliezen organisaties het zicht op efficiënte werkmethoden en lange termijn oplossingen. Vaak kan door betere organisatie en prioritering meer worden bereikt binnen de beschikbare tijd.

Kenmerken van Schaarste Denken:

  • Gebrek aan flexibiliteit: Starre functieomschrijvingen en werkpatronen verhinderen een efficiënte inzet van talent en tijd.
  • Focus op tekortkomingen: De nadruk ligt op wat niet beschikbaar is, in plaats van op wat medewerkers wél kunnen bijdragen.
  • Belemmering van samenwerking: Schaarste denken vergroot concurrentie binnen teams, waardoor tijd en middelen inefficiënt worden benut.

Medewerkerstekort en tijdschaarste: Illusies Ontmaskerd

Veel van wat wordt ervaren als een personeelstekort of tijdgebrek, is het resultaat van vastgeroeste denkpatronen en organisatorische rigiditeit. Hier zijn vijf manieren om deze illusie te doorbreken:

  1. Ontdek en Benut Verborgen Talent
    • Medewerkers hebben vaak onbenutte vaardigheden die de werkdruk kunnen verlichten.
    • Voorbeeld: In een ziekenhuis werden IT-vaardigheden van verpleegkundigen benut voor interne procesoptimalisatie, wat tijd bespaarde.
  2. Creëer Flexibele Rollen
    • Dynamische takenpakketten bieden ruimte voor tijdsbesparing en betere samenwerking.
    • Oplossing: Rollen baseren op vaardigheden in plaats van starre functieomschrijvingen.
  1. Waardering voor Ervaring
    • Praktische kennis en ervaring kunnen taken versnellen en effectiever maken.
    • Casus: Een mentorprogramma koppelde ervaren medewerkers aan junioren, wat trainingstijd verminderde.
  1. Gebruik Technologie Slim
    • Automatisering en digitale tools nemen routinetaken over, waardoor tijd vrijkomt voor strategisch werk.
    • Inspiratie: Een digitaal planningssysteem in de thuiszorg verminderde de administratieve last drastisch.
  1. Betrek de Gemeenschap
    • Externe hulp kan interne druk verlichten en tijd vrijmaken voor kernactiviteiten.
    • Voorbeeld: Vrijwilligers kunnen ondersteunende taken oppakken, waardoor medewerkers meer tijd krijgen voor specialistische werkzaamheden.

Praktijkvoorbeeld: Bakkerij Van Maanen

Een inspirerend voorbeeld van een organisatie die schaarste wist om te buigen naar overvloed is Bakkerij Van Maanen, een Nederlands familiebedrijf met tientallen vestigingen.

Door een tekort aan bakkers en een stijgende vraag naar ambachtelijke producten, ervoer Bakkerij Van Maanen een structureel probleem in het vinden van geschikt personeel. Ze zaten vast in een traditionele manier van denken: zoeken naar volledig opgeleide bakkers met de juiste papieren, wat leidde tot een tekort aan kandidaten.

In plaats van te blijven zoeken naar ‘kant-en-klare’ bakkers, besloten ze om intern talent beter te benutten en een leer-werktraject op te zetten. Medewerkers zonder formele bakkerijopleiding, maar met affiniteit voor het vak, kregen de kans om via interne trainingen en begeleiding een volwaardig bakkersdiploma te behalen. Daarnaast werd technologie ingezet, zoals geautomatiseerde ovens, waardoor de werkdruk afnam en medewerkers zich konden richten op creatievere taken.

Resultaten:

  • Binnen een jaar konden ze 30% van de openstaande functies invullen met intern opgeleide medewerkers.
  • De betrokkenheid en tevredenheid onder het personeel steeg aanzienlijk door de geboden ontwikkelingskansen.
  • Innovatie in processen zorgde voor efficiënter werken en minder verspilling van grondstoffen en tijd.

Organisaties die focussen op wat ontbreekt, verliezen uit het oog wat ze al hebben.

Concrete stappen om overvloeddenken toe te passen:

  1. Maak een skills-inventarisatie: Breng de verborgen vaardigheden van medewerkers in kaart en zoek naar manieren om deze optimaal in te zetten.
  2. Prioriteer taken effectiever: Gebruik de Eisenhower-matrix om urgente en belangrijke taken te scheiden en tijdverspilling te voorkomen.
  3. Stimuleer interne mobiliteit: Creëer mogelijkheden voor medewerkers om ook andere rollen op zich te nemen en zo hun potentieel te benutten.
  4. Werk aan een cultuur van vertrouwen: Geef medewerkers de ruimte om zelfstandig beslissingen te nemen en hun tijd efficiënter in te delen.
  5. Evalueer en optimaliseer processen continu: Voer periodieke evaluaties uit om knelpunten te identificeren en verbeteringen door te voeren.

Vraag jezelf en je team af: Hebben we echt een tekort aan mensen en tijd, of benutten we niet volledig wat we al hebben? Vaak ligt het antwoord dichterbij dan gedacht.

Meer over Human Resources Management