Houd veranderingen in de hand, 10 tips

Een goed beheer van veranderingen binnen uw bedrijf helpt bij het realiseren van uw bedrijfsdoelstellingen. Het is dan ook een belangrijk onderdeel van elk doordacht beleid.

Tien richtlijnen die u in staat stellen op een efficiëntere en effectievere manier veranderingen door te voeren.

1. Maak een overzicht van de geplande veranderingen
Stel een veranderingsportfolio op: een lijst van alle gewenste veranderingen voor de komende 6 tot 12 maanden. Deze lijst met projecten, programma's en initiatieven vormt uw uitgangspositie.

2. Stel een verantwoordelijke aan
Stel iemand aan die verantwoordelijk is voor alle veranderingen.

3. Strategische afstemming
Zorg ervoor dat elk voorstel, elk project en elk initiatief tot verandering in het plaatje van uw strategie past. Dit noemt men 'strategische afstemming' ofwel strategic alignment. Zo voorkomt u dat er geld wordt uitgegeven aan ideeën die ontstaan uit lokale en tijdelijke frustraties. Investeringen in ondersteunende afdelingen, kunnen zo eerst afgezet tegen het inzetten van datzelfde geld voor strategische doelen.

4. Het projectbureau
Zorg dat er ter ondersteuning van de verantwoordelijke een centrale plek is waar alle gegevens over de veranderingen (budgetten, planning e.d.) wordt verzameld en informatiestromen worden gecoördineerd. De centralisatie van alle informatie zorgt voor een stroomlijning van initiatieven, acties en reacties. Een projectbureau heeft goed zicht op de successen en de mislukkingen dichtbij en kan daarom controlerend en corrigerend optreden.

5. Change request management
Change request management verschaft de ruimte voor nieuwe ideeën. De initiatieven die werden opgesteld in richtlijn 1 kunnen na enige tijd immers achterhaald zijn, terwijl nieuwe zich zullen aandienen.

De kans bestaat dat oorspronkelijk geplande projecten moeten worden opgeofferd of uitgesteld, aangezien budgetten niet onbeperkt zijn. Houd goed voor ogen wat het nieuwe project gaat kosten, welk budget er resteert en welke resources er nog zijn. Op elk van die vragen moet u een gefundeerd antwoord kunnen geven.

6. Benefit management
Benefit management is: het opstellen van business cases. Dit behelst het identificeren, optimaliseren en monitoren van de verwachte opbrengsten van een verandering, met het doel de beoogde opbrengsten te realiseren en te maximaliseren.

7. Een middel, geen doel
Governance is geen doel, maar een middel. Snel handelen en beslissen kan grote voordelen opleveren, maar af en toe afwijken omwille van pragmatisme moet kunnen - op voorwaarde dat de afwijkingen schriftelijk worden vastgelegd.

8. Het geheel is meer dan de som der delen
Soms is sprake van tegenstrijdige belangen. De projectmanager die het hardste roept, krijgt vaak de resources die hij nodig heeft - ten koste van een ander project. Het volume bij het roepen is nochtans geen goed criterium voor het stellen van prioriteiten.

Het realiseren van het complete veranderingsportfolio is belangrijker dan het succes van één specifiek project. Degene die de verantwoordelijkheid draagt voor de verandering dient hier voor te zorgen.

9. Geld, geld, geld
Zorg voor een degelijke financiële onderbouwing. Maak een onderscheid tussen investeringen en operationele kosten.

10. Eenduidige rapportage
Zorg voor éénduidige rapportage. Er dient één bron van informatie zijn voor het veranderingsmanagement, één verzamelpunt waaraan iedereen rapporteert en dat de managementrapportering verzorgt.

Voor meer verandermanagement advies:

Stimulerende en Blokkerende Factoren
Resultaten Nationaal Onderzoek Verandermanagement 2006
Willem Mastenbroek
Het on-line Nationaal Onderzoek Verandermanagement, opgezet in 2004, is in 2006 voor de derde keer afgenomen. U vindt hier de resultaten voor 2006 en de trends over de afgelopen drie jaar. Een beperkt aantal factoren blijkt verandering stevig te blokkeren. De uitkomst van het onderzoek wordt samengevat in 5 aanbevelingen.

(bron: ZDnet)