IT-adoptie: zo krijg je het gehele peloton over de finish

De IT trends van Gartner voor dit jaar zijn duidelijk: hybride werken, hyperautomatisering, alles in en via de cloud en altijd in verbinding zijn. Oftewel, we doen en moeten steeds meer online vanaf een plek die we zelf bepalen. Digitaal vaardige medewerkers zijn goud in deze tijden. Maar met een continu veranderend IT speelveld is ook IT adoptie nodig. Organisaties denken nog weleens dat met voldoende digitale vaardigheid, de adoptie van nieuwe applicaties of nieuwe manieren van (samen)werken, bijvoorbeeld via online omgevingen, dan vanzelf volgt. Medewerkers weten immers hun weg te vinden in systemen. Toch staan digitale vaardigheden niet automatisch garant voor goede IT adoptie, net als dat er meer nodig is voor een succesvolle wielercarrière dan simpelweg kunnen fietsen. 

Like riding a bike

We hebben allemaal op een bepaalde leeftijd leren fietsen. Iedereen weliswaar op zijn eigen tempo. De een stapte op een driewieler en was weg. De ander heeft wellicht meerdere weken met zijn ouders aan de schouder geoefend om het onder de knie te krijgen. Ditzelfde principe geldt voor het ontwikkelen van digitale vaardigheden. De een heeft er affiniteit mee en kan gelijk uit de voeten, de ander heeft wat langer zijwieltjes nodig. Maar ongeacht de snelheid, we hebben allemaal uiteindelijk leren fietsen. Dit werkt hetzelfde voor digitale vaardigheden. Uit onderzoek blijkt dat werkende Nederlanders de digitale vaardigheden in hun organisatie een 7,3 geven. Ruim voldoende dus. Toch is de adoptie van systemen en applicaties voor 40 procent van deze groep mensen een bottleneck om productiever te werken. Ondanks dat mensen hun digivaardigheden dus ruim voldoende inschatten, is er van goede IT adoptie niet direct sprake.

Digivaardigheid ≠ adoptie

Dat is niet zo gek. De twee begrippen liggen in het verlengde van elkaar. Digitaal vaardig zijn betekent dat je beschikt over basiskennis van applicaties die nodig zijn om je werk uit te kunnen voeren. Deze vaardigheden vormen een fundament waarmee je weerbaar bent om met digitale veranderingen om te gaan. Deze weerbaarheid noemen we IT adoptie. Digitale vaardigheden kun je vergelijken met fietsen tijdens een plotselinge stormwind. Hoe beter je conditie, hoe minder moeite het kost om de wind te trotseren. Met andere woorden, voordat je kunt inzetten op IT adoptie moeten de digitale vaardigheden van medewerkers op peil zijn. Vernieuwingen of veranderingen in bijvoorbeeld het applicatiegebruik vragen om andere vaardigheden dan voorheen. Zie IT adoptie daarom als de stap van fietsen naar wielrennen. En om te kunnen wielrennen, moet je eerst leren fietsen.

Van fietsen naar wielrennen

In het wielrennen zijn er altijd drie groepen: de kopgroep, het peloton en de achterblijvers. Voor IT adoptie is dat net zo. De kopgroep loopt voorop in de adoptie. Zij zijn fit en flexibel en halen daarom sneller de finish. Ofwel, ze gaan van nature goed om met veranderingen in werkwijze of tools en maken deze vanzelf eigen. De grotere groep, het peloton, is getraind en heeft de nodige vaardigheden, maar doet er toch langer over om de finish te halen. De achterblijvers zijn minder getraind, minder fit of hebben minder vaardigheden. Dit maakt ze soms ook minder gemotiveerd om werkwijzen aan te passen in vergelijking met de kopgroep. De achterblijvers hebben daarom vaak een steuntje in de rug nodig om de finish te halen.

Het is goed om deze verschillen in snelheid tussen medewerkers te erkennen als het gaat om de adoptie van nieuwe werkwijzen of applicaties. Dat kan bijvoorbeeld door medewerkers op verschillende manieren te begeleiden. Waar de kopgroep behoefte heeft om direct zelfstandig met systemen online te oefenen, is het peloton en vooral de groep achterblijvers meer gebaat bij (online en fysieke) uitleg van een trainer. De kopgroep is daarom bij uitstek goed in te zetten als ambassadeur op een afdeling om het peloton en de achterblijvers met de hand op de rug mee te nemen naar de finish. Hun enthousiasme werkt aanstekelijk en vormt als het ware de motor op de fietsen van het peloton en de achterblijvers om nieuwe systemen of functionaliteiten te adopteren.

Gezamenlijk over de finish

Digivaardigheid en adoptie zijn niet hetzelfde. Het één is nodig om het ander te bewerkstellingen. Net als in een groep wielrenners zijn er verschillen binnen de organisatie in de snelheid waarmee mensen digitale vaardigheden aanleren en vervolgens nieuwe veranderingen of applicaties adopteren. De een heeft de wind mee, de ander wat meer tegen. Juist door deze verschillen te benutten en mensen van elkaar te laten leren, kom je uiteindelijk tot een goede adoptie. Het gaat er niet om wie er als eerst over de finish komt, zolang je uiteindelijk als organisatie die finish maar haalt.